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DocuWare 構成には、DocuWare を構成するための 28 個のモジュールが付属しています。ここでは、DocuWare 構成で構成モジュールを表示する場合に必要になるアクセス権限について説明します。この説明は、DocuWare Cloud を使用することを前提としています。DocuWare がオンプレミス環境にインストールされている場合は、設定が異なるため注意してください。
全般
組織設定モジュール
DocuWare 組織の全般的な設定を管理することができます。時間と言語に加え、診断とフィードバックについて一般的な設定を行うことができます。さらに、ログインのセキュリティ設定、パスワード、シングルサインオン (SSO)、およびファイルタイプの制限を定義することもできます。
必要な役割: 組織管理者
必要な機能権限: なし
オンプレミス環境で使用可能か: はい
製品の概要モジュール
製品のサブスクリプションとストレージ容量を表示し、ユーザーライセンスを割り当てることができます。
必要な役割: 組織管理者
必要な機能権限: なし
オンプレミス環境で使用可能か: いいえ
ユーザー管理モジュール
ユーザー、役割、プロファイルの作成と管理を行い、ファイルキャビネットとコンフィギュレーターにアクセス権限を割り当てることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: ユーザー管理権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
監査報告書モジュール
DocuWare のログに記録されたすべてのイベントを表示し、ドキュメントやデータに対する操作を確認することができます。日時およびユーザーの情報も含め、ドキュメントに対して個人レベルでログが記録されるイベントとしては、保存、インデックスの新しい値および古い値の変更、表示、印刷、電子メールでの送信、注釈などがあります。すべての監査レポートは、一般的な CSV 形式でダウンロードし、他のアプリケーションでの評価に使用することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: 監査報告書の表示権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
メールサービスモジュール
DocuWare を IMAP サーバー または Exchange Server に接続することができます。これにより、組織内のユーザーがメールをアーカイブできるようになります。
必要な役割: 組織管理者
必要な機能権限: なし
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Connect to Mail のライセンスも必要になります)
テキストとバーコードの認識モジュール
DocuWare によるドキュメント内のテキストとバーコードの認識方法をカスタマイズすることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: テキスト認識とバーコード認識の設定権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Barcode+Forms のライセンスも必要になります)
事前構成済みソリューションモジュール
必要なファイルキャビネット、ワークフロー、フォームなどとともに、事前構成済みソリューションをインポートすることができます。これには、ファイルキャビネット、フォーム、削除ルール、メール通知、ワークフローなど、構成の要素のほとんどが含まれる DWBUC ファイルを使用して実行します。
必要な役割: 組織管理者
必要な機能権限: なし
オンプレミス環境で使用可能か: はい
キャプチャ
ドキュメント処理モジュール
ドキュメントの印刷時に、スキャナーで (または監視対象フォルダから) ドキュメントをインポートしてインデックスを作成する方法を定義することができます。処理構成では、ドキュメントの保管先となるファイルキャビネットやインデックス作成の設定を行い、メタデータファイルまたは電子署名の追加に関する詳細を定義します。ファイルキャビネットにドキュメントを保存するには、1 つ以上の処理構成が必要になります。処理構成を行わないと、ドキュメントの保管先が受信トレイに限定され、ファイルキャビネットに保存できません。処理構成を実行するには、適切な DocuWare Desktop Apps が必要です。
必要な役割: なし
必要な機能権限: ドキュメント処理機能の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (すべての構成を行う場合は、DocuWare Import と Barcode & Forms のライセンスも必要になります)
フォームモジュール
構造化された電子的な方法でデータを記録し、そのデータをファイルキャビネット内のインデックス用語として使用することができます (詳細な自動処理などで使用することができます)。
必要な役割: なし
必要な機能権限: フォームの構成
オンプレミス環境で使用可能か: はい (DocuWare Forms のライセンスも必要になります)
Outlook メールモジュール
IMAP アカウントまたは Exchange アカウントにメールを保存し (「メールサービスモジュール」を参照)、インポート時にそれらのメールのインデックスを自動的に作成することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: Connect to Outlook の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Connect to Outlook のライセンスも必要になります)
一般的なメールモジュール
IMAP アカウントまたは Exchange アカウントにメールを保存し (「メールサービスモジュール」を参照)、インポート時にそれらのメールのインデックスを自動的に作成することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: Connect to Mail の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Connect to Mail のライセンスも必要になります)
インデックス作成
インデックス作成の支援モジュール
選択リストとフィールドマスクを設定します。選択リストやフィールドマスクを作成した後、ファイルキャビネット領域で、保管ダイアログまたは検索ダイアログのインデックスフィールドに割り当てることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: フィールドマスクと選択リストの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
Intelligent Indexing モジュール
Intelligent Indexing を設定すると、ドキュメントのインデックスが自動的に作成されるため、不要なファイリング作業を最小限に抑えることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: Intelligent Indexing の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Intelligent Indexing のライセンスも必要になります)
Autoindex モジュール
このコンポーネントは、インデックスデータを同期して完成させるために使用されます。外部データを DocuWare のインデックスデータとして自動的に追加したり、DocuWare からサードパーティアプリケーションにインデックスデータを渡したりすることが可能です。DocuWare では、外部データソースのメタデータや検索語を利用してドキュメントをアーカイブすることもできます。Autoindex はこのデータを転送し、インデックスエントリとしてファイルキャビネットに追加します。外部データソースは DocuWare ファイルキャビネット、データベース (テーブル、ビュー、SQL コマンド)、またはファイルです。Autoindex が外部データと DocuWare のファイルキャビネット内のドキュメントを一致させることによって、関連するドキュメントが表示されます。一致コードを使用して、ファイルキャビネットのレコードと外部データソースを一致させます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: Autoindex の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Autoindex のライセンスも必要になります)
ドキュメントの保存場所
ファイルキャビネットモジュール
ファイルキャビネットを設定します。フィールドなどの基本的なファイルキャビネットコンポーネントはあらかじめ定義されており、モジュール規則に従って、保管ダイアログや検索ダイアログ、ならびにリストまたは結果リストに組み立てることができます。さらに、データベースフィールド、検索ダイアログ、保管ダイアログ、結果リスト、リスト、フィールドの選択リスト、フォルダ構造などを定義することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: ファイルキャビネットの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (すべての構成を行う場合は、Task Manager のライセンスも必要になります)
ドキュメントリレーションモジュール
特定のドキュメントに関連付けられているドキュメントを呼び出すことができます。結果リストとビューアの両方に、呼び出し用のリンクが表示されます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: ファイルキャビネットの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
削除ポリシーモジュール
一定の間隔でファイルキャビネットから削除するドキュメントを定義することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: 削除ルールの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
転送モジュール
一定の間隔でドキュメントを別のファイルキャビネットに転送することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: ドキュメント転送の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
同期モジュール
分散 DocuWare インストールからのデータをマージするか、一定の間隔で 2 つのファイルキャビネットを同期することにより、ファイルキャビネット間で同じレベルを保つことができます。ドキュメントは、ソースからターゲットファイルキャビネットにミラーリングまたは同期されます。ローカル組織とクラウド組織のデータ同期に、特に適しています。同期の際は、同期させるすべてのファイルキャビネットが互いに対等の関係になります。
必要な役割: なし
必要な機能権限: ファイルキャビネット同期の構成権限
オンプレミス環境でのみ使用可能
コラボレーション
通知モジュール
ドキュメントの保存時またはインデックス項目の変更時に、メール通知を自動的に送信することができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: 通知の構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Task Manager のライセンスも必要になります)
リクエストモジュール
スタンドアロンのファイルキャビネットにドキュメントをエクスポートすることができます。DocuWare を使用することなく、これらのドキュメントを検索して表示することができます。この機能は、外部のサービスプロバイダーとコラボレーションを行う場合などに便利です。
必要な役割: なし
必要な機能権限: リクエストの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
スタンプモジュール
ビューア内でドキュメントに適用されるスタンプを作成し、そのスタンプを使用してドキュメントをマーキングしたり、インデックスデータを変更したりすることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: スタンプの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
パーソナル
文書トレイモジュール
ドキュメントを編集するための文書トレイを作成することができます。文書トレイを使用して、ドキュメントをファイルキャビネットに保存する前にそのドキュメントをステープルしたり、事前にインデックスを作成したりすることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: 文書トレイの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
結合
Smart Connect モジュール
任意のアプリケーションを DocuWare に接続することができます。任意のプログラムインターフェースからレコードをインデックスデータとして DocuWare に転送したり、別のアプリケーションから直接 DocuWare 内を検索したりすることができます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: Smart Connect を設定
オンプレミス環境で使用可能か: はい (Smart Connect のライセンスも必要になります)
Web サービスモジュール
DocuWare に統合するすべての Web サービスを一元的に管理します。REST および SOAP タイプの Web サービスを作成できます。保存済みの Web サービスを、Web サービスで動作するモジュール構成の選択リストで選択できます (Workflow Designer (REST、SOAP) では署名サービスプロバイダーへの接続などのワークフロー用に、ファイルキャビネット構成 (REST) では検証用)。
必要な役割: なし
必要な機能権限: Web サービスの構成権限
オンプレミス環境で使用可能か: はい
Webhooks モジュール
DocuWare がサードパーティアプリケーションと通信するための Webhook URL を登録することができます。DocuWare は、サードパーティアプリケーションを監視している URL に、通知を POST リクエストとして送信し、メッセージを受信します。この機能は、ドキュメントがファイルキャビネットに再度保存された場合、または関連するインデックスエントリが変更された場合に、他のビジネスアプリケーションに対して通知するために使用できます。アプリケーションによっては、ユーザーが選択できるテンプレートが用意されています。
必要な役割: 組織管理者
必要な機能権限: なし
オンプレミス環境で使用可能か: はい
データのエクスポートモジュール
ドキュメントインデックスデータのエクスポートを構成して、データをサードパーティアプリケーションに転送できるようにします。この構成は、DocuWare が ERP や会計システムと統合されていて、請求書のインデックスデータをそれらのシステムに取り込む場合に、特に便利です。エクスポートは CSV ファイルで行われます。
必要な役割: なし
必要な機能権限: DocuWare Export
オンプレミス環境で使用可能か: はい (DocuWare Export のライセンスも必要になります)
FTP モジュール
FTP 経由で文書トレイにドキュメントをアップロードすることができます。
必要な役割: 組織管理者
必要な機能権限: なし
オンプレミス環境で使用可能か: いいえ