プロファイルと個人設定

個人データ: 名前、メールアドレス、挨拶文を編集します。

不在中: 状態を "不在中" に設定してください。これにより、ワークフローのタスクが別のユーザーに転送されます。 代理ルールの詳細情報はこちら。

地域: DocuWare インターフェースの言語を切り替えます。 注意: DocuWare 内の英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、日本語のヘルプリンクは、DocuWare インターフェースの言語ではなくブラウザーの言語で表示されます。

パスワードの変更: 新しいパスワードを作成するには、古い DocuWare パスワードが必要です。 DocuWare のパスワードポリシーの詳細情報はこちら。

二段階認証: DocuWare へのログインには、以下の独立した 2 種類の本人確認によって構成される二段階認証が必要です。

1. 通常の DocuWare のユーザー名とパスワードを入力します。

2. 認証アプリで生成された時間ベースのワンタイムパスワードコードを使用してログイン認証を行います。

二段階認証を使用することで、DocuWare は両方の認証が完了した場合にのみアクセスを許可するため、パスワードが漏洩した場合でも不正ログインの可能性を最小限に抑えることができます。

二段階認証は、DocuWare 管理者により DocuWare 組織のセキュリティ設定ですべてのユーザーに対して有効化されます。

二要素認証を利用するには、ユーザーのスマートフォンに時間ベースのワンタイムパスワード (TOTP) に対応した認証アプリがインストールされている必要があります。

認証アプリを構成するには、以下の手順に従ってください。  

1. 認証アプリをダウンロードします。 不明な点がある場合には、IT 部門に問い合わせて推奨事項をご確認ください。

2. "DocuWare Client" > "プロファイルと設定" > "セキュリティ" の順に移動します。

3. "アクティブ化" リンクをクリックすると新しいブラウザーウィンドウが開き、QR コードが表示されます。
   

4. スマートフォンを用意し、認証アプリを開きます。

5. あなたの DocuWare プロファイルのブラウザーウィンドウに表示される QR コードをスキャンします。 認証アプリが自動的に DcouWare 用の新しいアプリエントリを作成します。

6. この時に、認証アプリは新しい 6 桁のワンタイムパスワードを 30 秒ごとに生成します。 新しいパスワードが既に表示されている場合でも、短い重複期間中に限り過去のパスワードを引き続き使用することができます。

7. DocuWare に戻り、ブラウザーウィンドウに最初の 6 桁のパスワードを入力して "確認" をクリックします。
   

8. ウィンドウに正常完了メッセージが表示され、自動的にログオフされます。

9. 次のログイン時に、DocuWare からユーザー名とパスワードの入力を要求されます。 資格情報の確認が完了すると、認証アプリで生成された 6 桁のワンタイムコードを入力する 2 つ目の画面が表示されます。

DocuWare ユーザーがスマートフォンを紛失した場合、DocuWare にログインすることができなくなります。 この場合、DocuWare 管理者が "DocuWare の構成" > "ユーザーの管理" の順に移動した先で二段階認証を無効にすることができます。 これにより、ユーザーがユーザー名とパスワードで DocuWare にログインできるようになります。  

アカウントを使用した構成: 自動化されたジョブ (ワークフローや通知など) は特定の DocuWare ユーザーアカウントを使用して実行され、そのユーザーのアクセス許可を継承します。 このリストには、現在の資格情報で実行されるように構成されているすべてのジョブが表示されています。 ここで資格情報を失効させると、ジョブは直ちに停止します。 この場合、プロファイルと設定から再び有効化することはできません。 ジョブを再開するには、DocuWare の構成の各モジュールに移動してください。

文書トレイ: すべての文書トレイがこちらに表示されます。 文書トレイを非表示にするには、目のアイコンをクリックします。 文書トレイは並べ替えることができ、さらにはデフォルトの文書トレイを変更することもできます。

保存ダイアログ: あなたに割り当てられているすべての保存ダイアログがこちらに表示されます。 目のアイコンを使用して任意のダイアログを非表示にし、必要に応じてリストの並べ替えを行います。

検索ダイアログ: あなたに割り当てられているすべての検索ダイアログがこちらに表示されます。 目のアイコンを使用して任意のダイアログを非表示にし、必要に応じてリストの並べ替えを行います。

結果リスト: あなたに割り当てられているすべての結果リストがこちらに表示されます。 各結果リストは、上の検索ダイアログで使用されます。 結果リストを開くには、十字のアイコンをクリックします。 目のアイコンを使用して任意のフィールドを非表示にし、必要に応じてリストの並べ替えを行います。

複数のファイルキャビネットの検索: 複数のファイルキャビネットにまたがるすべての検索がこちらに保存されます。

複数のファイルキャビネットにわたって検索を行うには、DocuWare Client に戻り、"検索" > "複数のファイルキャビネットの検索" > "別の検索を作成" の順に移動します。

検索するファイルキャビネットと検索ダイアログを選択します。

検索ダイアログで "保存" ボタンをクリックします。

注: これらの手順により使用したファイルキャビネットと検索ダイアログの組み合わせを保存できるようになりますが、実際に使用した検索用語は保存されません。

フォーム: あなたに割り当てられているすべての DocuWare フォームがこちらに表示されます。 目のアイコンを使用して任意のフォームを非表示にし、必要に応じてリストの並べ替えを行います。

ビューアー: ビューアーでドキュメントを開く際の方法を選択します。

• DocuWare ビューアーを常に同じウィンドウで表示する: ビューアーが、同じブラウザーウィンドウ内で現在の文書トレイまたは結果リストの隣に開かれるようになります。

• DocuWare ビューアーを新しいウィンドウで開く: ビューアーを使用してブラウザーウィンドウを 2 つ目の画面に移動できるようになります。これにより、見やすさが向上します。

• DocuWare ビューアーとインデックスダイアログを新しいウィンドウで開く: インデックスダイアログでは、インデックス作成の内容を編集することができます。また、One Click Indexing を使用してドキュメントの内容から直接インデックス値を追加することもできます。

ビューアーツールバー: 不要なツールを非表示にするには、目のアイコンをクリックします。 ツールは必要に応じて左側または右側のサイドバーに再配置してください。