DocuWare Export

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サードパーティ製アプリケーションの優先形式で DocuWare のインデックスデータをエクスポートすることにより、そのサードパーティ製アプリケーションとデータを交換することができます。この機能は、DocuWare を ERP システムや会計システムに統合する場合に特に便利です。例えば、請求書からエクスポートしたインデックスデータを会計システムにインポートすることができます。CSV ファイルを入力できる会計システムや ERP システムであれば、データのエクスポートを行うことができます。
DocuWare は、主要な会計システムが提供するインポートデータ構造に関するすべての規約に対応しています。ほとんどの場合、設定の一部を指定するだけで済みます。

DocuWare Desktop Apps と一緒にインストールされる DocuWare Export アプリを使って、エクスポートを開始します。このアプリは、DocuWare Desktop Apps 独自のインターフェースから独立しているため、Windows のプログラム選択から開きます。

エクスポート機能は常に構成情報に基づいて動作します。構成情報は、[エクスポートを構成] 機能プロファイルが割り当てられているメンバーか、または組織の管理者が、DocuWare 構成の [統合] > [データのエクスポート] 領域で作成できます。エクスポート機能を実行するユーザーは、1 つ以上の対応する構成を自分自身に割り当てる必要があります。

データエクスポートの実行

今すぐエクスポート

DocuWare Export アプリを起動し、エクスポート構成と出力の保存先フォルダを選択します。ボタンをクリックすると、即時にエクスポートが開始されます。

スケジュールに従ってエクスポート

管理者モードで DocuWare Export アプリを起動します。リンクをクリックして Windows Task Manager を開き、エクスポートのスケジュールを設定します。

エクスポートを構成しテストする

フォーマット

定義済みの結果リスト形式でのエクスポート、またはユーザーが定義した内容でのエクスポートのどちらかを選択できます。また、CSV 形式でエクスポートする際の区切り記号を設定します。

ルール

インデックス値を使用して、エクスポートするインデックスデータが含まれているドキュメントを指定します。以下に、条件フィルタペアの例を示します。

AND

ドキュメントタイプ

等しい

請求書

ステータス

等しい

準備完了

ファイル名

ファイル名には、固定値、定義済み項目、インデックスフィールドを組み合わせることができます。

エンコード設定

文字エンコーディングは、組織設定のエクスポートエンコーディングに従って行われます。異なるロケールのエンコーディングが必要な場合のみ、ここで適切な設定を行う必要があります。

カスタムコンテンツ

ファイルやドキュメントのヘッダー、テーブルフィールド、ドキュメントフッターをエクスポートファイルに含めるためのすべての仕様をここで編集します。その結果は、右のデータシートのレイアウトプレビューに表示されます。

データの包含、分割、変換

希望するデータ内容を含めることができるようにし、各項目に 1 行以上追加します。コンテンツの分割や変形を行うには、エントリーラインにマウスカーソルを合わせて機能を表示します。

  • コンテンツの分割:インデックスフィールドデータを複数の列に分割できます。たとえば、「40000 - Sales」のようなコストセンター番号とそれに関連する名称が表示されている選択リストを使用している場合、財務会計ソリューションでの使用のため、番号のみをエクスポートする必要があります。また、フィールドにプロジェクト番号と名前が含まれていて、"2022-01 - Upside-down roller coaster" のようにそれぞれ別々にエクスポートしたい場合にも対応します。
    内容の分離」ダイアログでは、すでに処理された項目が選択リストで利用できます。セパレータを入力すると、サンプルとセパレータから得られる列が自動的にダイアログに追加されます。結果欄の設定は、少なくとも1つのセパレータ文字を定義した後、ダイアログの他の領域をクリックするとすぐに表示されます。

  • コンテンツを変換:略称を完全な名称に置き換えるなど、データの変換が可能です。フィールド内の月の名称 (「January」など) ではなく月の番号 (「01」など) をエクスポートすることもできます。

コンテンツ

  • ファイルヘッダー:CSV ファイルのヘッダーは、エクスポートする CSV ファイルごとに 1 回出力されます。

  • ドキュメントのレコード (ヘッダー):CSV ドキュメントのヘッダーについても、エクスポートするドキュメントごとに 1 回出力されます。

  • テーブルフィールド:請求書の明細行などで使用されるテーブルフィールドからデータをエクスポートできます。

  • ドキュメントのフッター:一部の CSV 形式では、ドキュメント、またはドキュメントの概要情報が含まれているレコードフッターが必要になります。

データの割り当て

同じデータが 2 回続けてエクスポートされるのを防ぐため、最初のエクスポート後に、インデックスデータの値を自動的に変更することができます (ステータスフィールドの値など)。

エクスポートプレビュー

[エクスポートのプレビュー] ボタンを使用すると、[データの割り当て] ステップをスキップしてエクスポートを実行することができます (その際、ステータスを変更して 2 回目のエクスポートを防ぐことができます)。この方法により、何度でもエクスポートのテストを行うことができます。