DocuWare Aura は、DocuWare Client 内のドキュメントを対象としたチャットアシスタントです。インデックスの用語ではなく普段の言葉で質問すると、DocuWare Aura がドキュメントの内容をもとに平易な言葉で回答します。
DocuWare Aura は Aura アイコンから開きます。このアイコンは複数の場所に表示され、どこから開くかによって回答の出どころが決まります。閲覧中のドキュメント、結果リストで選択したドキュメント、または DocuWare Aura が自ら見つけたドキュメントです。どの回答にも、根拠となったドキュメントが示されます。そのため、開いて結果を確認できます。
サポートされているバージョン: DocuWare Cloud + 新しいDocuWareクライアントのみ
このページの内容
従来の DocuWare Client をご存じの場合
DocuWare Aura は完全に新しい機能です。従来の DocuWare Client に相当する機能はないため、移行元となるものもありません。使い始める前に、次の点を知っておいてください。
権限はこれまでどおり機能します。ファイルキャビネットの権限はすべて適用され、閲覧を許可されていないドキュメントが回答に使われることはありません。
一部のドキュメントは、ファイルキャビネットの権限で保護されているのではなく、検索ダイアログからインデックスフィールドを外すことで隠されているだけの場合があります。これは本当の保護ではありません。DocuWare Aura を通じて、こうしたドキュメントには引き続きアクセスできます。
詳細は 権限とダイアログ を参照してください。
DocuWare Aura は現時点では DocuWare Cloud でのみ利用でき、新しい DocuWare Client が必要です。
重要: 行動に移す前に回答を確認してください
DocuWare Aura は誤ることがあります。どの回答にも出典が示されるため、実際の判断に使う内容は必ずドキュメントを開いて確認してください。
ビューアーで 1 件のドキュメントについて質問する
ドキュメントを開いて Aura アイコンをクリックすると、そのドキュメントについて質問できます。たとえば請求書の主要な数値や、契約書の要約などです。
結果リストで複数のドキュメントについて質問する
検索結果で最大 15 件のドキュメントを選択し、Aura アイコンをクリックすると、それらをまとめて質問できます。同じ注文に対する 3 件の見積もりを比較する場合など、ドキュメントの比較に適しています。回答の上部には、質問の対象となったドキュメント数が表示されます。
ドキュメントを選択せずに質問する
左サイドバーの Aura アイコンをクリックすると、ドキュメントを選ばずに質問できます。DocuWare Aura が質問に合うドキュメントを探し、回答の根拠となったドキュメントを表示します。どのドキュメントに答えがあるか分からないときは、ここから質問します。
検索対象は、管理者が選択し、DocuWare Aura がインデックス化したファイルキャビネットです。質問フィールドの左のアイコンには、質問の対象となるファイルキャビネット数が表示されます。これを選択すると、質問を特定のファイルキャビネットに絞り込めます。
質問の書き方に迷う場合は、スタートページの例文を使い、角かっこの部分を自分のドキュメントやテーマに置き換えてください。
最近のチャット
DocuWare Aura は直近 20 件のチャットを保持し、各チャットには最大 50 件のメッセージが含まれます。チャットは会話の内容を保持するため、開始した場所で、中断したところから再開できます。
ヘッダーのチャットアイコンを選択すると最近のチャットが表示されます。すべてのチャットを表示 を選択すると全一覧が表示され、ピン留め済み と 最近のチャット に分かれます。チャット末尾の 3 点アイコンからは、チャットを表示、チャットをピン留め または ピン留めを解除、チャット名を編集、チャットを削除 を選べます。
チャットは非公開です。組織内の他のユーザーが見ることはありません。
DocuWare Aura を使うときのヒント
トピックごとにチャットを分ける: 各チャットはそれぞれの文脈を保持するため、同じ背景を二度説明する必要がなく、目的の会話にも戻りやすくなります。
テキストを含むドキュメントについて質問する: DocuWare Aura は、テキスト内容が DocuWare 上で利用できるすべてのドキュメントに対応します。PDF、Word、PowerPoint、Markdown のドキュメントなどです。
最も正確な回答を得るには英語かドイツ語で質問する: DocuWare Aura はこの 2 言語でテストおよび最適化されており、質問した言語で回答します。他の言語でも、質問とドキュメントの言語が同じであれば機能します。英語で書かれたドキュメントについてフランス語で質問しても回答は得られますが、結果が不正確になることがあります。
現在の制限事項
結果リストからの質問は、選択した最大 15 件のドキュメントを対象とします。
左サイドバーでは、Freemium パッケージの範囲内で最大 5,000 件のドキュメントから回答します。この件数をどのファイルキャビネットとドキュメントで構成するかは、管理者が決定します。
Freemium パッケージでは、DocuWare Aura の 1 日あたりの利用量を組織で共有します。利用量は 1 日の終わりにリセットされ、ほぼ使い切ると通知が表示されます。
管理者向けの注意事項
ビューアーと結果リストでは、ドキュメントを選ぶのはユーザーです。構成は不要で、新しい DocuWare Client のすべてのユーザーが利用できます。
左サイドバーの Aura アイコンは、ドキュメントを選択していない状態で入力欄を開きます。これを有効にするには、管理者が DocuWare 構成 > Aura で利用条件に同意し、DocuWare Aura が使用できるファイルキャビネットを選択します。
ドキュメントは保存後、数秒で DocuWare Aura から利用できるようになります。
1 日あたりの利用量は、どこで質問しても共通です。構成画面では現在の使用状況を確認でき、容量を追加することもできます。利用量を使い切ると、リセットされるまで質問できない旨のメッセージがユーザーに表示されます。容量の追加については DocuWare の担当者にお問い合わせください。
Aura の構成には、ユーザーのアクセス範囲を広げる設定はありません。DocuWare Aura が使用するのは、ファイルキャビネットの権限とインデックスフィールドの権限によってユーザーが閲覧を許可されているドキュメントだけです。権限が異なる 2 人の同僚が同じ質問をした場合、回答が異なることがあります。
データ保護: ドキュメントとその内容が DocuWare のサーバーの外に出ることはありません。