Pour ranger un document du bac dans une armoire, double-cliquez d'abord sur le document pour l'ouvrir, puis cliquez sur Stocker. Si plusieurs boîtes de dialogue de stockage vous sont attribuées, veillez à en utiliser une pour l'armoire dans laquelle vous voulez stocker votre document. (Les boîtes de dialogue de stockage sont répertoriées sous <Archivname> - <Dialogname>.)
Il s'agit du dernier moment où il est possible d'attribuer des entrées d'index ou, en d'autres termes, de définir des critères de classification du document. Cet Index sera ensuite utilisé pour retrouver des documents dans l'armoire, les structurer en dossiers, les organiser sous forme de Processus de travail, et bien plus encore. Ne vous inquiétez pas, vous n'aurez pas besoin de saisir beaucoup d'informations, DocuWare s'en charge à votre place.
Indexation
Il est tout à fait possible que les champs index dans la boîte de dialogue de stockage soient déjà remplis, par exemple lorsque le document a été ajouté au bac via une configuration de numérisation ou d'importation et que la configuration contient déjà des règles d'indexation. Il est également possible que la fonction Intelligent Indexing soit activée pour votre bac. Vous pouvez reconnaître cette fonction grâce à des marques de couleur, aussi bien pour les documents présents dans le bac que pour les champs d'index dans la boîte de dialogue de stockage. La fonction Intelligent Indexing, basée sur le machine learning, lit les documents présents dans le bac, identifie immédiatement leurs informations principales et utilise ces informations de manière appropriée en tant qu'entrées d'index. La couleur du feu de signalisation vous indique le degré de fiabilité du service : vert = très fiable, orange = moyennement fiable, rouge = très peu fiable/aucune suggestion. En savoir plus sur la meilleure manière d'utiliser la fonction Intelligent Indexing pour le stockage.
Si un champ index est encore vide, vous pouvez lui attribuer un terme adapté à partir de la liste de sélection. Pour ce faire, cliquez sur la flèche située au bout du champ concerné.
Vous pouvez également accepter le contenu du document sans le saisir en utilisant la fonction One Click Indexing, qui vous garantit qu'aucune faute de frappe ni chiffre transposé ne seront présents dans le document. Il suffit de cliquer avec le curseur de la souris sur un terme ou un chiffre dans le document affiché pour affecter le contenu au champ actif de la boîte de dialogue de stockage. Le curseur passe alors immédiatement au champ index suivant pour que vous puissiez terminer l'indexation en moins de clics. Si vous souhaitez attribuer plusieurs mots à un champ index, maintenez la touche [Ctrl] enfoncée et cliquez sur les mots correspondants. En savoir plus sur la fonction One Click Indexing
Conseil pour les champs date : Appuyez sur la touche [x] pour entrer la date du jour dans le champ, utilisez les touches [+] et [-] pour avancer ou reculer d'un jour.
Lorsque tous les champs sont renseignés (ou au moins tous les champs obligatoires), cliquez à nouveau sur Stocker pour enregistrer votre document.