クイック検索

クイック検索を使用すると、選択したメールから DocuWare の検索を実行できます。検索条件を含む、以前定義されたシステム設定をを使用します。

これにより、1 つのメールからボタンを 1 回クリックするだけで、同じ送信者から受信したすべてのアーカイブ済みメールなどを見つけることができます。見つかったメールは Outlook の DocuWare 検索リストに最新のメールから順に並び替えられて表示されます。

クイック検索を構成するオプションは 2 つあります。検索語を定義するか、DocuWare リストを使用 (つまり事前に定義されている検索語を使用して検索) します。

検索語の定義

ここでは、クイック検索を構成します。結果リストと検索クエリについて以下に説明します。

結果リスト

ここでは、選択したファイルキャビネットの結果リストのうち、アクセス権が付与されている結果リストをすべて表示することができます。結果リストはクイック検索で 2 つの機能を提供します。

1.クイック検索の結果は、この結果リストのレイアウトで表示されます。

2.結果リストのフィールドは、検索システム設定インデックスフィールドとして下部で選択できます。

検索クエリ

Connect to Outlook からの検索は次のように行います。Connect to Outlook でメールをクリックし、クイック検索を選択します。検索は以下のように指定された条件に従って実行されます。「「xx」インデックスフィールドに「yy」エントリが含まれているファイルキャビネット内のすべてのドキュメントを表示する」

インデックスフィールド

ここでは、Connect to Outlook がクイック検索を実行する DocuWare インデックスフィールドを選択します。複数回フィールドを選択する場合は、異なる検索条件を使用して OR 検索が実行されます。

検索語

検索語に応じて、フィールドで検索できるエントリは異なります。

メールのプロパティ	この方法では、クイック検索を実行するメールのプロパティから検索語が抽出されます。例：メールの送信者を検索語として使用する場合、この送信者から送信されたその他のメールが検索されます。
通信者のプロパティ	この方法では、クイック検索を実行するメールの Outlook 連絡先から情報が抽出されます。着信メールの場合はメール送信者の連絡先情報が使用され、発信メールの場合はメール受信者の連絡先情報が使用されます。この情報は検索語として使用されます。例：ビジネスパートナーが複数のメールアドレスを使用している場合、Outlook 連絡先からそれらの名前を抽出して検索に使用できます。これにより、別のメールアドレスを使用して送信されたビジネスパートナーのメールも見つけることができます。ただし、これを行うためには、ビジネスパートナーのすべてのメールアドレスが Outlook 連絡先に入力されている必要があります。
固定エントリ	このシステム設定を使用して検出するすべてのメールには、指定したインデックスエントリが含まれている必要があります。インデックスエントリは左側で選択したインデックスフィールドの、右側のフィールドに入力できます。例：部署名のあるインデックスフィールドのための経理
既定のエントリ	この方法では、インデックスフィールドの既定のエントリが検索に使用されます。例：CURRENTUSERLONGNAME で、現在のユーザーの名前、つまりシステム設定を使用してクイック検索を実行しているユーザーがインデックスフィールドにコピーされます。

エントリ

選択した検索語に応じて、インデックスエントリを決定するオプションは異なります。

メールのプロパティ	DocuWare インデックスフィールドにコピーするメールプロパティをドロップダウンリストから選択します。
通信者のプロパティ	DocuWare インデックスフィールドにコピーする連絡先情報をドロップダウンリストから選択します。着信メールの場合はメール送信者の連絡先情報が使用され、発信メールの場合はメール受信者の連絡先情報が使用されます。 Outlook contact ごとに異なるメールアドレスを 3 つまで保存できます。3 つのアドレスはすべて、いつも [連絡先] で検索されます。
固定エントリ	必要なインデックスエントリを入力フィールドに直接入力します。
既定のエントリ	ドロップダウンリストから次のエントリの 1 つを選択します。 CURRENTDATE：現在の日付 CURRENTDATETIME：現在の日付と時間 CURRENTUSEREMAIL：DocuWare Administration に入力されている現在の DocuWare ユーザーのメールアドレス CURRENTUSERLONGNAME：DocuWare Administration に入力されている現在のユーザーの正式名 CURRENTUSERSHORTNAME：DocuWare Administration に入力されている現在のユーザーの短縮名

リストを使用

このオプションを使用すると、選択したメールに対してクイック検索は実行されません。代わりに DocuWare リストが Outlook に表示されます。このため、このシステム設定用に検索クエリを作成する必要はありません。

選択したファイルキャビネットに属していて、アクセス権が付与されているすべてのリストを使用できます。

後でこのシステム設定を使用するすべてのユーザーにも、このリストに対する権限が付与されている必要があります。そうでない場合は表示されません。

新しいリストは DocuWare 構成の [ファイルキャビネット] セクションで作成できます。