文書トレイ

ドキュメントは、ファイルキャビネットに直接保存するか、文書トレイを経由して保存します。ファイルキャビネット内のドキュメントが早く従業員に利用可能になり、ワークフローに組み込まれるほど、その価値を早く活かすことができます。そのため、通常は直接インポートするのが良い選択です。ただし、場合によっては、まず文書トレイでドキュメントを処理したほうがよいこともあります。

DocuWare Web Client の文書トレイは、机の上にある物理的なトレイと似た働きをします。文書トレイには、編集待ちのドキュメントが入っています。これらは、まだアーカイブされていないドキュメントか、以前にアーカイブされたドキュメントのコピーです。

文書トレイからは、ビューアーでドキュメントを表示してスタンプや注釈を追加したり、エディターで開いて編集、印刷、ダウンロードしたりできます。また、複数のドキュメントを 1 つに結合することもできます。文書トレイのドキュメントは、ファイルキャビネットに直接保存することも、インデックスをあらかじめ作成してアーカイブに備えることもできます。

詳細は文書トレイとファイルキャビネットの違い

文書トレイの構成

文書トレイは DocuWare 構成で作成します。そのためには、ユーザーが文書トレイの構成という機能権限を持っている必要があります。自分だけでなく他の DocuWare ユーザーのために文書トレイを設定する場合は、ユーザーの管理という機能権限も必要です。

構成に関する詳細情報は、ユーザーインターフェイスの情報アイコンから直接確認できます。

前提条件と権限

文書トレイの作成方法によって、必要となるファイルキャビネット権限が異なります。

手動作成 (DocuWare 構成 > 文書トレイ): 対象のファイルキャビネットについて、有効なファイルキャビネットプロファイル (読み取り、編集、または所有者) がユーザーに割り当てられている必要があります。
自動作成 (DocuWare 構成 > ユーザー管理): ユーザー管理で手動またはインポートにより新しいユーザーを作成し、同時にデフォルトの文書トレイを生成するオプションを有効にする場合、実行する管理者アカウントには次のものが必要です。
- 「ユーザーの管理」機能権限
- 「文書トレイの構成」機能権限。
- 少なくとも 1 つのファイルキャビネットに対する所有者権限プロファイル。

自分の文書トレイの管理

自分に割り当てられているすべての文書トレイは、Web Client で利用できます。

文書トレイに関するその他の設定は、個人メニュー > プロファイルと設定の文書トレイタブで変更できます。具体的には次のとおりです。

デフォルトの文書トレイを選択する
メニュー内の文書トレイの順序を定義する
文書トレイの表示/非表示を切り替える

DocuWare 7.13 以降では、まだドキュメントが入っている文書トレイを削除できません。まず文書トレイを空にしてから削除してください。

現時点では従来の DocuWare Client のみ
デフォルトの文書トレイの設定は、DocuWare 7.15 で導入された新しい DocuWare Client ではまだ利用できません。

文書トレイとファイルキャビネットの比較

文書トレイとファイルキャビネットは、DocuWare でドキュメントを置ける 2 つの場所です。

ファイルキャビネットは DocuWare の中核です。ドキュメントに対してすべてのドキュメント管理機能を使用できます。たとえば、次のとおりです。

監査基準に準拠した方法でドキュメントをアーカイブする
同僚にドキュメントへのアクセス権を付与する
権限を管理する
ドキュメントを検索して呼び出す
ワークフローでのドキュメントの編集を管理する
ドキュメントをリストにまとめたり、フォルダ構造で表示したりする
アクセスと変更を追跡する
コンプライアンス要件を確保する

一方、文書トレイでは、ドキュメントは主にアーカイブ前の表示と編集に使われます。たとえば、複数のドキュメントを 1 つに結合したり、インデックス作成の準備をしたりできます。インデックスエントリは、ファイルキャビネットにドキュメントを構造化して保存するために必要で、後からドキュメントにアクセスするのも容易になります。Intelligent Indexing サービスを使用すると、ドキュメントの中心的な情報が自動的に認識され、インデックスエントリとしてドキュメントに追加されます。

ファイルキャビネットとは異なり、文書トレイは通常、1 人のユーザーだけがアクセスできるように構成されます。その特定のユーザーが処理する必要のあるドキュメントを対象としています。原則として、複数のユーザーに 1 つの文書トレイへのアクセス権を与えることもできます。たとえば、チームで処理するすべてのドキュメントの場合などです。ただし、文書トレイにはログ記録がなく、より細かい権限の割り当てもできません。文書トレイにアクセスできるユーザーは、ドキュメントの削除も含め、そこで何でも行えます。したがってセキュリティ上の理由から、ドキュメントの共同作業は常にファイルキャビネットで行うべきです。

機能の比較は次のとおりです。