手動保存

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メールを手動で保存するには、目的のメールを選択し、Advanced DocuWare コンテキストメニューまたは Advanced DocuWare メニューバーを使用して Outlook の保存システム設定を選択します。

このようなシステム設定は主にメールをアーカイブするファイルキャビネットと、アーカイブするメールのインデックスエントリを指定します。

インポートオプション

インポートオプションでは主にメールのどのエレメントを保存するか、添付ファイルと画像エレメントをどのように処理するかを選択します。

ここでは、保管形式と請求書の自動検出に関する詳細情報を確認できます。

メール本文の保管形式

メールは PDF 形式または元の MSG 形式のいずれかで DocuWare に保存できます。Web Client Viewer ではどちらの形式も PDF として表示されます。

保存したメールの転送、編集、返信を行う場合、2 つの形式で動作が異なります。

  • MSG 形式のメールはいずれの操作を行う場合も Outlook で元のメールのままで開きます。

  • 一方、PDF としてアーカイブしたメールは、転送または返信を行う場合、Outlook で PDF として新しいメールに添付されます。編集を使用すると、PDF は Windows で指定されているデフォルトのプログラム (Acrobat Reader など) で開きます。

自動ドキュメント処理

ドキュメント処理構成を選択すると、電子メールの自動インデックス作成用に添付ファイルの用語を使用することができます。PDF ファイルおよび XML ファイルを読み取ることができます。XML ファイル形式の電子請求書用に設定されたすべての構成と PDF ファイルのフォルダ設定がここに表示されます。

ドキュメント処理構成は、DocuWare 構成のキャプチャー領域で作成および編集されます。詳細については、インポートシステム設定 (特に XML データのマッピング) に関するヘルプを参照してください。

XML ファイル:ZUGFeRD、FacturX、XRechnung などの電子請求書フォーマットには、DocuWare が請求書のインデックスを自動作成するために使用できる XML データが含まれています。電子請求書用にセットアップされているインポートシステム設定を選択します。アクセス可能なすべてのインポートシステム設定がここに表示されます。設定するインポートシステム設定を特定できない場合は、DocuWare 管理者にお問い合わせください。また、インポートシステム設定の保管ダイアログは、Connect to Outlook の保管ダイアログと同じであることに注意してください。インデックスフィールドが一致しない場合、情報が失われる可能性があります。

PDF ファイル:アクセス可能なフォルダタイプのドキュメント処理のすべての構成がここに表示されます。ストレージの競合を回避するには、ドキュメント処理と Connect to Outlook の構成で同じ保管ダイアログを使用します。両方の構成が同じフィールドにインデックス作成を行う場合、ドキュメント処理が Connect to Outlook のインデックスを上書きします。ドキュメント処理でインデックス作成のみが使用されている場合、分割などのその他の機能はここでは使用できません。

手動保存

メールを手動で保存するには、目的のメールを選択し、Advanced DocuWare コンテキストメニューまたは Advanced DocuWare メニューバーを使用して Outlook の保存システム設定を選択します。

このようなシステム設定は主にメールをアーカイブするファイルキャビネットと、アーカイブするメールのインデックスエントリを指定します。

インデックス作成

インデックス作成セクションでは主に保管ダイアログを選択し、保管ダイアログのインデックスフィールドを入力する方法を指定します。

ここには、保管アダイアログとインデックス作成の記入モードに関する詳細情報が表示されます。

ダイアログ

ここには、前の手順で選択したファイルキャビネットに属していて、アクセス権が付与されている保管ダイアログが表示されます。保管ダイアログには下部にインデックス作成用のフィールドが用意されています。

前の手順で文書トレイを選択している場合、組織に属していて、アクセス権が付与されているすべての保管ダイアログが表示されます。

XML 形式の請求書が添付されたメールの保存とインデックス作成を行うには、XML 形式の請求書のインポートシステム設定を選択します。これで、XML 形式の添付ファイルのエレメントを使用してインデックスを作成できます。インポートシステム設定は DocuWare 構成のドキュメント処理セクションで作成されます。

システム設定を自分自身だけでなく他の DocuWare ユーザーにも作成する場合は、他のユーザーもアクセスできる保管ダイアログを選択してください。そうしないと、他のユーザーはそのシステム設定を使用できません。システム設定を自分自身だけでなく他の DocuWare ユーザーにも作成する場合は、他のユーザーもアクセスできる保管ダイアログを選択してください。そうしないと、他のユーザーはそのシステム設定を使用できません。

保管処理中にダイアログを表示

このオプションを有効にすると、メールが保存された時はいつも保存ダイアログが開きます。ダイアログの下方のセクションでインデックス設定により指定された索引項目は、するとダイアログに入力されます。それらは追加や変更ができます。ただし、変更はこの 1 つのメールにのみ適用されます。システム設定で指定された索引語は、次のメールに再び使用されます。

このオプションを有効にしない場合、保存ダイアログはフィールドが DocuWare の視点から正しく記入されていない場合にのみ開きます。このような例としては、一意のエントリの入力が必要な必須フィールドが空になっている場合や、選択リストの値のみを入力するフィールドに選択リストに含まれていない値が入力された場合などが考えられます。

表に、保存の際メールのインデックス作成方法を入力します。

左フィールド：DocuWare インデックスフィールド

ここで Connect to Outlook によって記入されるべき DocuWare インデックスフィールドを選択します。選択された保存ダイアログのフィールドすべてが利用可能です。各フィールドは一度だけ選択できます。キーワードフィールドのみ 64 回まで使用できます。
注：ダイアログレベルで表示されないフィールド (ファイルキャビネットの管理で設定) は、ここで選択できません。

中央フィールド：記入方法

ここでインデックスフィールドを記入する方法を選択します。

固定エントリ

このシステム設定を使用して保存されたすべてのメールは同じ固定インデックスエントリを受け取り、それは右フィールドに入力できます。
例：ドキュメントタイプ付きインデックスフィールドのためのメール＞＞＞

メールのプロパティ

この方法により、索引語は対応するメールのメールプロパティから抽出されます。
例：メールの受信日はドキュメントの日付とともにインデックスフィールドに記入されます。

通信者のプロパティ

メール送信者 (着信メールの場合) またはメール受信者 (発信メールの場合) の情報が Outlook 連絡先から読み取られ、インデックスフィールドにコピーされます。
例：メール送信者 (着信メールの場合) またはメール受信者 (発信メールの場合) のメールアドレスを使用して関連する Outlook 連絡先が検索され、ここに入力された名前がインデックスフィールドにコピーされます。

DocuWare ファイルキャビネット

別の DocuWare インデックスフィールド からの既存の索引項目は、このフィールドにコピーされます。インデックスフィールドは同じファイルキャビネットに属することも、別のファイルキャビネットに属することもできます。
例：メール送信者を使用して DocuWare ファイルキャビネットで関連する会社名が検索され、その会社名がインデックスフィールドにコピーされます。

SQL クエリ

SQL クエリを使用すると、別のデータソースの既存のデータにアクセスし、そのデータをインデックスフィールドにコピーできます。
例メール送信者を使用して顧客データベースで対応するユーザー名が検索され、その名前がインデックスフィールドにコピーされます。

使用される SQL クエリはなるべくシングル値のみを返す必要があります。クエリが複数の値を返す場合は (例：リストや表)、最初の列の最初の値のみがインデックス作成に使用されます。

右フィールド：エントリ

記入モード (中央フィールド) に応じて、インデックスエントリを決定するオプションは異なります。

固定エントリ

希望の索引語を入力フィールドに直接入力します。

メールのプロパティ

DocuWare インデックスフィールドにコピーするメールプロパティをドロップダウンリストから選択します。

次のフィールドに追加情報が適用されます。

  • To:メール受信者 (「CC」に含まれていた受信者を除く) のメールアドレス

  • 通信者の電子メール：着信メールについてメール送信者のメールアドレス、あるいは発信メールについてメール受信者すべてのメールアドレス。

  • 受信者：メール受信者すべてのメールアドレス、「CC」での受信者も含む

  • フォルダ名：メールが含まれている Outlook フォルダの名前。メールがサブフォルダにある場合、親フォルダの名前はインデックス値として使用されません。

  • 返信の受信者：メールの返信の送信先となる特別なメールアドレス (Outlook の特別転送オプション)

  • 添付ファイルの名前：すべての添付ファイルのファイル名 (セミコロンで区切る)

  • エントリ ID：一意のメール ID
    ただし、ID は受信トレイでは一意ですが、システム全体で一意というわけではありません。例えば会社内でメールが複数の受信者に送信される場合、各メールは各受信者のために新しい ID をもらいます。この ID はしたがってシングルインスタンスには使用できません。

  • メッセージ ID：メールシステム内で一意のメッセージ ID。メールシステムで ID が見つからない場合、Connect to Outlook は送信者とタイムスタンプをメッセージ ID として使用します。「一意」と定義された DocuWare フィールドにメッセージ ID を割り当てた場合、このメールは DocuWare に一度しか保存できません。これにより、ファイリングキャビネットで重複が発生するのを回避します。

  • 作成日時：メールが作成された日付 (着信メールと発信メールのアーカイブに役立ちます)

  • 会社：メール送信者 (着信メールの場合) またはメール受信者 (発信メールの場合) の会社名。Outlook をこれに応じてシステム設定する必要があります。

  • <name>の代わりに送信：メールを代理送信させた人の名前

  • サイズ：メールのサイズ、単位バイト

  • カテゴリ：メールに使用されるカテゴリの名前

  • 方向：入力は着信メールの場合は受信メールフィールド、発信メールの場合は送信メールフィールドで行います。

  • 本文：メールのテキスト

通信者のプロパティ

DocuWare インデックスフィールドにコピーする連絡先情報をドロップダウンリストから選択します。
着信メールの場合はメール送信者の連絡先情報が使用され、発信メールの場合はメール受信者の連絡先情報が使用されます。

Outlook contact ごとに異なるメールアドレスを 3 つまで保存できます。3 つのアドレスはすべて、いつも [連絡先] で検索されます。

DocuWare ファイルキャビネット

定義をクリックしてダイアログを開き、必要なインデックスフィールドを選択します。

SQL クエリ

定義をクリックしてダイアログを開き、必要な SQL クエリの入力とテストを行います。

インデックスを作成する際、新しいドキュメントのフィールドが DocuWare Administration の [設定] に基づいてすでに入力されている場合があります。

選択した保管ダイアログのフィールドに固定エントリまたは既定のエントリがフィールドレベルで入力されている場合、このエントリは Connect to Outlook によって上書きされません。

選択した保管ダイアログのフィールドに固定エントリまたは既定のエントリがダイアログレベルで入力されている場合、このエントリは Connect to Outlook によって上書きされます。

疑問点がある場合は、ファイルキャビネットオペレーターにお問い合わせください。

[DocuWare ファイルキャビネット] 記入モード：ファイルキャビネットでの検索ビューの定義

保存先ステップで保存システム設定のインデックス作成方法として DocuWare ファイルキャビネットを選択した場合は、インデックス作成用のコンテンツを取得するファイルキャビネットとインデックスフィールドを決定します。
インデックスエントリの取得先となるドキュメントも指定します。これを行うには、インデックスエントリの取得先とするドキュメントに適用する基準を、ダイアログの下部セクションで定義します。これらの基準により、保存するメールへの接続が可能な限り正確に確立されます。基準にあったドキュメントが複数ある場合には、索引項目は最も新しいドキュメントを使用します。

例：

ユーザーがすでにアーカイブしているメールを、Connect to Outlook を使用して保存する場合があります。すでにアーカイブされているメールから、会社フィールドのインデックスエントリをコピーするとします。これらのメールのメールアドレスもインデックスエントリであり、メールアドレスフィールドで見つけることができます。このフィールドのコンテンツは、保存するメールと、インデックスエントリの取得先となるドキュメントとの接続 (一致コード) を確立します。
このようなシステム設定では、まず既存のメールが保存されているファイルキャビネットを選択し、インデックスエントリの取得先となる会社フィールドを選択します。検索クエリで接続 (一致コード) を定義します。検索する場所で、特定のエントリが含まれている DocuWare インデックスフィールドを入力します。この例ではメールアドレスフィールドになります。検索する対象には、検索対象のエントリを入力します。この例では送信者のメールアドレスになるため、メールのプロパティエントリと送信者アドレスエントリをドロップダウンリストから選択します。

ファイルキャビネット

ここでは、メールを保存するために索引語が取得されているドキュメントがアーカイブされているファイルキャビネットを選択します。アクセス権のあるすべての DocuWare file cabinets から選択できます。

このようなインデックス作成では、保存システム設定を使用する必要があるすべてのユーザーに、選択したファイルキャビネットの読み取り権限が付与されている必要があります。

フィールド

ここでは、保存するメールのインデックスエントリとして使用するコンテンツの取得先のインデックスフィールドを選択します。アクセス権がある、選択したファイルキャビネットのすべてのフィールドを使用できます。

このようなインデックス作成では、保存システム設定を使用する必要があるすべてのユーザーに、選択したフィールドの読み取り権限が付与されている必要があります。

検索クエリ

ここでは、索引語がとられるドキュメントに適用される条件を定義できます。複数のドキュメントがそれらの条件にあっている場合には、検索項目は最も新しいドキュメントを使います。

AND を使用して複数の検索条件をリンクできます。この場合、すべての条件が満たされる必要があります。

検索する場所：

ここでは、ある内容が見つかるべき DocuWare index field を入力します。上記で選択したファイルキャビネットの、アクセス権があるすべてのフィールドを使用できます。

検索する対象

ここでは、インデックスフィールドで検索するエントリの種類を入力します。

メールのプロパティ

インデックスエントリは保存するメールのいずれかのメールプロパティに一致する必要があります。
例：送信者のメールアドレス

通信者のプロパティ

インデックスエントリは Outlook 連絡先の連絡先情報項目に一致する必要があります。具体的には、着信メールのメール送信者の連絡先情報と、発信メールのメール受信者の連絡先情報に一致する必要があります。
例：送信者/受信者の名前

固定エントリ

ドキュメントには、選択したフィールドに特定の固定エントリが含まれている必要があります。
このような値を指定すると、通常は保存するメールと接続を確立できないため、この値は追加の条件としてのみ使用することを推奨します。
例：関係するドキュメントがメールのみである場合は、ドキュメントの種類を指定するフィールドでメール固定エントリを指定します。

既定のエントリ

インデックスエントリは既定のエントリに一致する必要があります。
例：関係するドキュメントがユーザー自身が作成したドキュメントのみである場合は、保存者フィールドで CURRENTUSERSHORTNAME を使用します。

エントリをここに入力します。エントリの種類に応じて、別の機能を表示することもできます。

メールのプロパティ

ドロップダウンリストから目的のメールプロパティを選択します。

通信者のプロパティ

ドロップダウンリストから希望の連絡先情報を選択します。

固定エントリ

フィールドに目的のエントリをタイプします。

既定のエントリ

ドロップダウンリストから次の既定のエントリの 1 つを選択します。

CURRENTDATE：現在の日付
CURRENTDATETIME：現在の日付と時間
CURRENTUSEREMAIL：DocuWare Administration に入力されている現在の DocuWare ユーザーのメールアドレス
CURRENTUSERLONGNAME：DocuWare Administration に入力されている現在のユーザーの正式名
CURRENTUSERSHORTNAME：DocuWare Administration に入力されている現在のユーザーの短縮名

[SQL クエリ] 記入モード：エディタ

インデックスの作成時に記入モードとして SQL クエリを選択した場合は、目的のデータベースへの接続と SQL クエリをここに入力します。これにより、保存するメールのインデックス作成に使用するレコードのエレメントが決定します。

接続設定

データベース接続を定義します。データベースの種類は MSSQL、MySQL、Oracle から選択できます。

MSSQL データベースを選択した場合は、ログインの種類を選択できます。

  • データベース認証：Connect to Outlook はユーザー名とパスワードに入力した特別なユーザー ID を使用してデータベースにログインします。
    別のユーザーが Connect to Outlook のシステム設定を使用する場合も、データベースへのクエリには常にこの ID を使用します。
    システム設定を使用するユーザーは、システム設定の管理者権限を持っていない場合、ログインデータを表示することはできません。

  • 信頼済み Windows ログイン：Connect to Outlook は現在の Windows ユーザー ID を使用します。
    別のユーザーが Connect to Outlook のシステム設定を使用する場合、データベースへのクエリには異なる ID が使用されます。
    このオプションを選択すると、ユーザー名フィールドとパスワードフィールドは使用できなくなります。

ユーザー名とパスワード：Connect to Outlook がデータベースにログインする方法を指定します。
システム設定を使用するユーザーは、システム設定の管理者権限を持っていない場合、ログインデータを表示することはできません。

SQL クエリ

クエリは常に単一の値を返さなければなりません。リストまたは表を返した場合は、最初の列の最初のエントリが使用されます。

SQL クエリを使用したインデックス作成が強化されたため、特定のメールプロパティを表す変数をクエリに組み込むことができます。

変数 (名前は変更できず、括弧のついた大文字でなければなりません)：

(BCC)
(BODY)
(CATEGORIES)
(DIRECTION)
(CC)
(CONTACT)
(EMAILSIZE)
(RECEIVEDDATETIME)
(RECEIVEDDATE)
(RECEIVER)
(SENDER)
(SENTDATETIME)
(SENTDATE)
(SUBJECT)

クエリの例

SELECT customername FROM Contacts where emailaddress = '(CONTACT)'

実行中に(CONTACT) はクエリで適切な連絡先アドレスと置き換えられ、それからデータベースへ送信されます。連絡先は着信メールの場合は送信者、発信メールの場合は受信者になります。