文書トレイ

文書トレイは DocuWare 構成で作成されます。これを行う場合、ユーザーは文書トレイの構成の機能権限を持っている必要があります。文書トレイを自分自身のためだけでなく、他の DocuWare ユーザーのためにセットアップしている場合、ユーザー管理権限も必要になります。

設定の詳細については、情報アイコンを介してユーザーインターフェース内から直接参照できます。

独自の文書トレイの管理

自分自身に割り当てられたすべての文書トレイは Web Client で使用できます。

文書トレイに関するその他の設定を変更するには、個人のメニュー > 文書トレイタブのプロファイルと設定を選択します。主な操作は以下のとおりです。

• デフォルトの文書トレイを選択する

• メニューで文書トレイの順序を定義する

• 文書トレイを表示/非表示する

文書トレイとファイルキャビネットの比較

DocuWare でドキュメントを配置できる場所は、文書トレイとファイルキャビネットの 2 つです。

ファイルキャビネットは、DocuWare の中核をなすものです。すべてのドキュメント管理機能をドキュメントに使用することができます。例:

• 監査に準拠した方法でドキュメントをアーカイブする

• 同僚にドキュメントへのアクセス権限を渡す

• 権限の管理

• ドキュメントを検索して呼び出す

• ワークフローでドキュメントの編集を管理する

• ドキュメントをリストにまとめたり、フォルダ構造で表示したりする

• アクセスや変更を追跡する

• コンプライアンス要件の確認

一方、文書トレイでは、ドキュメントは主に閲覧と編集の後にアーカイブされます。例えば、複数のドキュメントを 1 つにまとめたり、インデックスを作成するための準備をしたりできます。インデックスエントリは、ファイルキャビネットにドキュメントを構造的に保管するため、そして後でドキュメントに簡単にアクセスするために必要となります。Intelligent Indexing サービスでは、ドキュメントの中心情報を自動的に認識し、インデックスエントリとしてドキュメントに追加します。

ファイルキャビネットと違って、文書トレイは通常、1 人のユーザーのみがアクセスできるように構成されています。特定のユーザーが編集する必要のあるドキュメントを対象としています。原則として、1 つの文書トレイに複数のユーザーがアクセスできるようにすることも可能です。例えば、すべてのドキュメントをチームで処理する場合などです。ただし、文書トレイでログの記録は行われず、それ以上詳細な権限の割り当てができない点に注意してください。文書トレイにアクセスできるユーザーは、そこでドキュメントの削除を含む任意の操作を実行できます。そこでセキュリティの観点から、常にファイルキャビネットでドキュメントをコラボレーションする必要があります。

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