Elektronische Signaturen mit DocuSign

DocuWare Signature Service

Die Schnittstelle für die Anbindung von einem externen Signaturdienstleister wie DocuSign ist der DocuWare Signature Service – ein Web Service, der in Workflow-Aktivitäten eingebunden wird.

Dokumente, die sich in einem DocuWare Workflow befinden, lassen sich damit an den externen Signaturdienstleister übermitteln. Dieser überprüft die Identität des Unterzeichners und gibt das unterzeichnete Dokument mit dem Signatur-Zertifikat wieder an DocuWare.

Der DocuWare Signature Service unterstützt nur PDFs. Das Dokument wird bei Bedarf konvertiert. Anmerkungen aus dem DocuWare Dokument werden nicht in das zu signierende PDF übernommen. Die signierte Version des Dokuments kann entweder an das Originaldokument angehängt werden oder es ersetzen. Darüber hinaus wird ein Indexfeld mit einem bestimmten Wert aktualisiert. Dieser Wert kann z. B. eine Auslösebedingung für einen anderen Workflow sein.

Voraussetzung für den Signature Service ist, dass DocuWare Workflow Engine und DocuWare Platform Zugriff auf den Webservice haben und der Web Service auf DocuWare Platform. Bei DocuWare Cloud ist dies immer gegeben, für ein On-Premises-System müssen Server und Firewall gegebenenfalls entsprechend konfiguriert werden.

Die Konfigurationsmöglichkeiten für die elektronische Signatur, wie z.B. die Platzierung der Signatur im Dokument oder die Einbindung mehrerer Unterzeichner, sind im Kapitel Service-Methoden beschrieben.

Sowohl DocuWare Cloud als auch DocuSign erfordern SSL, damit die Dokumente im Signaturprozess gesichert sind. Auch jedes lokal installierte DocuWare System muss für SSL konfiguriert sein. Die Dokumente werden zwischen DocuWare und dem Signaturanbieter über einen verschlüsselten Kanal übertragen.

Konfiguration: Dokumente signieren mit DocuSign

Um den DocuWare Signature Service mit DocuSign nutzen zu können, ist ein Servicevertrag mit DocuSign erforderlich. Mehr Informationen zur Lizenzierung finden Sie im White Paper Elektronische Signaturen.

Organisation registrieren

Die Registrierung ist erforderlich, damit der Signature Service auf die DcouWare Organisation zugreifen, Dokumente herunterladen oder aktualisieren sowie die Indexdaten aktualisieren kann. Der Signature Service ist ein Service der DocuWare Cloud. Deshalb muss jede Organisation, die den Signature Service nutzt, über das Internet erreichbar sein.

Hier geht es zur Registrierung.

Melden Sie sich auf der Registrierungs-Webseite mit dem DocuSign-Konto an, das Sie mit DocuWare verbinden möchten.

Es werden zudem die Zugangsdaten für die DocuWare Organisation abgefragt. Benutzername und das Passwort werden für alle DocuWare Aktionen verwendet und benötigen Berechtigungen für das verwendete Archiv.

Eine gültige E-Mail-Adresse ist erforderlich, damit ein Token für die DocuWar Organisation gesendet werden kann. Nach der Registrierung erhält der DocuWare Signature Service Zugriff auf das DocuSign-Konto des Kunden und kann als der bei der Anmeldung angegebene Benutzer Dokumente zur Signatur versenden.

Autorisierte DocuWare Partner (ADPs) können als Demo und für Präsentationen einen speziellen Zugang nutzen (nur für berechtigte Benutzer).

Signature Service als Webservice hinzufügen

Fügen Sie in der DocuWare Konfiguration > Webservices den DocuWare Signature Service hinzu:

https://signature.docuware.cloud/DocuSignSignatureService.svc.

Verwenden Sie die Option SOAP für den Webservicetyp ohne Authentifizierung.

Signatur-Vorgang im Überblick

Der Signatur-Vorgang von einem Dokument in einem DocuWare Workflow besteht aus folgenden Schritten:

1. In einem Workflow wird die Bedingung für die Signatur des Dokuments erfüllt und damit der Signaturprozess gestartet.

2. Der Workflow übermittelt mit der Workflow-Aktivität Webservice die Dokumentinformationen.

3. Der DocuWare Signature Service lädt das Dokument von DocuWare. Da eine Signatur nur auf PDFs aufgebracht werden kann, wird das Dokument gegebenenfalls konvertiert.

4. Der DocuWare Signature Service sendet das Dokument an die Webanwendung von DocuSign.

5. Der Benutzer erhält von DocuSign eine E-Mail mit einem Link.

6. Der Benutzer überprüft das Dokument und unterzeichnet es (oder lehnt es ab), indem er
    a) einen vordefinierten Zugangscode eingibt (Zugangscode)
    b) eine TAN eingibt, die per SMS gesendet wird (SMS)
    c) eine TAN eingibt, die als Sprachnachricht geschickt wird (Phone)
    d) eine Frage beantwortet (wissensbasierte Authentifizierung).

7. DocuSign fügt die Signatur zum Dokument hinzu und platziert sie als Bildelement im Dokument.

8. DocuSign benachrichtigt den DocuWare Signature Service, dass das Dokument signiert oder abgelehnt wurde.

9. DocuWare erhält das signierte Dokument mit aktualisierten Metadaten zurück. Zudem wurde die Unterschrift im Dokument als Bild platziert.

10. Die signierte Version des Dokuments kann entweder an das Originaldokument geklammert werden oder es ersetzen. Zusätzlich werden einige Indexfelder aktualisiert.

Signatur-Workflow konfigurieren

In einem Signatur-Workflow wird die elektronische Signatur als Bildelement im Dokument eingefügt.

Bild als visuelles Element im Dokument für die Signatur

Für die Platzierung des dieses Bildelements gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Dokument hat immer die gleiche Struktur. Ein Dokument hat zum Beispiel immer 4 Seiten und die Signatur soll immer am Ende der dritten Seite aufgebracht werden. In diesem Fall geben Sie in den Parametern der Webservice-Aktivität die gewünschte Seitenzahl und sowie die X- und Y-Koordinaten der Signatur in Millimeter an.

2. Dokument hat eine variable Struktur. Verträge variieren häufig in der Seitenzahl und entsprechend kann sich die Signatur verschieben, soll jedoch immer an der gleichen Stelle relativ zu einem bestimmten Textstück liegen. Geben Sie dieses Textstück als Ankertext ein – dies kann ein Satz oder ein oder mehrere Wörter sein wie oben im Bild der Begriff „Customer signature“. Der Signature Service sucht dann nach der Phrase und setzt das Signaturbild zu diesem Text. Es kann einige Versuche erfordern, um die passende Position der Signatur zu finden.

Workflow-Aktivitäten einfügen

Wie der Workflow im einzelnen konfiguriert wird, hängt vom Anwendungsfall ab. Generell gilt: Für das Aufbringen einer Signatur auf einem Workflow-Dokument sind zwei Workflow-Aktivitäten nötig – Daten zuweisen (Assign data) und Webservice.

Eine zusätzliche Aktivität Warten auf Ereignis ermöglicht es, den Workflow anzuhalten, bis das Dokument signiert ist.

Weitere Informationen zur Konfiguration eines DocuWare Workflows finden Sie im DocuWare Knowledge Center.

Aktivität "Daten zuweisen". Fügen Sie dem Workflow eine Aktivität vom Typ Daten zuweisen hinzu. Dabei werden globale Variablen verwendet, um die Parameter für den Aufruf des Webservice zu setzen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für die Konfiguration des Schrittes. Details und Parameter finden Sie im Kapitel Service-Methoden.

Aktivität "Webservice". In der Webservice-Aktivität wählen Sie aus der Liste den DocuWare Signature Service. Wenn der DocuWare Signature Service nicht angezeigt wird, müssen Sie ihn zunächst in der DocuWare Konfiguration als Webservice einrichten. Anschließend wählen Sie hier die passende Methode aus.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anforderung (Request) auf Methoden finden und wählen Sie die passende Methode aus. In den Parametern wählen Sie nun die globalen Variablen aus, die Sie für jeden Parameter angelegt haben.

Sie können auch die Ergebnisparameter im Tab Datenzuweisung verwenden. Auf globale Variablen gesetzt lassen sich diese zur Entscheidung über den nächsten Schritt im Workflow verwenden. Wenn z.B. das Success-Ergebnis des Webservice (d. h. „gefunden" im Success-Boolean) „false" ist, möchten Sie vielleicht einen anderen Weg einschlagen, als wenn das Ergebnis „true" ist.

Optional: Warten auf Ereignis. Wenn ein Webservice im Workflow aufgerufen wird, gibt er nach Beendigung des Aufrufs eine Rückmeldung an den Workflow. Um zu verhindern, dass dies den Workflow beendet, noch bevor das Dokument signiert ist, fügen Sie die Aktivität Warten in den Workflow ein.

Dadurch wartet der Workflow, dass das Dokument von dem/den Unterzeichner(n) signiert wird. Die häufigste Wartebedingung ist, dass sich der Wert des für den Parameter "StatusFieldName" ausgewählten Indexfelds ändert. Wenn das Feld mit dem Wert des Parameters "SuccessStatusValue" ausgefüllt wird, kann der Workflow mit dem neu signierten Dokument fortfahren. Wenn dagegen in das Feld der Wert des Parameters "FailureStatusValue" eingetragen wird, kann der Workflow ebenfalls fortfahren – diesmal mit der Bedingung, dass der Unterzeichner die Signatur des Dokuments abgelehnt hat.