Dokumente als Request-Archiv exportieren
Ein eigenständiges Request-Archiv beruht auf einer Konfiguration, in der die Auswahl der Dokumente, das Format, die Suchoptionen und der Zeitplan für den Export gespeichert sind.
Sie können den Export von Dokumenten direkt aus einer Liste im DocuWare Client starten. Sie suchen dort nach den gewünschten Dokumenten oder wählen eine Aufgabenliste des Task Manager. Mit dem Befehl "Als Request exportieren" werden alle Dokumente, die sich in dieser Liste befinden, in das eigenständige Archiv übernommen. Die Spalten der Liste mit den Indexeinträgen werden ebenfalls übertragen und für die Suche und Anzeige der Dokumente im eigenständigen Archiv verwendet.
Alternativ starten Sie den Export direkt über das Modul "Request" in der DocuWare Konfiguration. Hier geben Sie das Quellarchiv an, filtern die Dokumente für den Export und wählen eine Liste mit den Spalten für die Anzeige und Suche im eigenständigen Archiv.
Es werden nur die Dokumente exportiert, für die der Benutzer, der den Job ausführt, die Berechtigung hat. Wird kein Filter zur Dokumentauswahl verwendet, werden alle Dokumente des Archivs exportiert. Für die Filterung stehen Tabellenfelder nicht zur Verfügung. Tabellenfelder werden zudem mit exportiert, aber im Request Client nicht angezeigt.
Versionsmananagement und Workflow-Historie
Wenn das Archiv Versionsmangement unterstützt, können Sie wählen, ob die Dokumentversionen ebenfalls in den Request übernommen werden sollen. Unterstützt das Archiv die Funktion Versionsmanagement nicht, bleibt dieser Bereich ausgegraut.
Wenn ein Dokument Teil von einem Workflow ist, wird die Workflow-Historie des laufenden Workflows ebenfalls in das Request-Archiv übertragen. Sie öffnen die Workflow-Historie im Request-Browser über das Uhr-Symbol neben dem Dokument. Die Tabelle der Workflow-Historie enthält die Einträge Schritt, Aktivität, Entscheidung, Datum, Uhrzeit, Benutzer und Dokumentversion.
Dokumentenformat
Standardmäßig werden die Dokumente im Originalformat exportiert. Dokumente lassen sich aus dem eigenständigen Archiv im Originalprogramm öffnen, sofern dieses auf dem Rechner des Benutzers installiert ist. In PDF konvertierte Dokumente können nicht wieder importiert werden.
Wenn ein Request-Archiv in ein DocuWare-System importiert werden soll, wählen Sie bitte "Originalformat".
Bei der Option In PDF konvertieren haben Sie die Wahl, ob vorhandene Anmerkungen mit übernommen werden. Die Anmerkungen können nach einem Re-Import weiter bearbeitet werden.
Für den Fall, dass auf dem Rechner des Benutzers kein PDF-Reader installiert ist, liefert DocuWare Request einen PDF-Reader mit.
Die Dokumente in einem Request-Archiv sind read-only. Wenn Sie ein Dokument ändern, müssen Sie es außerhalb vom DocuWare Request speichern.
Suche im eigenständigen Archiv
Die Volltextsuche können Sie für das eigenständige Archiv übernehmen, wenn für das Quellarchiv die Volltextsuche aktiviert ist.
Die Volltextsuche durchsucht außer den Einträgen der Indexfelder auch den Inhalt der Dokumente. Wenn Sie ein Archiv gewählt haben, das keine Volltextsuche unterstützt, ist dieser Bereich ausgegraut. Im Request-Archiv suchen Sie dann nur über die Indexfelder, die Sie über die Ergebnis-/Aufgabenliste festgelegt haben.
Nach dem Download elektronisches Signieren zulassen
Standardmäßig wird der Name der Zip-Datei eines Request-Archivs für den Download automatisch geändert. Um elektronisch signiert werden zu können, muss das exportierte Archiv jedoch in jeder Hinsicht unversehrt sein. Mit dieser Option verhindern Sie die Umbenennung.
Zeitsteuerung
Sie starten einen Job, um die Dokumente basierend auf den Konfigurationseinstellungen in ein eigenständiges Archiv zu exportieren. Sie können den Job einmalig oder regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen lassen.
Eigenständiges Archiv weitergeben
Das exportierte Request-Archiv kann von der Übersichtsseite des Request-Moduls in der DocuWare Konfiguration als zip-Datei geladen werden.
Details und mehr Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie in der Benutzeroberfläche des Moduls DocuWare Request.
Dokumente aus einem eigenständigen Archiv in DocuWare re-importieren
Das Request-Archiv muss sich für den Re-Import in dem Speicherort befinden, der in der Import-Konfiguration angegeben ist. Es ist nicht nötig, dass der Speicherort für Im- und Export übereinstimmen.
Es werden alle Dokumente importiert, auch wenn dieselben Dokumente schon im Archiv sind. Für den Import gelten folgende Einschränkungen:
Dokumente werden nicht importiert, wenn Indexfelder Einschränkungen wie "Nicht leer", "Eindeutig" oder "Fester Wert" aufweisen und die Indexdaten der zu importierenden Dokumente diese Einschränkung nicht einhalten. Ein Beispiel: Ein Feld ist als "nicht leer" angegeben, das Feld ist aber leer im zu importierenden Dokument. Details werden im Log vermerkt. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Administrator.
Es werden nur Inhalte von solchen Feldern übernommen, die auch im Zielarchiv vorhanden sind.
Eine Workflow-Historie aus dem Request-Archiv wird nicht wieder hergestellt.
Dokumentversionen werden als einzelne Dokumente zurück importiert. Wenn also ein Dokument zwei Versionen hat, befinden sich nach dem Re-Import drei individuelle Dokumente im Archiv.
In PDF konvertierte Dokumente können nicht importiert werden. Nur Dokumente im Originalformat können importiert werden.
Damit Tabellenfelder zurück importiert werden, müssen die Namen des Feldes und der Spalten sowie der Typ der Spalten in Quelle und Ziel identisch sein.
Damit der Benutzer die Dokumente importieren kann, muss er zudem für das Zielarchiv über das Recht "Archiv-Besitzer" verfügen.
Es lassen sich nur Request-Archive importieren, die mit DocuWare 6.12 oder neuer erstellt worden sind.