Smart Search

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Smart Search を使用すれば、会計プログラムなど主要アプリケーションでの作業を終了しなくても DocuWare でドキュメントを検索できます。Smart Search は、アプリケーションのインターフェースから読み取ったコンテンツを DocuWare に検索語として転送します。そのため、DocuWare 検索ダイアログにコンテンツを手動で入力またはコピーする必要はありません。

Smart Search には設定が必要です。特に、転送するコンテンツ、転送元のアプリケーション、転送先の DocuWare 検索ダイアログのフィールドを指定します。アプリケーションやシナリオごとに異なる設定を作成します。

Smart Search がもたらすメリット

会計アプリケーションで請求書を転記していると仮定します。これらの請求書を DocuWare にアーカイブします。請求書は両方のシステムで同じ請求書番号がついています。

会計アプリケーションで請求書のデータレコードを編集しているときに、そのデータレコードに対応する請求書も閲覧したいとします。Smart Search はすでにこのような操作を行えるように設定されているとします。この場合、会計アプリケーションに表示される DocuWare ボタンをクリックするか、割り当てられているキーボードのショートカットを使用します。該当する請求書番号の付いた請求書が DocuWare のバックグラウンドで検索されます。検索された請求書は、検索結果として画面に直接表示されます。

検索

DocuWare で何を検索するか指定するには、キャプチャされたウィンドウのテキストやリストのエレメントを、選択した DocuWare ダイアログの各インデックスフィールドに割り当てます。

ファイルキャビネットと検索ダイアログの選択

リストには、1 つ以上の検索ダイアログが割り当てられているすべての DocuWare ファイルキャビネットが、アルファベット順に表示されます。

検索語の定義

ツールを選択：

  • テキスト：Smart Connect を会計プログラムに統合する場合、請求書が開いたウィンドウをスクリーンショットに表示できます。請求書番号を使用して、Smart Search を実行するとします。
    その場合、テキストツールをクリックし、読み出し領域を請求書番号が通常表示される位置にドラッグします。右側にあるファイルキャビネットのインデックスフィールド表示されている [請求書番号] インデックスフィールドに読み出し領域を接続します。

  • リスト：リストの場合、読み出しテキストは、各キーワードフィールドの各行に入力されます。

  • アンカー：読み出すテキストやリスト領域が常に固定位置にあるとは限らない場合、最初にアンカーを配置してから、読み出し領域を割り当てます。

フィールドのエントリを編集するには、編集をクリックしますpictemplate_small。

テキストフィールド

  • テキストを指定
    ここで、検索に使用する読み出しテキストのサブ領域を指定できます。特定の文字列の後、前、間にテキストのみを使用するかどうかを決定します。正確な位置 (バーコードの場合など) を指定することも、フィールド区切りを定義して特定のエントリを選択することもできます。

  • テキストを置換
    領域のすべての読み出しテキストを他のテキストに置き換えることができます。例えば、ドキュメントで読み出した「請求書」という用語をインデックス作成用の「請求書 - 出力」に置き換えることができます。これを行うには、置き換えるすべてのエントリのリストを作成します。すべての値を置き換えるか、リストされた値のみを置き換えるかを選択します。
    すべての値を置き換える場合：読み取る値が見つからない場合は、デフォルト値を受け入れるか、エラーを作成してプロセスを中止するかを選択できます。

日付フィールドと数値フィールドの追加オプション

  • 日付フィールドでは、読み取る領域に日付のみを表示するか、日付と時刻を表示するかを指定することもできます。デフォルトではコンピュータの地域設定に対応する形式が使用されます。読み取った日付が正しく解釈されるためには、形式を指定することが重要です。

  • 数値フィールドでは、関連する読み取り領域の数字形式を指定することもできます。デフォルトでは、コンピュータの地域設定に一致した数字形式が使用されます。読み取られた数字が正しく解釈されるためには、形式を指定することが重要です。

実行

ユーザーが Smart Search の実行を開始すべきエレメントの種類を指定します。この目的のために、ボタンとキーボードショートカットを組み合わせることもできます。

ボタン

会計プログラムなど、選択したアプリケーションにボタンが直接表示されます。[ボタン] をクリックし、スクリーンショットの目的の場所にフレームを描画します。キャプションまたはアイコンをカスタマイズするには、編集のフレーム内をクリックしますpictemplate_small。

キーボードショートカット

右側のバーでキーボードショートカットを定義します。

ビューアーの代わりに結果リストを使用する

Smart Search でドキュメントが 1 つのみ見つかった場合に限り、DocuWare Viewer の代わりに結果リストを表示できます。このオプションを有効にすると結果リストは常に開いた状態になります。