まえがき

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DocuWare URL 統合では、サードパーティのアプリケーションに DocuWare のエレメントを実装できます。社員は、最初に DocuWare を開かなくても、主要アプリケーションから直接ファイルキャビネットにファイルを保存または検索できます。

URL 統合の原理は簡単です。DocuWare の各エレメントには識別番号 ID があります。ID には、DocuWare のアプリケーションインターフェースの中心となる Platform Service を介してアクセスできます。ID と一部のパラメータは、DocuWare システムのデフォルトの URL に追加されます。開発者は、この URL を Web サイトやサードパーティアプリケーションのコードに実装することができます。URL 統合で実装された DocuWare のエレメントは、常に DocuWare ユーザーインターフェースに埋め込まれます。Web クライアントで開くと、結果リストが表示されます。

さらに、サードパーティのアプリケーションのユーザーインターフェースに DocuWare のダイアログ、文書トレイ、他のエレメントを実装できます。このためには、URL 統合よりも多くのプログラミング作業が必要です。詳細については、Platform Service に切り替えてください。

概要：統合の種類

URL 統合を使用して、DocuWare Client の次のエレメントにアクセスできます。

  • ビューアー (V)：ビューアーに文書が表示されます。

  • ビューアー付きの結果リストまたはタスクリスト (RLV)：結果リストまたはドキュメントリストが表示されます。ドキュメントをビューアーに表示できます。

  • 検索ダイアログ：(SRLV)：検索ダイアログが表示されます。ユーザーは検索条件を入力するか、ビューアーの結果リストからドキュメントを開くことができます。

  • ダウンロード (D)：ユーザーは DocuWare にアーカイブされたドキュメントをダウンロードできます。

  • ドキュメント履歴 (DH)：ドキュメントとその履歴が表示されます。

  • ワークフロータスクリスト (WFTL)：Workflow Manager のタスクリストを含む Web Client セクションが表示されます。

  • ワークフロータスク (WFST)：Workflow Manager のタスクを含む Web Client セクションが表示されます。

  • リクエストを送信 (SWT)：ユーザー (受信者) に割り当てられたワークフローリクエストへのリンクが表示されます。

  • 送信済みリクエスト (SWO)：ユーザー (送信者) のすべてのワークフローリクエストへのリンクが表示されます。

  • インデックスダイアログ (IND)：ドキュメントに関連するインデックスダイアログを呼び出します。

  • 文書トレイ (B)：すべての機能を備えた文書トレイを提供します。

  • ドキュメントリレーション (DL)：ドキュメントリレーションは、結果リストまたは Web Client ビューアーに関連ドキュメントを表示します。

ユースケース

DocuWare URL 統合がオフィスでの日常業務を簡素化する方法の例を次に示します。

1.製品説明のダウンロードリンク

DocuWare に保存されている製品説明を自分の Web サイトで使用したい場合があります。ダウンロード統合を使用すると、ファイルキャビネット内のドキュメントを指すリンクが作成されます。リンクをクリックすると、ドキュメントが直接ダウンロードされます。ファイルキャビネットでドキュメントを編集する頻度に関係なく、ドキュメントは 1 回作成するだけで済みます。

2.顧客向け検索ダイアログ

Web サイトなどにリンクを用意して、検索ダイアログへのアクセスを顧客に許可できます。その後、顧客はこの検索ダイアログを使用して、発注書、請求書、配達受領書など、関連するすべてのドキュメントを表示できます。顧客は自分のドキュメントにしかアクセスできませんが、例えば、特定の検索語を入力して、検索結果を一定期間制限することができます。

DocuWareに保存された文書へのアクセスには、お客様ごとに個別のライセンスが必要です。DocuWare URL Integrationは多重化を目的としていません。

3.製品説明のリンク

顧客は製品説明のために定期的にドキュメントにアクセスしなければならない場合があります。このような場合は、クエリを定義して統合できます。結果リストが直接表示されます。ユーザーは関心のあるドキュメントを選択できます。

4.容易な請求書の承認

一部の社員は、請求書を定期的に承認する必要があります。URL 統合を使用すれば、容易に承認できます。社員が Task Manager のリストで承認が必要な請求書を受け取ったと仮定します。デスクトップに URL を含むショートカットを作成し、このショートカットから Task Manager のリストを呼び出すことができます。このようにショートカットを使用すれば、ダブルクリックを 1 回するだけで、承認が必要な請求書をすべて確認できます。また、会計ソフトウェアにリストを統合することもできます。社員は、より簡単にタスクにアクセスできます。会社で Workflow Manager を使用している場合、同様の方法でワークフロータスクリストを会計ソフトウェアに統合できます。

5.現在の価格表を利用可能にする

ビューアーを統合すれば、顧客やビジネスパートナーは、最新の価格表に読み取り専用でアクセスできます。リンクを使用すると、価格表が DocuWare Viewer に直接表示されます。そのため、顧客やパートナーに最新の価格表を再度送信する必要はありません。

6.ドキュメントバージョンの履歴

例えば、wiki プロジェクトで製品のすべてのドキュメントバージョンにリンクを設定すると仮定しますこのドキュメントが DocuWare に保存されている場合、「ドキュメント履歴」の統合では、最新バージョンのほかに、以前のすべてのバージョンのドキュメントを表示できます。このような統合では、バージョン管理が有効になっているファイルキャビネットが必要になります。

URL 統合を作成する:概要

他のアプリケーションへの統合は、特定の URL を定義することで実装されます。これを実行するには、DocuWare Web Client の HTTP アドレスに必要なパラメータを追加します。

このような URL を作成するには、以下の 2 つ方法があります。

  • DocuWare URL Creator:ツール URL Creator は、DocuWare のお客様には無料で提供されます。ベース URL とパラメータを 4 つのステップで簡単に組み合わせることができます。

  • URL 統合を手動で作成する:DocuWare 管理者または開発者は、DocuWare のエレメント用パラメータを手動で作成できます。

このマニュアルでは、両方の方法について説明しています。

URL Creator による URL 統合

URL 統合を手動で作成する

URL 統合を作成するには、サーバー名など、DocuWare Administration の情報が必要です。その他の詳細については、次の章をお読みください。DocuWare Administration で情報を表示する権限がない場合は、必要な情報を提供できる DocuWare の管理者に連絡してください。

一目で確認：DocuWare エレメントの ID

URL 統合では、実装するエレメントの識別番号と Web Client の URL が必要になります。以下にこれらの確認場所を示します。

Web Client の URL

[DocuWare Administration] > [システム] > [Web 接続] > [HTTP ルートディレクトリ] > [Web Client] に切り替えます。

組織 GUID

[DocuWare Administration] > [組織] > [全般] に切り替えます。

ファイルキャビネット ID

[DocuWare 構成] > [ドキュメントの保存場所] > [ファイルキャビネット] > [ファイルキャビネット x] > [全般]

リスト ID (Task Manager)

[DocuWare 構成] > [ドキュメントの保存場所] > [ファイルキャビネット] > [ファイルキャビネット x] > [ダイアログ] > [リスト]

結果リスト ID

[DocuWare 構成] > [ドキュメントの保存場所] > [ファイルキャビネット] > [ファイルキャビネット x] > [ダイアログ] > [結果]

検索ダイアログ ID

[DocuWare 構成] > [ドキュメントの保存場所] > [ファイルキャビネット] > [ファイルキャビネット x] > [ダイアログ] > [検索]

文書トレイ ID

[DocuWare 構成] > [パーソナル] > [文書トレイ]

ドキュメント ID

Web Client でドキュメントを検索します。ドキュメントが結果リストに表示されたら、ドキュメントのコンテキストメニューを開きます。インデックスエントリを編集を選択すると、ドキュメントの情報ダイアログが開きます。システムエントリをクリックします。システムエントリにドキュメント ID が表示されます。

Platform Service

この URL (http://[servername]/DocuWare/Platform/Home/XSL) から DocuWare Platform Service にアクセスできます。必要に応じてログインをクリックし、資格情報を入力します。

ドキュメントリレーション ID

最初に、ドキュメントリレーションを含むファイルキャビネットの名前と、関連するドキュメントの ID を収集します。両方とも、ドキュメントリレーションの ID が必要です。

Platform Service に切り替えて、組織のリスト、ファイルキャビネットの順にクリックします。リンクを含むファイルキャビネットの名前を探します。ファイルキャビネットの下で、ドキュメントの隣にあるリンクをクリックします。

次に、リレーションリンクに関連するドキュメントの ID を検索します。ID を見つけたら、フラグセクションまでスクロールして、本人の隣にあるリンクをクリックします。

次のページで、再度フラグセクションまでスクロールして、ドキュメントリンクの隣にあるリンクをクリックします。リンク ID をコピーします。

権限とプロファイルを指定します。

統合 URL を使用すれば、ユーザーは自分に割り当てられているすべての検索ダイアログ、ファイルキャビネットなどにアクセスできます。アクセス権は [DocuWare 構成] > [ファイルキャビネット] で指定されます。

DocuWare ファイルキャビネットにアクセスするユーザーには、ファイルキャビネットプロファイルを介したアクセスで使用するダイアログ (結果リスト、リスト、または検索ダイアログ) が割り当てられている必要があります。

ドキュメントを表示できるようにするには、ファイルキャビネットプロファイルで一般的なファイルキャビネット権限である検索とドキュメントを表示を有効にする必要があります。

検索ダイアログを統合するときは、検索に使用する各フィールドの検索権限を有効にする必要があります。

結果リストの列ヘッダーにフィールド名を表示し、各結果のフィールド (列) ごとのエントリを表示するには、そのフィールドの読み取り権限を有効にする必要があります。そうしないと、ドキュメントは結果リストに表示されて開くことができますが、エントリが表示されないため識別できません。

DH (ドキュメント履歴) 統合を使用してドキュメントのバージョンを表示できるようにするには、ドキュメントが配置されているファイルキャビネットのバージョン管理または自動バージョン管理を有効にする必要がありま