電子請求書のインポートと処理

DocuWare では、様々な電子請求書規格を複数のモジュールを介してサポートしています。 メール処理機能は、Outlook 連携および Connect to Mail で利用可能です。

電子請求書の処理およびメールを介して受信した電子請求書の GoBD 準拠の保存を確実に実行するために、Connect to Mail の使用が推奨されています。 これにより、最新の電子請求書の効率的な処理が保証されます。

さらに、DocuWare Import を使用して電子請求書の処理を行うこともできます。

DocuWare for Outlook では、今後のリリースで電子請求書への対応をサポートする予定です。

DocuWare バージョン 7.13 では、複数の電子請求書フォーマットを 1 つの保存場所で処理することができます。 手作業で請求書をフォーマットごとにフォルダ分けする必要はもうありません。 自動識別機能が電子請求書のフォーマットに基づいて正しい処理構成を選択してくれます。 この機能は Connect to Mail と DocuWare Import で使用することができます。 DocuWare バージョン 7.13 を使用した電子請求書の自動識別については、こちらを参照してください。

DocuWare での電子請求書の構成方法

Connect to Mail を使用した電子請求書発行

Connect to Mail で電子請求書を処理するには、DocuWare で次の 2 つの要素を構成し、常に同じファイルキャビネットを使用します。

1. ドキュメントの処理: 構成を作成する

• "DocuWare の構成" > "ドキュメントの処理" の順に移動します。

• XRechnung や PEPPOL などの国際的な UBL 標準に準拠したサンプルドキュメントを使用して構成を作成します。

• PEPPOL ドキュメントのウェブサイト内で "ダウンロード" > "サンプルファイル" の順に移動したセクションで、サンプルドキュメントをダウンロードします。

• DocuWare 7.13 以降で電子請求書の自動識別を使用するには、"ソース" タブで "構成を自動的に選択する" チェックボックスをオンにします。すると、"処理" に新しいタブが表示されます。

• "処理" タブに移動し、新たに表示された "識別" タブをクリックします

• "識別" で識別ルールを設定します

2. Connect to Mail: ドキュメントの処理に使用する構成をリンクする

• "DocuWare の構成" > "一般的なメール" の順に移動します。

• 一番下までスクロールし、"その他のオプション" をクリックします

• ステップ 1 で作成したドキュメント処理構成を "自動ドキュメント処理" オプションで選択します。

• DocuWare 7.13 以降で電子請求書の自動識別を使用するには、"自動選択" を選択します。

電子請求書が添付されたメールがこの構成に従って保存された場合、電子請求書は構成内で定義された通りに処理されます。

これらの構成により、メール内の ZUGFeRD、XRechnung、Factur-X、Peppol などの UBL 準拠の電子請求書を処理することができます。 他の電子請求書規格を処理するには、それぞれの規格をサンプルドキュメントとして使用して別のドキュメント処理構成を作成し、それを別の Connect to Mail 構成に使用します。

メールの添付ファイル 1 件につき電子請求書 1 通の処理が可能です。 1 件のメールに複数の請求書が添付されている場合には、個別に保存する必要があります。

Connect to Mail を使用した電子請求書の技術的詳細をご確認ください。

注意:

• メールの添付ファイル 1 件につき電子請求書 1 通の処理が可能です。 1 件のメールに複数の請求書が添付されている場合には、個別に保存する必要があります。

• XML ベースの電子請求書以外の PDF を含むメールは、電子請求書用に作成された構成では処理できません。 これらの請求書は、別の Connect to Mail の構成を使用して PDF として保存し、必要に応じて 2 つ目のフォルダーを介して監視を行ってください。

Outlook 連携を使用した電子請求書発行

Outlook 連携で電子請求書を処理するには、DocuWare の設定で次の 2 つの要素を構成し、常に同じファイルキャビネットを使用します。

1. ドキュメントの処理: 構成を作成する

• "DocuWare の構成" > "ドキュメントの処理" の順に移動します。

• サンプルドキュメントを選択して、構成を作成します。 Outlook 連携はこの構成を使用してこの特定の種類の電子請求書を処理するようになります。

2. Outlook 連携: ドキュメントの処理に使用する構成をリンクする

• "DocuWare の構成" > "Outlook メール" の順に移動します。

• ステップ 1 で作成したドキュメント処理構成 (自動ドキュメント処理) を選択します。

電子請求書が添付されたメールがこの構成に従って保存された場合、同じ構文を使用している場合には電子請求書は構成内で定義された通りに処理されます。

3. Outlook 連携: 手動で保存するか、監視対象フォルダーを作成する

• Outlook 連携では、DocuWare に電子請求書を保存する際に手動で保存する方法を使用するか、または適切な構成を持つフォルダーの監視によって保存することができます。

DocuWare Import を使用した電子請求書発行

DocuWare Import では、ドキュメント処理構成を使用して電子請求書を保存することができます。

1. ドキュメントの処理: 構成を作成する

• "DocuWare の構成" > "ドキュメントの処理" の順に移動します。

• サンプルドキュメントを選択して、構成を作成します。 DocuWare Desktop/Import はこの構成を使用してこの特定の種類の電子請求書を処理するようになります。

• DocuWare 7.13 以降で電子請求書の自動識別を使用するには、"ソース" タブで "構成を自動的に選択する" チェックボックスをオンにします。すると、"処理" に新しいタブが表示されます。

• "処理" タブに移動し、新たに表示された "識別" タブをクリックします

• "識別" で識別ルールを設定します

2. DocuWare Desktop: インポートフォルダーを作成する

• DocuWare Desktop で、通常通りにインポートフォルダーを作成します。

• インポートフォルダーをドキュメント処理構成にリンクします。

• DocuWare 7.13 以降で電子請求書の自動識別を使用するには、"構成" ドロップダウンを開いて "自動識別" を選択します。

構成の種類に一致する電子請求書がすべて自動的に保存され、処理されるようになります。