Outlook連携を使用して電子請求書をインポートし、インデックスを作成する

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Outlook連携構成を使用することで、メールの添付ファイルとして送信された電子請求書を法的および規制上のコンプライアンスに準拠する方法でインポートおよび処理することができるようになります。 これを構成するには、以下の 2 つのコンポーネントが必要となります。

  • 処理の構成:
    "DocuWare の構成" > "ドキュメント処理" の順に移動した先で作成されました。 この構成は電子請求書に埋め込まれている XML を読み取り、抽出した値をインポートジョブに返してインデックスフィールドに入力します。 この処理構成をOutlook連携インポートにリンクします。

  • インポートの構成:

    "DocuWare の構成" > "Outlook メール" の順に移動した先で設定します。 この構成により DocuWare がメールボックスに接続され、インデックスフィールドが定義され、対象のファイルキャビネットと保存オプションが設定されます。 この構成によって保存された電子請求書が添付されているメールは、リンクされている処理構成に渡されます。

バージョン 7.11 以降のすべての DocuWare オンプレミスでは、処理構成ごとに Outlook 連携構成を 1 つ作成し、インポートの構成で手動でドキュメント処理構成を選択します。

サポートされている XML の形式

本記事では、機械的な読み取りが可能な XML ベースの電子請求書 (XML 専用の形式および XML が埋め込まれている PDF を含む) に焦点を当てます。 通常のメールの添付ファイルとして送信された請求書 (例: 単独の PDF や JPEG ファイル) は対象外です。

ドキュメント処理と Outlook メールを組み合わせた構成は、一般的な電子請求書フォーマットを複数サポートしています。例えば、以下のような形式です。

  • ZUGFeRD: 主にドイツで使用される、XML (CII) が埋め込まれた PDF/A-3

  • Factur-X: 主にフランスで使用される、XML (CII および UBL) が埋め込まれた PDF/A-3

  • XRechnung: XML (CII および UBL)

  • PEPPOL で構造化された電子請求書: XML (UBL)

CII および UBL とは？

クロス・インダストリー・インボイス (Cross Industry Invoice、CII) およびユニバーサル・ビジネス・ランゲージ (Universal Business Language、UBL) は、電子請求書に使用される公式規格です。 たとえば、ZUGFeRD は CII を使用しています。 XRechnung は CII と UBL の両方をサポートしていますが、UBL の方がより広く使用されています。 PEPPOL ネットワークも UBL 構文を使用しています。

DocuWare 電子請求書変換サービス

この変換サービスでは、受信した電子請求書をそれぞれの地域の XML 形式からユニバーサル・ビジネス・ランゲージ (UBL) へと変換します。 変換サービスは、DocuWare サービスコントロールパネル (ポート 5050) に表示される Java サービスです。

XML 形式の整合により、DocuWare でのインデックスデータの抽出が簡素化されます。これは、異なる電子請求書フォーマットをすべて 1 つの構成で処理できるようになるためです。 しかしながら、個別の請求書発行元に対応するには、複数の処理構成が必要になる可能性があります。

請求書のインポートおよびインデックス作成の構成

1. 処理構成を選択する

この記事では、電子請求書の発行に固有の設定を取り上げます。 処理構成の作成に関する一般的なガイダンスについては、「ドキュメント処理」のヘルプを参照してください。

  1. "DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "ドキュメント処理" の順に移動します。

  2. ドキュメント処理を選択して、構成を作成します。

2. 処理の構成とインポートの構成をリンクする

この記事では、電子請求書の発行に固有の設定を取り上げます。  Outlook 構成の作成に関する一般的なガイダンスについては、「Outlook 連携」のヘルプを参照してください。

  1. "DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "Outlook メール" の順に移動します。

  2. 既存のメールインポート構成を選択するか、種類 "手動保存" で新しい構成を作成します。

  3. "その他のオプション" リンクをクリックし、チェックボックス "自動ドキュメント処理" を有効にします。

  4. ステップ 1 で作成したドキュメント処理構成を選択します。 受信した添付ファイルは、この構成に基づいて照合されて処理が行われます。

複数の添付ファイルを処理する場合の構成を作成する

1 件のメールに複数の添付ファイルが含まれており、それらを自動ドキュメント処理を使用してインデックス化する場合、次の 2 つの方法があります。

1. メールと添付ファイルの個別保存

"メールと添付ファイルを個別に保存" オプションを使用してインポートを構成します。 DocuWare は各添付ファイルを個別のドキュメントとして保存し、各ドキュメントに対して個別に処理を行います。 DocuWare ではこのオプションが推奨されています。

2. メールとすべての添付ファイルをクリップされたドキュメントとして保存

"メールとすべての添付ファイルをクリップされた 1 つのドキュメントとして保存する" オプションを使用してインポートを構成します。 DocuWare は、メールとすべての添付ファイルを 1 つのクリップされたドキュメントとしてまとめて保存します。 結果は添付ファイルの形式に応じて以下のように異なってきます。

  • 複数の PDF または電子請求書 (PDF または XML) ファイルが処理される場合。

    メールには処理可能なファイルが複数含まれます。 "処理可能" とは、PDF または電子請求書 (PDF または XML) を意味しています。 選択されているドキュメント処理構成に複数の添付ファイルが一致する場合、各添付ファイルは順番に処理されていきます。 その後、システムは入力済みのインデックスフィールドの数が最も多い添付ファイルを選択します。 選択されたドキュメントのインデックス値は、後述するソースの優先度に従ってクリップされたドキュメントに保存されます。 選択されたドキュメント処理構成での処理が不可能な場合には、Outlook メールのインデックス作成が適用されます。

  • 1 件の PDF または電子請求書 (PDF または XML) ファイルのみが処理される場合。

    DocuWare は処理可能な添付ファイル (PDF または XML ファイル) に対して選択された構成を適用し、メールとすべての添付ファイルを 1 つのクリップされたドキュメントとして保存してインデックス化します。 DocuWare は、後述するソースの優先度に従ってこれらのフィールドを埋めていきます。 選択されたドキュメント処理構成での処理が不可能な場合には、Outlook メールのインデックス作成が適用されます。

  • その他すべての添付ファイル形式 (PDF および電子請求書以外) の場合。
    メールに処理可能なファイルは含まれません。 クリップされたドキュメントは Outlook メールの構成を用いて保存されます。

    ソースの優先度

    抽出された値は Outlook 連携に返され、インデックスフィールドに適用されます。 あるフィールドが 1 件のソースにより事前入力されている場合、その値は優先度の低いソースを上書きします。 DocuWare は以下のソースの優先度に基づいてこれらのフィールドを埋めていきます。

    • 保存場所 (読み取り専用) によって事前定義されているインデックス値 (例: ファイルキャビネットの保存ダイアログ)

    • ドキュメント処理によって読み出されたインデックス値

    • Outlook メール構成で定義されているインデックス値

XML が埋め込まれていない PDF のインポート

XML ベースの電子請求書以外の PDF は、電子請求書用に作成されたドキュメント処理構成では処理できません。 こういったメールを処理するには、別のドキュメント処理構成を作成して非 XML PDF を保存します。 次に、XML が含まれていない PDF 用に専用の Outlook 連携構成を設定し、これに処理構成をリンクします。  

現在の制限事項

Outlook連携構成を介した請求書添付ファイルのインポートおよび処理には、いくつかの制限事項があります。

  • メールのインポート:

    • メールの添付ファイル 1 件につき電子請求書 1 通の処理が可能です。 1 件のメールに複数の請求書が添付されている場合には、個別に保存する必要があります。

    • 自動ドキュメント処理と一般的なメール構成の両方を 1 つのドキュメントに対して適用することはできません。つまり、 たとえばドキュメントの一部 (インデックスフィールドなど) を自動ドキュメント処理でインデックス化し、別の部分 (メール本文など) を Outlook 連携インポート構成でインデックス化することなどは不可能です。

    • Outlook 連携構成では、インデックス値の処理において常に以下の優先順位が考慮されています。

      1. 保存場所の事前定義済み読み取り専用インデックスエントリ。

      2. ドキュメント処理構成から返されたインデックス値。

      3. Outlook 連携構成で定義されているインデックス値。

  • 処理サービス: ドキュメントの最大サイズは 10 MB、XML の複雑さの上限が適用されます。

  • 変換サービス: ドキュメントの最大サイズは 10 MB です。

  • DocuWare: テーブルフィールドは最大で 1000 行 (請求書の項目の行数) までしか保存できません。 この上限を超える大きな請求書については、特別な処理が必要です。

  • 電子請求書のフィールドの種類: DocuWare では、CII および UBL の両形式において EN 16931 規格で有効化されているフィールドがすべてサポートされています。ただし、CII 形式については以下の 2 つの例外があります。

    • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID

    • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode

    一般的に、これらの特定のフィールドの種類はファイルキャビネット内でインデックス化しないことが推奨されています。 インデックス化されていたとしても電子請求書は通常通り処理されますが、これらのフィールドは空欄となります。

  • XML プロパティ: 電子請求書を処理する場合、以下の XML プロパティには以下に示すように指定された最大値が設定されています。

    • Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60

    • Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000

    • Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000

サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 7.13 + 7.12 + 7.11