ドキュメントは、ファイルキャビネットに直接保存するか、文書トレイを経由して保存します。 ファイルキャビネット内のドキュメントを従業員が利用できるようになり、ワークフローに統合することができるようになれば、その潜在能力を最大限に発揮することができます。 そのため、通常は直接のインポートが良い選択となります。 しかしながら、場合によっては文書トレイにあるドキュメントを最初に処理した方が便利な場合もあります。
ユーザーの視点から見ると、DocuWare Web Client の文書トレイは机の上に置かれた物理的なトレイと同じような機能を持っています。 文書トレイには編集待ちのドキュメントが配置されています。 これらは、まだアーカイブされていないドキュメントか、以前アーカイブされたドキュメントのコピーである可能性があります。
文書トレイでは、ビューアーでドキュメントを表示してスタンプや注釈を追加したり、エディターでドキュメントを開いて編集、印刷、ダウンロードを行ったりすることができます。 また、複数のドキュメントを結合することもできます。 文書トレイにあるドキュメントを直接ファイルキャビネットに保存したり、インデックスをあらかじめ作成してアーカイブに備えたりすることができます。
文書トレイとアーカイブの違いに関する詳細情報
文書トレイの構成
文書トレイは DocuWare の構成で作成されます。 これを行うには、ユーザーが文書トレイを構成する機能的権限を保有している必要があります。 自分のためだけでなく他の DocuWare ユーザーのために文書トレイを設定する場合には、ユーザー管理機能の権限も必要です。
構成に関する詳細情報は、ユーザーインターフェースの情報アイコンから直接確認することができます。
自分の文書トレイの管理
あなたに割り当てられているすべての文書トレイは、Web Client で利用することができます。
文書トレイに関するその他の設定については、"個人メニュー" > "プロファイルと設定" の順に移動した先にある "文書トレイ" タブで以下の内容を変更することができます。
デフォルトの文書トレイの選択
メニューの文書トレイの順序の定義
文書トレイの表示/非表示の切り替え
DocuWare 7.13 以降では、まだドキュメントが残されている文書トレイのファイルを削除することができなくなりました。 文書トレイを一度空にしてから削除してください。
文書トレイとファイルキャビネットの比較
文書トレイとファイルキャビネットは、DocuWare 上でドキュメントを配置可能な 2 種類の場所です。
ファイルキャビネットは DocuWare の中核をなすものです。 ドキュメントに対してすべてのドキュメント管理機能を使用することができます。 たとえば、以下のような機能です。
監査基準に準拠した方法でドキュメントをアーカイブする
同僚にドキュメントへのアクセス権を付与する
権限を管理する
ドキュメントの検索や呼び出しを行う
ワークフローでのドキュメントの編集を管理する
ドキュメントをリストにまとめたり、フォルダ構造で表示したりする
アクセスと変更内容を追跡する
コンプライアンス要件を確保する
一方文書トレイでは、ドキュメントは主に表示および編集が行われてからアーカイブされます。 たとえば、複数のドキュメントを 1 つに統合したり、インデックス作成の準備をしたりすることができます。 インデックスエントリはファイルキャビネットにドキュメントを構造的に保存するために必要となり、また保存後のドキュメントへのアクセスを容易にします。 Intelligent Indexing サービスでは、ドキュメントの中核となる情報が自動的に認識され、インデックスエントリとしてドキュメントに追加されます。
ファイルキャビネットとは異なり、文書トレイは通常 1 人のユーザーしかアクセスできないように構成されています。 これは、特定のユーザーのみが編集を行う必要があるドキュメントを対象としています。 原則としては、複数のユーザーに 1 つの文書トレイへのアクセス権を付与することも可能です。たとえば、あるチームに処理を行うすべてのドキュメントに対するアクセス権を付与する場合などです。 しかしながら、文書トレイにはログの記録機能がなく、またより正確な権限の割り当てができません。 文書トレイにアクセスできるユーザーは、ドキュメントの削除も含めてそこであらゆる操作を行うことができます。 したがって、ドキュメントの共同作業についてはセキュリティ上の理由から常にファイルキャビネットで行われるべきであると考えられます。
機能の比較は以下の通りです。
ドキュメント | ファイルキャビネット | 文書トレイ |
|---|---|---|
検索 | ○ | --- |
ビューアーで開く | ○ | ○ |
編集 | ○ | ○ |
自動インデックス作成 (Intelligent Indexing) | --- | ○ |
監査基準に準拠した方法でのアーカイブ | ○ | --- |
共同作業 | ○ | --- (可能だが非推奨) |
ワークフロー | ○ | --- |
詳細なアクセス許可 | ○ | --- |
ログの記録 | ○ | --- |