DocuWare Aura は、新しい DocuWare Client でドキュメントに関する質問に回答します。ユーザーは Aura アイコンからチャットを開きます。
組織管理者は、DocuWare 構成 > Aura で DocuWare Aura を構成します。DocuWare Aura がインデックス付けするファイルキャビネットと、その中のドキュメントを指定します。これは、ユーザーがドキュメントを選択せずに質問した場合に重要になります。その場合、DocuWare Aura は該当するドキュメントを自分で検索し、ここでインデックス付けされたドキュメントだけを見つけます。
DocuWare Aura の構成によってドキュメントへのアクセス範囲が広がることは一切ありません。ドキュメントとインデックスフィールドに対する既存の権限はすべてのユーザーに引き続き適用され、ドキュメントが DocuWare のサーバーから出ることはありません。処理の詳細については、DocuWare における AI ベースのデータ処理に関するホワイトペーパー（英語）で説明しています。
現時点では、DocuWare Aura には DocuWare Cloud と新しい Web Client が必要です。
DocuWare Aura の有効化
設定 Aura を組織で有効にするは、ファイルキャビネットをインデックス付けするための前提条件です。選択済みのドキュメントに関する質問には必要ありません。ビューアーと結果リストでは、DocuWare Aura は新しい DocuWare Client のすべてのユーザーが利用できます。
設定の下にある利用条件に同意します。ユーザーが DocuWare Aura を開いたときに同意を求められることはありません。有効にしただけでは、ドキュメントはインデックス付けされません。どのドキュメントがインデックス付けされるかは、以下で説明するファイルキャビネットの選択によって決まります。
この設定を再びオフにすると、DocuWare Aura はファイルキャビネットを検索できなくなります。ビューアーと結果リストでの質問は引き続き利用できます。
Aura 用のドキュメントの選択
DocuWare Aura が自分で見つけられるのは、インデックス付けしたドキュメントだけです。対象となるドキュメントとその件数は、2 つの設定で決まります。
ファイルキャビネット: DocuWare Aura がインデックス付けするファイルキャビネットです。DocuWare Aura が自分でドキュメントを検索するときは、これらのファイルキャビネットのドキュメントのみを使用します。
保存期間: DocuWare Aura がファイルキャビネット内でどこまでさかのぼってインデックス付けするかを指定します。期間は現在の日付から数えるローリング期間であるため、ドキュメントは期間から外れるとインデックス対象から外れます。過去 3 か月から過去 5 年までの固定期間のいずれか、またはファイルキャビネット全体を対象とするすべてを選択します。
リストには、選択した各ファイルキャビネットとその保存期間、そのファイルキャビネットが占めるドキュメント数、および含まれる利用枠に対する合計が表示されます。Freemium パッケージには、1 組織あたり 5,000 件のドキュメントが含まれます。選択がこの件数を超えると、保存は拒否されます。
インデックス対象のドキュメントは、自動的に含まれる利用枠の範囲内に収まります。通常の保存によってファイルキャビネットがこの枠を超えた場合、DocuWare Aura は最新のドキュメントを保持し、最も古いドキュメントを対象から外します。保存する前に、ユーザーが質問するドキュメントが設定した期間内にあるかどうかを確認してください。
テキスト認識が行われていないドキュメントや、テキストショットが破損しているドキュメントは、インデックス付けできません。DocuWare Aura はこれらを回答に使用しません。
保存すると、インデックス付けの進行状況がプログレスバーで表示されます。数千件のドキュメントであれば数秒で完了します。DocuWare Aura は、あるファイルキャビネットのインデックス付けが完了すると、そのファイルキャビネットのドキュメントを見つけられるようになります。
その後、インデックス付けは自動的に続きます。新しく保存されたドキュメントは数秒以内にインデックス付けされます。削除されたドキュメントや、ファイルキャビネットごと選択から外れたドキュメントは、ただちにインデックスから削除されます。
選択した各ファイルキャビネットには、その保存期間と、そのファイルキャビネットが占めるドキュメント数が表示されます。
選択を慎重に行うと、2 つの効果があります。組織が含まれる利用枠の範囲内に収まり、さらに DocuWare Aura がアーカイブ全体ではなく限定されたドキュメントの集合を検索するため、回答の関連性も保たれます。
利用枠と使用状況
Freemium パッケージでは、すべての DocuWare Cloud 組織に DocuWare Aura 用の利用枠が含まれます。そのため、ユーザーが新しい DocuWare Client を利用できるようになれば、ビューアーと結果リストでの質問はすぐに機能します。DocuWare Aura がインデックス付けするドキュメントについては、1 組織あたり 5,000 件が含まれます。
質問は Aura Credits で計上され、組織内で共有されます。1 日あたりの利用枠はサーバー所在地の深夜 0 時にリセットされ、現在の使用状況はこの構成画面に表示されます。1 日あたりの利用枠がほぼ使い切られると、DocuWare Aura に注意が表示され、使い切ると以降の質問はブロックされます。
追加の容量はいつでも追加できます。利用可能なオプションについては、DocuWare の担当者にお問い合わせください。
ユーザーに表示される内容
ビューアーと結果リストでは、この構成に関係なく、新しい DocuWare Client のすべてのユーザーが DocuWare Aura を利用できます。ビューアーで扱えるドキュメントは常に 1 件です。結果リストでは、一度に最大 15 件のドキュメントを選択できます。
左サイドバーでは、ユーザーはドキュメントを選択せずに質問できます。DocuWare Aura はインデックス付けしたファイルキャビネットから回答するため、ここではインデックス付けされたドキュメントが範囲の上限になります。ユーザーは質問を個々のファイルキャビネットに限定でき、どの回答にも根拠となったドキュメントが示されるため、開いて結果を確認できます。
DocuWare Aura の使い方の詳細については、新しい Web Client の DocuWare Aura を参照してください。