La conciliación de partidas en contabilidad garantiza que el procesamiento de las facturas se realice sin problemas, por ejemplo, que no se paguen importes incorrectos a los proveedores.
Dependiendo de la empresa, existen distintos tipos de cotejo de facturas. La conciliación a tres bandas, por ejemplo, coteja las facturas con otros dos documentos, como el albarán y el pedido de compra. Si las partidas de los tres documentos coinciden, puede liberarse el pago. Solo se pagan los bienes que llegan a la empresa completos y sin daños.
El siguiente ejemplo de configuración muestra paso a paso cómo configurar una correspondencia a tres bandas en DocuWare Workflow Designer. Las instrucciones se basan en una factura, un albarán y un pedido utilizando la función de correspondencia de datos de tabla que se incluye en Versión 7.8 de DocuWare Workflow Manager y superiores.
Requisitos previos
Para recrear los pasos de este flujo de trabajo en su propio DocuWare, almacene primero tres documentos en un archivador DocuWare:
orden de compra con el número de documento y las partidas en una tabla de índices - véase también el ejemplo de archivador «Line Items» a continuación
albarán con el número de pedido y las partidas en una tabla de índices - véase también el ejemplo de archivador «Line Items» más abajo
factura con el número de pedido y las partidas en una tabla de índices - véase también el ejemplo de archivador «Line Items» más abajo
Necesita un archivador con al menos los siguientes campos de base de datos:
Document Type (Texto)
Document Number (texto)
Order Number (Texto)
Status (Texto)
«Line Items» (Tabla) con las columnas:
ID (Texto)
Name (Texto)
Quantity (decimal)
Unit Price (decimal)
Amount (decimal)
Además, necesita las siguientes columnas para el cotejo en el flujo de trabajo. PO significa pedido de compra y DN significa albarán de entrega.
PO Unit Price (decimal)
PO Quantity (decimal)
DN Quantity (decimal)
Amount Deviation (decimal)
Quantity Deviation (decimal)
Match Status (Texto)
Así se ve en la configuración del archivador: :
Todas las partidas que vayan a utilizarse para el cotejo tripartito deben almacenarse en estas columnas para cada factura, orden de compra y albarán:
ID (Texto)
Name (Texto)
Quantity (decimal)
Unit Price (decimal)
Amount (decimal)
Configuración del flujo de trabajo
La Sincronización a tres bandas se configura en DocuWare con el Workflow Designer. Para ello se necesita una configuración de archivador como se describe en el capítulo Requisitos previos. Los nombres de los campos de índice, las tablas y los parámetros que figuran en la descripción siguiente se refieren a los nombres allí indicados.
A modo de orientación, aquí puede ver primero una vista general del flujo de trabajo totalmente configurado: 
I. Definir el activador
Elija una condición de inicio que activará el flujo de trabajo cuando se archive una nueva Factura.
II. Crear actividad para recuperar el número de pedido
Cree una variable global «GV_myPONumber» de tipo Texto primero.
A continuación, cree una actividad Asignar datos con el nombre «Get PO Number».
En esta actividad, se guarda la variable global con la entrada de índice Número de pedido. Esto significa que el número de pedido se lee para cada nueva factura y está disponible en el flujo de trabajo. El número de pedido puede utilizarse para asignar claramente la factura, el albarán y el pedido de compra.
III. Configurar la correspondencia del pedido y el albarán con la factura
En otra actividad Asignar datos se define la coincidencia a tres bandas real:
Obtener el precio unitario y la cantidad del pedido, emparejarlos por el número de documento (que aquí es el número de pedido)
Obtener la cantidad del albarán, emparejarla por el número de pedido
Comparar la cantidad y el precio de cada línea
Derivar el estado de coincidencia
Establecer el estado del documento de la factura
Tras estos pasos, el diálogo Asignar datos tiene este aspecto: ahora se describe con detalle la definición de las ocho líneas.
Línea 1: Obtener el precio unitario y la cantidad del pedido
Como la primera línea en el diálogo de la actividad Asignar datos seleccione Tabla de índices - Columnas múltiples, para campo/variable Line Items ycomo tabla de índice de tipo de entrada.
Abra el diálogo de asignación de datos para el campo de tabla utilizando el icono del lápiz. Especifique la fuente el archivador que creó en el paso anterior Requisitos previos y seleccione su tabla de índices, en este ejemplo es Line Items.
Añada la siguiente cláusula WHERE:
DW_DOCUMENT_TYPE = 'Purchase Order Out' AND DW_DOCUMENTNO = 'GV_myPONumber'
Esto le permite obtener del archivador el pedido de la factura que se encuentra actualmente en el flujo de trabajo.
Ahora asigne los datos del pedido a los mismos datos de la factura. Cambie a la pestaña Filas y active Componer filas por Código de coincidencia.
Seleccione la columna «Line Items[ID]» como código de coincidencia y para la clasificación.
Vaya a la pestaña Columnas y asigne las columnas de destino y origen:
Línea 2: Haga coincidir el precio unitario y la cantidad con el importe de la factura
En el diálogo de la actividad Asignar datos actividad, añada una nueva línea para calcular si los datos sobre el precio unitario y la cantidad del pedido coinciden con la factura: Importe de la factura - (precio unitario del pedido * cantidad del pedido).
Introducir como destino Tabla de índices - Una sola columna > Line Items - Importe de coincidencia > Expresión aritmética
Añada la siguiente expresión:
DW_LINE_ITEMS[LINE__LINE_AMOUNT]-
(DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY]*DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_UNIT_PRICE])
Esto devolverá «0» si el importe coincide, o la diferencia si el importe no coincide.
Línea 3: Obtener cantidad del albarán
Añada la tercera línea. El destino es Tabla de índices - Columna única > Line Items – DN Quantity > Tabla de índices.
Abra el diálogo de asignación de datos para el campo de tabla mediante el icono del lápiz. Especifique el archivador de origen y la tabla Line Items.
Añada la siguiente cláusula WHERE:
DW_DOCUMENT_TYPE = 'Delivery Note In' AND DW_ORDER_NUMBER = 'GV_myPONumber'
Así obtendrá el albarán correspondiente.
Cambie a la pestaña Filas y active Componer filas por Código de coincidencia. Seleccione la columna Line Items[ID] como código de coincidenciay para la clasificación:
Vaya a la pestaña Columnas y asigne la columna de destino y de origen.
Línea 4: Comparar los datos del albarán con la factura
Añada una nueva asignación de datos y compruebe si alguna de las combinaciones no coincide:
La cantidad de la factura no es igual a la cantidad del pedido
La cantidad de la factura no es igual a la cantidad del albarán
La cantidad del pedido no es igual a la cantidad del albarán
Para ello seleccione como destino: Tabla índice - Columna única > Line Items – Match Quantity > Expresión aritmética
Añada la siguiente expresión:
iif(DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]<>DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY],DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]-DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY],iif(DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]<>DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY], DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]-DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY],iif(DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY]<>DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY],DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY]-DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY],0)))
Esto devolverá «0» si la cantidad coincide, o la diferencia de la combinación que no coincida.
Líneas 5, 6 y 7: Derivar el estado de la factura
Añada tres nuevas asignaciones de datos. Seleccione como destino Tabla de índices - Columna única > Line Items - Match Status > Entrada fija e introduzca el estado de coincidencia de cada línea como se muestra:
Utilice el Filtro para encontrar y escribir en las líneas correctas:
✓ OK
Amount Deviation!
Quantity Deviation!
Línea 8: Establecer el estado del documento "Review"
La última asignación de datos establece el estado del documento de la factura en Revisión por defecto si se detecta una discrepancia durante el cotejo.
IV. Evaluación de la coincidencia
Añadir una actividad de Condición para evaluar si todas las líneas coinciden o no.
Para ello, los valores de la columna Estado de coincidencia se cuentan, básicamente se cuenta con qué frecuencia hay «Amount Deviation!» y «Quantity Deviation!». Si el recuento es igual a «0» significa que todas las partidas coinciden.
Es importante que utilice aquí exactamente la misma ortografía para los parámetros que arriba.
Añada la siguiente expresión:
Count(Filter(DW_LINE_ITEMS[LINE__MATCH_STATUS], "Amount Deviation!")) = 0 AND Count(Filter(DW_LINE_ITEMS[LINE__MATCH_STATUS], "Quantity Deviation!")) = 0
Enrutar todas las facturas que no coincidan con una actividad de tarea Review Invoice.
Enrutar el resto de facturas a una actividad de Asignar datos en la que se ajusta el Estado del documento a Approvedlo que significa que las facturas están autorizadas para ser pagadas.
