Eine E-Mail-Benachrichtigung ist eine automatisch vom DocuWare-System generierte E-Mail, die über einen bestehenden Mail-Server verschickt wird, sobald ein bestimmtes Ereignis in einem Archiv eintritt. Auslöser kann sein, dass ein neues Dokument abgelegt worden ist oder dass bei einem bereits archivierte Dokument ein Indexwert geändert worden ist.
So kann zum Beispiel ein Kostenstellenleiter per Mail darüber informiert werden, dass in DocuWare eine von ihm freizugebende Rechnung vorliegt. In der E-Mail ist ein Link zu der Rechnung enthalten, so dass der Kostenstellenleiter die Rechnung über den Link im Viewer des DocuWare Web Clients öffnen und dort über einen Stempel die Rechnung freigeben oder auch ablehnen kann.
E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
Bei On-Premises Systemen sind E-Mail-Benachrichtigungen Teil der DocuWare Task Manager Lizenz.
Benachrichtigungen konfigurieren
Konfigurationen für E-Mail-Benachrichtigungen werden in der DocuWare Konfiguration erstellt. Sie können bestimmten Personen zugewiesen werden oder/und auch für alle Benutzer der DocuWare-Organisation zum Abonnieren freigegeben werden. Für das Erstellen oder Ändern von E-Mail-Benachrichtigungen benötigt man das Recht E-Mail-Benachrichtigungen managen, das in der DocuWare Administration im Bereich Benutzer/Profile > Einstellungen der Funktionen vergeben werden kann. Zum Abonnieren von E-Mail-Benachrichtigungen benötigt man keine spezifischen Rechte.
Hinweis: Abonnenten können neben der manuellen Eingabe auch durch die Auswahl eines Indexfeldes spezifiziert werden (im Tab Abonnenten). Bei der Ablage des Dokumentes muss exakt der DocuWare-Benutzername in das Indexfeld eingegeben werden.
Weitere Informationen zur Konfiguration erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons 
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Zeitsteuerung für Benachrichtigungen
Jeder Abonnent einer Benachrichtigung kann innerhalb der DocuWare Konfiguration die Zeitsteuerung dieser Benachrichtigung für sich festlegen.
Weitere Informationen zur Zeitsteuerung erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons .