Connect to Outlook - イントロダクション

Connect to Outlook を使用すると、Microsoft Outlook から DocuWare に簡単にメールをアーカイブできるほか、Outlook から直接アーカイブ済みのメールにアクセスできます。

Connect to Outlook アプリケーションはシステム設定に基づいており、Mirosoft Outlook から直接起動することもできます。保管先、インデックス作成など、すべての保存情報はシステム設定で定義されます。

Microsoft Outlookの対応バージョンについては、システム要件をご確認ください。

DocuWare でのメールへのアクセス

1 つのメールからボタンを 1 回クリックするだけで、過去 30 日間に同じ送信者から受信したすべてのアーカイブ済みメールなどを見つけることができます。

これを行うには、DocuWare で定義済みの検索を、選択したメールから実行します。まずメールを選択し、次にメニューバーまたはコンテキストメニューから適切なクイック検索構成を選択します。

検索結果は Outlook のメールリストに最新のメールから順に並び替えられて表示されます。

新しいクイック検索構成は、DocuWare メニューの検索セクションを使用することで、Outlook から直接開始できます。

Outlook のメールを DocuWare に保存する方法は 3 つあります。

1.自動的に保管

DocuWare が監視しているフォルダのメールは自動的にアーカイブされます。

フォルダのコンテキストメニューで DocuWare で監視を選択し、監視フォルダを構成します。

このようなシステム設定は主にメールをアーカイブするファイルキャビネットと、アーカイブするメールのインデックスエントリを指定します。

2.手動保存

メールを選択し、コンテキストメニューまたは DocuWare メニューから保存システム設定を選択します。

新しい保存システム設定は、DocuWare メニューの保存セクションを使用することで、Outlook から直接開始できます。

3.送信して保管

ボタンを 1 回クリックするだけで、未送信のメールを送信すると同時に、それらのメールを DocuWare に保存できます。これは新規の電子メールおよび返信・転送の電子メールに適用されます。

新しいメール内でメッセージセクションに移動し、送信して保管機能を選択します。ボタンの下にあるドロップダウンリストから保存システム設定を選択します。

保管ダイアログ

メールの保存時に保管ダイアログが表示されるかどうかは、システム設定によって決まります。

保管ダイアログには、アーカイブするメールのインデックスエントリを入力するための DocuWare インデックスフィールドがあります。この索引語を使用して、後で再びそのメールを DocuWare ファイルキャビネットで探しだすことができます。

一部のフィールドは、保存システム設定によってすでに入力されている場合があります。これらのエントリは変更または追加できます。フィールドがまだ空になっている場合は、インデックスエントリを追加できます。

Connect to Outlook アプリケーションは、DocuWare 構成で一元的または個人的に作成されたシステム設定に基づいています。

これらのシステム設定は Connect to Outlook の構成機能権限が割り当てられているすべての DocuWare ユーザーがセットアップできます (DocuWare 構成 > ユーザー管理)。

システム設定には 3 種類あります。