Avec Smart Search, vous pouvez rechercher des documents dans DocuWare sans avoir à interrompre votre travail dans votre application principale, telle que votre programme de comptabilité. Smart Search lit les données dans l'interface de votre application et les transfère à DocuWare sous forme de mots de recherche. Cela vous évite de saisir ou de copier manuellement du contenu dans une boîte de dialogue de recherche DocuWare.
Smart Search fonctionne à l'aide de configurations. Vous spécifiez notamment les données à transférer et les champs d'une boîte de recherche DocuWare vers lesquels ces données doivent être transférées. Vous créez différentes configurations selon les scénarios et les applications rencontrés.
Comment Smart Search vous accompagne dans votre travail
Supposons que vous utilisez une application de comptabilité pour vos factures. Vous archivez ces factures dans DocuWare. Les factures sont référencées sous le même numéro dans les deux systèmes.
Vous êtes en train de modifier un enregistrement de données d'une facture dans l'application de comptabilité. Vous souhaitez en même temps visualiser la facture pour l'enregistrement de données. Vous avez configuré une Smart Search à cet effet et vous cliquez donc sur le bouton DocuWare qui s'affiche dans votre application de comptabilité. Vous pouvez aussi utiliser un raccourci clavier que vous avez configuré au préalable. En tâche de fond, le système recherche alors dans DocuWare une facture portant le numéro correspondant. La facture récupérée s'affiche directement sur votre écran comme résultat.
Recherche
Pour spécifier le contenu de la recherche dans DocuWare, assignez des éléments de texte ou de liste de la fenêtre capturée aux champs index individuels de la boîte de dialogue DocuWare sélectionnée.
Sélection de l'armoire et de la boîte de dialogue de recherche
La liste répertorie par ordre alphabétique toutes les armoires DocuWare auxquelles au moins une boîte de dialogue de recherche a été assignée.
Définition de la recherche
Sélection d'un outil :
Texte : si vous souhaitez intégrer Smart Connect dans votre programme de comptabilité, la capture d'écran peut afficher la fenêtre avec une facture ouverte. Utilisez le numéro de facture pour effectuer votre Smart Search.
Cliquez sur l'outil Texte et faites glisser une zone de lecture sur la position où le numéro de facture apparaît habituellement. Vous reliez ainsi la zone de lecture au champ index « numéro de facture », qui se trouve à droite sous les champs index de votre armoire.Listes : pour une liste, le texte lu est rempli sous forme de lignes individuelles dans des champs de mots-clés individuels.
Ancrage : si la zone de texte ou de liste que vous voulez lire n'est pas toujours située dans une position fixe, placez d'abord une ancre à laquelle vous affectez ensuite la zone de lecture.
Pour modifier l'entrée dans la zone, cliquez sur Modifier 
.
Champ texte
Définir texte
Vous pouvez spécifier ici une sous-zone du texte lu à utiliser pour la recherche. Déterminez s'il faut utiliser uniquement le texte après, avant ou entre une chaîne spécifique. Vous pouvez également indiquer la position exacte (par exemple pour un code-barres) ou définir un délimiteur de champ et sélectionner une entrée spécifique.Remplacer le texte
Vous pouvez faire remplacer tout le texte lu d'une zone par un autre texte. Par exemple, le terme « facture » lu dans un document peut être remplacé par « facture - sortie » pour l'indexation. Vous pouvez le faire en créant une liste de toutes les entrées à remplacer. Vous pouvez choisir de remplacer toutes les valeurs ou seulement celles qui sont répertoriées.
Si toutes les valeurs doivent être remplacées : dans le cas où une valeur devant être lue manque, vous pouvez choisir si la valeur par défaut doit être acceptée ou si une erreur doit être créée et le processus abandonné.
Options supplémentaires pour le champ de date et le champ numérique
Pour le champ de date, vous pouvez également indiquer si seule la date ou la date et l'heure sont répertoriés dans la zone de lecture correspondante. Les formats correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur sont utilisés par défaut. Il est important de spécifier les formats afin que la date lue puisse être interprétée correctement.
Pour le champ numérique, vous pouvez également spécifier le format dans lequel le nombre est défini dans la zone de lecture associée. Par défaut, le format numérique correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur est utilisé. Il est important de spécifier le format afin que le chiffre lu puisse être interprété correctement.
Exécuter
Spécifiez le type d'élément pour lequel l'utilisateur doit lancer l'exécution d'une Smart Search. Un bouton et un raccourci clavier sont disponibles à cet effet. Il est possible de les combiner.
Bouton
Le bouton s'affiche directement dans l'application sélectionnée, par exemple votre programme de comptabilité. Cliquez sur « Bouton » et dessinez un cadre sur votre capture d'écran à l'endroit souhaité. Pour personnaliser la légende ou l'icône, cliquez dans le cadre sur Modifier .
Raccourcis clavier
Le raccourci clavier se définit dans la barre située à droite.
Affichage de la liste de résultats plutôt que de la Visionneuse DocuWare
Si la Smart Search n'a permis de trouver qu'un seul document, vous pouvez afficher la liste des résultats plutôt que la Visionneuse DocuWare. Pour ce faire, activez l'option Liste de résultats toujours ouverte.