転送

転送モジュールにより、特定のオンプレミスシステムから別のファイルキャビネットに大量のドキュメントを移動したりコピーしたりすることができます。転送先のファイルキャビネットは、別の組織内のファイルキャビネットにすることも、DocuWare システム上のファイルキャビネットにすることもできます。

エクスポートワークフローに代わる転送

DocuWare バージョン 7 の DocuWare Administration では、エクスポートワークフローが転送モジュールに置き換わりました。転送モジュールはエクスポートワークフローとは異なり、転送元のファイルキャビネットと転送先のファイルキャビネットでバージョン管理機能が有効になっていれば、ドキュメントのすべてのバージョンを転送することができます。

転送処理の対象として、インデックスエントリだけでなく、ドキュメントのシステムエントリとフルテキスト情報も含まれるようになりました。

転送と同期の比較

転送処理と同期処理用のモジュールとして、ドキュメントとインデックスデータをファイルキャビネット間で移動またはコピーするための 2 つのモジュールが用意されています。ただし、それぞれの用途は異なります。

  • 同期の場合、2 つのファイルキャビネットを同じステータスに保つことができます。同期ジョブは、定期的に実行されます (または設定された時間に実行されます)。ドキュメントとインデックスデータは、同期元として設定することも、同期先として設定することもできます。例えば、ドキュメントが保管されているファイルキャビネットを同期元にすることも、インデックスデータが保管されているファイルキャビネットを同期元にすることもできます。

  • 転送の場合、特定のファイルキャビネットから別のファイルキャビネットに 1 回だけドキュメントが転送されます。例えば、オンプレミスシステムからクラウド上のファイルキャビネットに大量のドキュメントをエクスポートする場合に、転送ジョブを実行します。転送の場合、同期とは異なり、転送元のファイルキャビネットと転送先のファイルキャビネットでバージョン管理機能が有効になっていれば、ドキュメントのバージョンも転送することができます。また、フィルタクエリを使用すると、転送するドキュメントを明示的に指定することができます。

ユーザーインターフェースの情報アイコンをクリックすると、構成の詳細を確認することができます。

既定の設定

転送機能権限が設定されている場合、DocuWare 構成で転送モジュールが表示されます。

転送構成を作成するには、同期元のファイルキャビネットと同期先のファイルキャビネットへのアクセス権が必要になります。

概要ダイアログで転送構成の実行、表示、編集を行うには、ウィザードの権限タブで適切な権限を割り当てる必要があります。

転送機能権限

ドキュメント転送の構成機能権限は、DocuWare 構成のユーザー管理セクションで割り当てることができます。

ファイルキャビネット権限

転送ジョブを実行するには、以下に示すファイルキャビネット権限が必要になります。

ソースファイルキャビネット

ターゲットファイルキャビネット

  • ドキュメントを表示

  • 検索

  • ドキュメントを削除 ([転送されたドキュメントをソースファイルキャビネットから削除] オプションが有効になっている場合は必須ではありません)

  • ドキュメントを表示

  • 保存

  • 検索

また、以下のフィールド権限も必要になります。

ソースファイルキャビネット

ターゲットファイルキャビネット

  • なし

  • 書き込み

  • 新規エントリを許可

これらのファイルキャビネット権限とフィールド権限は、DocuWare 構成で割り当てることができます。

ファイルキャビネット権限：ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > 詳細 > ユーザー定義プロファイル > プロファイル x > ファイルキャビネット > 一般権限

フィールド権限：ファイルキャビネット > ファイルキャビネット x > 詳細 > ユーザー定義プロファイル > プロファイル x > インデックスフィールド

追加情報

ユーザーインターフェースの情報アイコンをクリックすると、転送ジョブの構成に関する詳細情報を表示することができます。

転送ジョブに関する追加情報：

  • ドキュメント ID が転送先ファイルキャビネット内に再作成されます。

  • 既存のエクスポートワークフローは、転送モジュールに送信されます。スケジュールの再設定が必要になる場合があります。

  • 構成情報を保存できるように、転送元ファイルキャビネットの 1 つ以上のフィールドを転送先ファイルキャビネットの対応フィールドにリンクする必要があります。

  • テーブルフィールドは、自動的に割り当てられます。そのため、列の名前とタイプが一致している必要があります。

  • 構成上では常に、その構成が作成されたタイムゾーンで、ジョブ実行の時間が表示されます。Windows のタイムゾーンが異なる場合はリストが表示され、そのリストで目的のタイムゾーンを選択することができます。この場合、時差を計算する必要がないため、ジョブの実行時間を簡単にカスタマイズすることができます。ただし、実行時間が自動的に延期されることはありません。

  • 転送する際、ゴミ箱にあるドキュメントは転送されません。転送ジョブの構成時に [転送後にソースファイルキャビネットからドキュメントを削除する] オプションを選択した場合、ドキュメントは転送先のファイルキャビネットに転送された後、転送元のファイルキャビネットから削除されてゴミ箱に移動されます。