DocuWare Web Client のプロファイルと設定セクションは、各ユーザーの個人用コントロールセンターです。ここでアカウントの詳細の更新、インターフェースの設定の調整、2 段階認証や自動ジョブで使用される資格情報などのセキュリティオプションの管理を行います。すべての変更はご自身のアカウントにのみ適用され、Web Client 全体で即座に反映されます。
タブにアクセスして、プロファイル、セキュリティ設定などを編集します。
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プロファイル
個人データ: 名前、メールアドレス、敬称を編集します。
不在設定: 不在に設定すると、ワークフロータスクが別のユーザーに転送されます。代理規則についての詳細はこちらをご覧ください。
全般
地域: DocuWare インターフェースの言語を切り替えます。なお、DocuWare 内の英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、日本語のヘルプリンクは、DocuWare インターフェースの言語ではなく、ブラウザーの言語で開きます。
セキュリティ
パスワードの変更
新しいパスワードを作成するには、現在の DocuWare パスワードが必要です。DocuWare のパスワードポリシーについての詳細はこちらをご覧ください。
2 段階認証
2 段階認証では、DocuWare へのログイン時に 2 つの独立した本人確認が必要です。
通常の DocuWare ユーザー名とパスワードを入力します。
認証アプリで生成された 6 桁の確認コードでログインを確認します。
2 段階認証を使用すると、DocuWare は両方の要素が確認された後にのみアクセスを許可します。パスワードが漏洩した場合でも、不正ログインのリスクを最小限に抑えることができます。
2 段階認証のオプション
DocuWare 管理者は、DocuWare 組織のセキュリティ設定で以下の構成のいずれかを選択できます。設定に応じて、セキュリティタブに表示されるオプションが異なります。
この組織では 2 段階認証が有効になっていません。この場合、セキュリティタブに2 段階認証という表示はなく、有効化できません。
この組織では 2 段階認証が有効になっています。この場合、セキュリティタブで、ご自身のアカウントの機能を有効化および無効化できます。
DocuWare 7.14 以降: この組織では 2 段階認証が必須ですが、お使いのアカウントはポリシーの対象外です。この場合、セキュリティタブで機能を有効化および無効化できます。
DocuWare 7.14 以降: お使いのアカウントでは 2 段階認証が必須です。この場合、DocuWare にログインする前に 2 段階認証を設定する必要があります。設定方法については、ログインと認証に関する記事を参照してください。セキュリティタブでは、電話や認証アプリを変更する場合に 2 段階認証を再設定できます。
アカウントの 2 段階認証を有効にする方法
2 段階認証を使用するには、携帯電話に時間ベースのワンタイムパスワード（TOTP）対応の認証アプリが必要です。
認証アプリを設定するには、以下の手順に従います。
認証アプリをダウンロードします。不明な場合は、IT 部門にお問い合わせください。
DocuWare Client > プロファイルと設定 > セキュリティに移動します。
有効化リンクをクリックして、QR コードが表示された新しいブラウザーウィンドウを開きます。
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携帯電話で認証アプリを開きます。
DocuWare プロファイルのブラウザーウィンドウに表示されている QR コードをスキャンします。認証アプリが DocuWare 用の新しいエントリを自動的に作成します。
認証アプリは 30 秒ごとに新しい 6 桁のワンタイムパスワードを生成します。新しいパスワードが既に表示されている場合でも、前のパスワードは短い重複期間中は引き続き有効です。
DocuWare に戻り、ブラウザーウィンドウに最初の 6 桁のパスワードを入力して、確認をクリックします。
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成功メッセージが表示され、自動的にログオフされます。
次回のログイン時に、DocuWare はユーザー名とパスワードの入力を求めます。資格情報が確認されると、認証アプリで生成された 6 桁のワンタイムコードを入力する 2 番目の画面が表示されます。
電話を紛失した場合の対処方法
DocuWare ユーザーの携帯電話が紛失した場合、DocuWare にログインできません。この場合は、DocuWare 管理者にお問い合わせください。組織全体のセキュリティ設定に応じて、管理者は以下の対応が可能です。
DocuWare 設定 > ユーザー管理で 2 段階認証を無効化し、ユーザーがユーザー名とパスワードで DocuWare にログインできるようにする
またはDocuWare 設定 > ユーザー管理で 2 段階認証を再開始し、ユーザーが別の携帯電話で 2 段階認証を有効化できるようにする
アカウントを使用する設定
ワークフローや通知などの自動ジョブは、特定の DocuWare ユーザーアカウントで実行され、そのユーザーの権限を継承します。ここには、現在の資格情報で実行されるように設定されたすべてのジョブが一覧表示されます。ここで資格情報を取り消すと、ジョブは即座に停止します。この場合、プロファイルと設定からジョブを再度有効化することはできません。ジョブを再開するには、DocuWare 設定の該当モジュールに移動してください。
アカウントを使用するアプリケーション
DocuWare アプリケーションはログインにユーザーアカウントが必要です。ユーザーがこれらのアプリケーションのいずれかを初めて起動すると、DocuWare は資格情報の入力を求めます。セキュリティ上の理由から、以下のアプリケーションは 31 日間使用されなかった場合、再度資格情報の入力を求めます。
Desktop Apps（DocuWare Printer、Import、Scanner、SmartConnect、Edit&Send、Connect to Outlook、Windows Explorer Client、Workflow Designer を含む）
Export
User Synchronization
Local Data Connector
Make Connector
Power Automate Connector
Mobile Applications
さらに、Connect to Outlook、Windows Explorer Client、Workflow Designer では、90 日後に必ず資格情報の再入力を求められます。
ここでアクセスを取り消すことができます。取り消し後、ユーザーアカウントを使用するアプリケーションは最大 1 時間アクティブな状態が続く場合があります。その後、アプリケーションにログイン画面が表示され、ユーザーは資格情報を再入力する必要があります。
ドキュメントトレイ
ドキュメントトレイ: すべてのドキュメントトレイがここに表示されます。目のアイコンをクリックしてドキュメントトレイを非表示にできます。ドキュメントトレイの並べ替えや、デフォルトのドキュメントトレイの変更も可能です。
格納ダイアログ
割り当てられたすべての格納ダイアログがここに一覧表示されます。目のアイコンを使用してダイアログを非表示にしたり、リストを並べ替えたりできます。
検索
検索ダイアログ: 割り当てられたすべての検索ダイアログがここに一覧表示されます。目のアイコンを使用してダイアログを非表示にしたり、リストを並べ替えたりできます。
結果リスト: 割り当てられたすべての結果リストがここに一覧表示されます。各結果リストは、上記の検索ダイアログで使用されます。クロスアイコンをクリックして結果リストを開きます。目のアイコンを使用してフィールドを非表示にしたり、リストを並べ替えたりできます。
複数ファイルキャビネット検索: 複数のファイルキャビネットにまたがるすべての検索がここに保存されます。
複数のファイルキャビネットにまたがる検索を実行するには、DocuWare Client に戻り、検索 > 複数のファイルキャビネットを検索 > 新しい検索を作成に移動します。
検索するファイルキャビネットと検索ダイアログを選択します。
検索ダイアログで保存ボタンをクリックします。
注意: この手順により、使用したファイルキャビネットと検索ダイアログの組み合わせが保存されますが、実際の検索語は保存されません。
フォーム
割り当てられたすべての DocuWare フォームがここに一覧表示されます。目のアイコンを使用してフォームを非表示にしたり、リストを並べ替えたりできます。
ビューアー
ビューアー: ビューアーでドキュメントを開く方法を選択します。
DocuWare ビューアーを常に同じウィンドウで表示: ビューアーは、現在のドキュメントトレイまたは結果リストの横にある同じブラウザーウィンドウで開きます。
DocuWare ビューアーを新しいウィンドウで開く: たとえば、見やすくするために、ビューアーのブラウザーウィンドウを 2 番目の画面に移動できます。
DocuWare ビューアーをインデックスダイアログ付きで新しいウィンドウで開く: インデックスダイアログでインデックスを編集したり、ワンクリックインデックスを使用してドキュメントの内容からインデックス値を直接追加したりできます。
ビューアーツールバー: 目のアイコンをクリックして、不要なツールを非表示にします。必要に応じて、ツールを左サイドバーまたは右サイドバーに並べ替えることができます。