ゴミ箱：ドキュメントの復元

ユーザーは DocuWare で誤って削除したドキュメントを自身で復元できます。これを行うには、ドキュメントを文書トレイやファイルキャビネットから仮想ゴミ箱に移動します。

これは以下の削除操作に当てはまります。

• Web Client の結果リストやタスクリストからの削除

• 削除ポリシー、削除ワークフローなど、自動化された削除ジョブ

• DocuWare インターフェースとして Platform Services を通じてトリガーされた削除操作

• ファイルキャビネットの同期中

• ドキュメントの転送中

仮想ゴミ箱にあるドキュメントは、復元するか、永久に削除できます。30 日間の固定保存期間を過ぎると、ドキュメントは自動的に削除されます。

復元操作を行うと、ドキュメントは元の保管場所に戻ります。新しいドキュメントを保存する場合と異なり、復元ではワークフロー、自動化、通知はトリガーされません。

ゴミ箱は Web Client からアクセスできます。

ゴミ箱に関するすべての操作は、ドキュメント履歴に記録されます。例：ゴミ箱への移動、復元、(永久) 削除など。

要件とライセンス

ゴミ箱を使用するために権限を個別に取得する必要はありません。DocuWare Client のゴミ箱機能にはすべてのユーザーがアクセスできます。

DocuWare Cloud と DocuWare オンプレミスでもゴミ箱の使用方法は同じです。特別な構成は必要ありません。

Web Client でのゴミ箱の使用

Web Client にはユーザーごとに個人用のゴミ箱が用意されています。[最近削除したもの] をクリックすると、文書トレイやファイルキャビネットから削除したドキュメントのリストが表示されます。ドキュメントが手動で削除されたか、削除ポリシー/ワークフローで削除されたか、自身でプログラムしたワークフローで削除されたかは関係ありません。

• リストの概要列には、ソースに関係なく、すべてのドキュメントの利用可能なシステムデータ (ドキュメント名、削除したユーザーなど) が表示されます。

• 列は並び替えできます。

• ゴミ箱にあるドキュメントを、一覧にあるすべての列でフィルタリングできるようになりました。

• ゴミ箱内の単一/複数/すべてのドキュメントに対して復元と削除の両方を実行できます。

• 30 日間経ってから最終的に削除されるまでの残り日数が、ゴミ箱のリストの個別の列に表示されます。

• すべてのデフォルト設定はすぐに使用できます。個別の用紙設定は必要ありません。

すべての文書が希望通りに削除されるまで、「最近削除された文書」ビューを開いたままにしておきます。文書の数によっては、この作業にかかる時間が異なる場合があります。 削除処理を完了する前に仮想ごみ箱のウィンドウを閉じると、削除処理はキャンセルされます。ごみ箱から多数の文書を手動で削除しなければならないことが多い場合は、APIを使用することをお勧めします。

権限

DocuWare の権限システムは、仮想ゴミ箱内にあるドキュメントにも適用されます。ユーザーのゴミ箱に表示されるドキュメントは、第 1 レベルの権限によって決まります。ゴミ箱に表示されるドキュメントは復元することも、永久に削除することも、表示することもできます。

ゴミ箱内のドキュメントに対する権限の概要を以下の表に示します。

保管容量とゴミ箱

削除されたドキュメントは 30 日間維持され、保管容量に基づいて処理されます。これはクラウドのお客様に関係します。ただしハードディスクにサイズ制限がある場合などは、オンプレミスシステムにも影響します。

容量はドキュメントが最終的に削除された後に再度割り当てられます。削除をリクエストしてから保管容量が実際に削除されるまでにしばらく時間がかかる場合があります。

多くのドキュメントを削除した後にゴミ箱を空にしない場合、保管容量がいっぱいになります。カスタムツールを使用してドキュメントを削除する場合、その処理ロジックの一環として、インターフェースを通じてゴミ箱をクリーンアップするようにカスタマイズできます。

レガシードキュメントに関する制限

オンプレミスシステムでは、古い DocuWare 形式のドキュメント (レガシードキュメント) を削除して復元できます。データ構造は古いですが、制限は 2 つのみです。

• 削除および復元時に [変更者] / [変更日] フィールドの内容は変更されません

• 復元中にビューアーの強調表示は失われます