Stempel

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Stempel beschleunigen und vereinfachen das Abarbeiten von Dokumenten.

Einleitung

Stempel beschleunigen und vereinfachen das Abarbeiten von Dokumenten. Sie werden im DocuWare Viewer auf ein geöffnetes Dokument gesetzt.

Stempel erfüllen zwei Funktionen:

1. Zusätzliche Dokument-Informationen
Wie mit einem analogen Stempel bringen Sie grafische oder Text-Elemente auf ein Dokument auf. Diese zusätzlichen Informationen werden als Anmerkungen auf einer eigenen Ebene in den Dokument-Metadaten gespeichert. Der eigentliche Dokumentinhalt wird dadurch nicht geändert.

2. Indexeinträge ändern
Ein Stempel kann mit entsprechender Konfiguration die Einträge in den Datenbankfeldern eines Dokuments ändern. Dies geschieht beim Setzen des Stempels automatisch im Hintergrund. Der geänderte Eintrag im Datenbankfeld hat dann zum Beispiel zur Folge, dass das Dokument im digitalen Arbeitsablauf weitergereicht wird.

Anwendung

In der DocuWare-Liste einer Mitarbeiterin wird eine neue Rechnung angezeigt. Sie öffnet das Dokument im DocuWare Viewer, prüft die Rechnung und wählt den Stempel "Genehmigt". Mit dem Setzen des Stempels wird der Eintrag im Indexfeld "Status" von "Neu" auf "Genehmigt" geändert und die Rechnung damit in die Liste der Finanzabteilung zur Begleichung weitergegeben.

Voreinstellungen

Jeder DocuWare-Benutzer kann für sich selber Stempel anlegen. Wer zudem über das Funktionsrecht Stempel konfigurieren (DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung) verfügt, darf auch Stempel für andere Benutzer anlegen.

Innerhalb der Konfiguration werden für die Zuweisung des Stempels nur die Archive angezeigt, auf die der aktuelle Benutzer zugreifen kann.

Beschreibung der wichtigsten Funktionen

Es stehen folgende Optionen für die Stempelkonfiguration zur Verfügung:

Textstempel

Ein Textstempel kann festgelegte Informationen wie den DocuWare Benutzernamen oder das Datum enthalten oder ein Benutzereingabe-Feld, in das zum Beispiel die Kostenstelle einer Rechnung oder ein in der Stempelkonfiguration festgelegter Text eingetragen werden kann.

Bildstempel

Als Formate für das Bildelement werden PNG, JPG und GIF unterstützt. Die Bildgröße kann maximal 850 x 600 Pixel betragen. Das Bild wird in Originalgröße eingefügt. Eine Skalierung ist im Stempel-Plugin nicht möglich. Die Grafik / das Bild wird in der Originalfarbe aufgebracht. Die konfigurierbare Farboption bezieht sich auf die Anzeige des Stempel-Symbols im Viewer sowie auf den Rahmen und die Schrift.

Das Bildelement kann mit Textinformationen wie Benutzernamen, Datum und/oder Uhrzeit ergänzt werden.

Archiv

Wählen Sie ein Archiv aus der Liste, damit der Stempel nur in diesem Archiv verwendet wird. Wenn Sie kein Archiv auswählen, lässt sich der Stempel in allen Archiven und allen Briefkörben verwenden.

Indexierung

Je nachdem, ob der Stempel einem bestimmten Archiv zugewiesen wurde oder nicht, stehen in diesem Bereich unterschiedliche Optionen für die Indexierung zur Verfügung:

  • Stempel ist einem Archiv zugewiesen: Es werden die Datenbankfelder des zugewiesenen Archivs angezeigt. Wählen Sie ein oder mehrere Datenbankfelder, die beim Setzen des Stempels geändert werden sollen und geben Sie die Art der Änderungen ein.

  • Stempel ist keinem bestimmten Archiv zugewiesen: In diesem Fall wird eine Archivliste eingeblendet, aus der Sie ein Archiv mit seinen Datenbankfeldern auswählen. Wählen Sie wieder ein oder mehrere Datenbankfelder, die beim Setzen des Stempels geändert werden sollen und geben Sie die Art der Änderungen ein.
    In jedem Archiv, in dem der Stempel verwendet wird, werden die Indexeinträge geändert - vorausgesetzt, dass die oben definierten Datenbankfelder in diesem Archiv vorhanden sind.
    Wenn Sie die Option "Stempel wird nicht gesetzt, wenn die Stempeldaten keinem der Felder entsprechen" deaktivieren, erfolgt die Indexänderung beim Stempeln nur, wenn das Feld in allen Archiven der Organisation vorhanden ist. Die Stempelinformation wird unabhängig davon immer aufgebracht.

Verhalten

Dies passiert mit dem Stempel und dem Dokument, nachdem ein Stempel gesetzt worden ist.

Speichern

  • Sofort: Dies ist die Standardeinstellung, die auch für die meisten Anwendungsfälle geeignet ist. Sie erspart dem Benutzer, das Dokument vor dem Schließen manuell zu speichern.

  • wenn das Dokument gespeichert wird: Dies kann für Szenarien relevant sein, in denen durch den Stempel die Indexierung geändert wird. Denn dies geschieht erst, wenn der Stempel gespeichert wird.

Beispiel: Peggy Jenkins wählt über ein Auswahlfeld im Stempel ihren Kollegen Tim Tech als nächste verantwortliche Person aus. Wird der Stempel sofort gespeichert, erscheint das Dokument unverzüglich in Tims Liste mit den zu bearbeitenden Dokumenten (entsprechende Konfiguration vorausgesetzt). Muss Peggy aber noch weitere Stempel auf dem Dokument anbringen oder zusätzliche Anmerkungen machen, bevor Tim das Dokument erhalten soll, eignet sich eher die Option Erst wenn das Dokument gespeichert wird. Dann kann Peggy in aller Ruhe das Dokument bearbeiten und abschließend speichern. Tim erhält es dann komplett mit allen für ihn relevanten Informationen.

Dokumentverhalten

  • Dokument bleibt geöffnet: Dies ist die passende Option, wenn es wahrscheinlich ist, dass nach dem Setzen des Stempels das Dokument noch weiter benötigt wird: einfach um es vor Augen zu haben, um weitere Anmerkungen anzubringen oder auch um Dokumentinhalt als Indexbegriff oder in die Zwischenablage zu übertragen.

  • Nächstes Dokument automatisch öffnen: Dies ist für die Fälle gedacht, in denen viele Dokumente abgearbeitet werden müssen. Peggy Jenkins hat beispielsweise eine Liste mit Rechnungen, die für die Freigabe weitergeleitet werden müssen. Einmal am Tag geht sie die Rechnungen durch und weist sie per Stempel dem jeweils zuständigen Kollegen zu. Ist ein Stempel gesetzt, öffnet sich bei dieser Option automatisch das nächste Dokument aus der Liste und Peggy kann sofort weiterarbeiten.

  • Dokument schließen: Diese Option eignet sich beispielsweise für einen Stempel, mit dem die Kenntnisnahme bestätigt wird . Ist er gesetzt, wird das Dokument nicht weiter benötigt.

Tipp: Bei den Optionen Nächstes Dokument automatisch öffnen und Dokument schließen sollten Sie die Speicheroption Sofort wählen. Andernfalls muss das Dokument noch manuell gespeichert werden, bevor die Option wirken kann.

Stempel bleibt aktiv und kann mehrfach in Folge verwendet werden

So ersparen Sie dem User, dass er den Stempel immer wieder auswählen muss. Peggy Jenkins geht wieder die Rechnungen durch und hakt per Stempel einzelne Rechnungspositionen ab, bevor sie die Dokumente dem jeweils zuständigen Kollegen zuweist. Auch nachdem der Stempel gesetzt wurde, bleibt er aktiv und Peggy kann sofort weiterarbeiten.

Signatur

Wählen Sie diese Option, wenn der Stempel als einfache Signatur genutzt werden soll. In diesem Fall sichert der Stempel die Integrität des abgestempelten Dokuments innerhalb des DocuWare Systems. Es können nur weitere Stempel gesetzt werden, für die diese Option ebenfalls aktiviert ist. Andere Anmerkungen können nach einem Stempel mit elektronischer Signatur ebenfalls nicht mehr auf dem Dokument angebracht werden.

Passwortgeschützter Stempel

Der DocuWare Benutzer muss sein Passwort eingeben, wenn er den Stempel auf ein Dokument anwendet. Wenn das Unternehmen Single Sign-On einsetzt, ist das DocuWare Passwort dem Benutzer möglicherweise unbekannt, da er mit seinem Single-Sign-On-Konto in DocuWare angemeldet ist. In diesem Fall kann der passwortgeschützte Stempel vom Benutzer nicht verwendet werden. Wir empfehlen, passwortgeschützte Stempel nicht in Verbindung mit Single Sign-On zu verwenden - insbesondere bei der Verwendung der Funktion "Single Sign-On Benutzerauthentifizierung für alle Benutzer erzwingen" (DocuWare Konfiguration > Organisationseinstellungen).

Beispiel: Stempel erstellen

Um einen Stempel zu erstellen, öffnen Sie über das DocuWare Hauptmenü die DocuWare Konfiguration und klicken dort im Bereich Zusammenarbeit auf das Stempel-Symbol.

Entscheiden Sie sich zunächst, ob Sie einen Text- oder einen Bildstempel erstellen möchten.

Bildstempel
Ein Bildstempel kann beispielsweise das Firmenlogo, eine eingescannte Unterschrift oder einfach ein Häkchen-Symbol enthalten. PNG, JPG und GIF werden als Formate unterstützt. Die Bilddatei fügen Sie ganz einfach per Drag&Drop in die Konfiguration ein. Mit der Option Transparent entfernen Sie den Hintergrund, so dass die Weißfläche des Stempels später nicht das Dokument überdeckt.

Hinweis: Ein solcher Unterschriftsstempel gilt als einfache Signatur. Wenn Sie fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturen benötigen, verwenden Sie bitte den DocuWare Signature Service.

Textstempel
Ein Textstempel kann verschiedene Arten von Texten enthalten:

  • Fester Text: Geben Sie den Text im Designer Feld ein. Im rechten Bereich Primäre Stempelschrift bestimmen Sie Schriftart und-größe.

  • Texteingabefeld: Mit dieser Option bringt der Stempel ein Feld auf, in welchem der Benutzer eine Eingabe vornehmen kann. Klicken Sie auf Benutzereingabe hinzufügen, geben Sie dem Feld eine Beschriftung und wählen als Feldtyp Text. Bei Bedarf können Sie noch eine Feldmaske auswählen, für IBAN oder ähnliches.

  • Eintrag aus Auswahlliste: Auch hierfür starten Sie mit Benutzereingabe hinzufügen und geben Sie dem Feld eine Beschriftung. Als Feldtyp nehmen Sie aber Auswahlliste und wählen eine aus Ihrem System aus.

Was der User beim Setzen des Stempels eingibt bzw. auswählt, kann für die Indexierung des Dokuments verwendet werden – siehe nächster Schritt.

Indexierung

Die Einstellungen im Bereich Indexierung sind insbesondere für solche Stempel wichtig, die Dokumente durch Prozesse führen sollen.

Beispiel:Für die Zuweisung von Rechnungen an den relevanten Kostenstellenverantwortlichen verwenden Sie einen Stempel mit hinterlegter Auswahlliste. Beim Setzen des Stempels muss der Anwender die entsprechende Kostenstelle aus der Liste auswählen. Der Wert wird dann in das zugehörige Indexfeld geschrieben und die Rechnung erscheint in einer Liste des Kostenstellenleiters zur weiteren Bearbeitung. Zusätzlich soll der Status der Rechnung geändert werden.

Für die Konfiguration der Indexierung wählen Sie zunächst das Archiv aus, dann die betroffenen Indexfelder. In diesem Fall soll das Indexfeld Kostenstelle mit der Benutzereingabe über die Auswahlliste des Stempels gefüllt werden, das Indexfeld Status erhält den festen Wert zur Freigabe.

Verhalten
In diesem Schritt legen Sie zum Beispiel fest, ob das Dokument nach dem Stempeln geschlossen wird und ob der Stempel als Signatur verwendet werden soll.

Berechtigungen
Wie bei anderen DocuWare Konfigurationen auch können Sie Stempel Benutzern direkt oder über Profile zuweisen. Als zusätzliche Sicherheitsoption gibt es Sie hier den Passwortschutz. Beim Setzen des Stempels muss der User dann sein DocuWare Passwort eingeben. Falls Sie mit Single-Sign-On für das "normale" Einloggen in DocuWare arbeiten, bedenken Sie bitte, dass die Anwender ihr DocuWare Passwort eventuell gar nicht kennen.

Stempel im Web Client aufrufen
Zum Schluss speichern Sie die Konfiguration und laden den Web Client im Browser neu (Browser Refresh bzw. F5). Dann ist der Stempel im Viewer einsatzbereit.