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監視
すべてのプロセスは、Microsoft Azure データセンターで常時自動的に監視されています。目立った事象はすべて、DocuWare のシステムサポートに自動的に報告されます。以下の監視を行っています。
定期パフォーマンス制御
定期的な DocuWare 基本機能の完全テスト
顧客の利用行動の統計的調査。例: パフォーマンス向上のため、特定の時間帯に顧客が何件のアクションを実行しているかなど (ドキュメントの検索や保存、ログインなど)
異常が見られた場合は、DocuWare のシステムサポートチームが 24 時間年中無休で即座に介入します。
ホットフィックスとアップグレード
年に 1 ～ 2 回、DocuWare の新バージョンを顧客組織にインストールしています。インストールに際しては、対象の組織をオフラインにし、アップグレードを実行したのち、DocuWare の新バージョンでオンライン状態に戻します。
アップデートの予定は 4 週間前に顧客に通知します。エラーが発生した場合は、元の DocuWare バージョンでオンライン状態に戻し、ダウンタイムが生じないようにします。
顧客は、ローカルでインストールしたコンポーネント (Desktop Apps) を常に最新の状態にしておく必要があります。ソフトウェアをローカルでインストールする権限がユーザーに付与されている場合は、ユーザーが自分で該当アップデートを行うことができます。ユーザーにその権限がない場合は、IT 管理者がソフトウェア管理ソリューションを使ってサイレントインストールでアップデートを実行します。
メンテナンス
特定のメンテナンス作業には、DocuWare Cloud システムの完全なまたは広範囲にわたる管理権限が必要です。一般的に認められている技術規則に準拠したデータセキュリティを保証するため、メンテナンス管理者によるアクセスはログに記録されます。
加えて、以下のセキュリティメカニズムが適用されます。
DocuWare Cloud システムへの全アクセスは RDP セッションで行われます。
RDP セッションを開始できるようにするには、管理者は証明書により保護され、管理者のみが利用可能な VPN にログインするために、定義されかつ特別に保護された IP アドレスを使用しなければなりません。
すべての DocuWare Cloud 管理者はそれぞれ独自の ID を持っています。それにより、誰がどのシステムにログインしたかを常に特定できます。
全管理者は教育されており、特に証明書やパスワードなど機密性が高く保護されたデータの取扱いに関して教育を受けています。