Intelligent Indexing の設定

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DocuWare Intelligent Indexing は、ドキュメントを複数の種類に分類し、ドキュメント内またはドキュメントに関連するインデックス用語を自動的に検索します。

提案された用語を確認するか、改善するだけで OK です。 このフィードバックを利用して Intelligent Indexing は常に学習を続け、既知のドキュメントの種類に対して推奨されるインデックス用語を短時間のうちに自動的かつ確実に割り当てることができるようになります。

Intelligent Indexing の仕組みは以下の通りです。

  • DocuWare Scan を使用して、受信した紙のドキュメントを Intelligent Indexing が有効化されている文書トレイへとスキャンします。 インデックス用語は自動的に割り当てられます。

  • Intelligent Indexing が確度の高いインデックスを作成したドキュメントは緑色でマークされ、自動的に保存されます。

  • その他のドキュメントについては、保存ダイアログでインデックスを再確認してください。 この場合、ドキュメントは DocuWare ビューアーで開きます。

  • Intelligent Indexing の提案に変更を加えた場合、DocuWare はその変更内容を Intelligent Indexing に配信します。 その後は類似するドキュメントが即座に正しくインデックスされるようになります。

Intelligent Indexing の詳細情報は以下でご確認ください。

実装の種類

システムのセットアップに必要な手順は、Intelligent Indexing の使用方法によって異なります。

以下で様々な実装方法について説明します。

1. ウェブベースのサービスとしての Intelligent Indexing

2. オンプレミスモジュールのアドオンモジュールとしての Intelligent Indexing

Intelligent Indexing の構成方法

各実装の種類ごとに、DocuWare の構成 > インデックス作成 > Intelligent Indexing の順に移動します。

構成モジュールのホームページには、有効化、構成、カスタマイズの 3 つの領域が用意されています

有効化

DocuWare システムの Intelligent Indexing を有効にします。 これは、オンプレミスのインストールで Intelligent Indexing サービスを使用する場合にのみ必要です。

構成

少なくとも 1 件の保存ダイアログと、Intelligent Indexing に使用する文書トレイを定義します。

保存ダイアログの Intelligent Indexing の設定

Intelligent Indexing を使用するファイルキャビネットごとに指定された保存ダイアログが必要です。

一貫したインデックス作成を保証するために、DocuWare ではファイルキャビネット内の Intelligent Indexing の各検索ダイアログに対して保存ダイアログを 1 つのみ構成することを推奨しています。

1 つのファイルキャビネットに対して Intelligent Indexing 機能を使用した保存ダイアログを複数使用する場合、使用した DocuWare のフィールドに同じ Intelligent Indexing フィールドを割り当てるようにしてください。

  • DocuWare の構成 > ダイアログ > 保存 > ファイルキャビネットの順に移動します。

  • ファイルキャビネットを選択します。  

  • Intelligent Indexing に対して既存のダイアログを有効にするか、または新しいダイアログを作成するかはあなた次第です。

  • 希望する保存ダイアログで Intelligent Indexing を使用するオプションを有効にし、インデックスフィールドを自動的に入力するように設定します。

  • ダイアログフィールドを構成します。

    • Intelligent Indexing のフィールド (ドキュメントの種類、担当者、顧客番号など) を保存ダイアログのフィールドにリンクします。

    • Intelligent Indexing フィールド "ドキュメントの種類" では、関連するインデックスエントリで使用する言語も指定します。

文書トレイの Intelligent Indexing を有効にする

Intelligent Indexing 機能は、文書トレイで常に実行されます。 Intelligent Indexing に指定した保存ダイアログを文書トレイに割り当てます。

文書トレイには保存ダイアログを 1 つだけ割り当ててください

文書トレイでは、1 件の保存ダイアログのみが Intelligent Indexing に使用できます。 1 つファイルキャビネット内の複数の保存ダイアログで Intelligent Indexing を使用する場合には、少なくとも同じ数の文書トレイが必要です。

カスタマイズ

Intelligent Indexing を使用してインデックス化されたドキュメントを他の自動化された社内プロセスに組み込めるようにするには、Intelligent Indexing が提供するインデックス用語を変更してください。