Avec Smart Connect, vous pouvez connecter vos applications, telles que votre programme de comptabilité, directement à DocuWare. Smart Connect vous aide à rechercher des documents dans vos armoires et à indexer des documents.
Smart Connect lit le contenu de l’interface utilisateur de toute application et le transfère à DocuWare comme termes de recherche ou d’indexation. Ainsi, les termes de recherche ou d’indexation n’ont pas besoin d’être saisis manuellement.
Smart Connect propose les fonctions Highlight Search, Smart Search et Smart Index.
Highlight Search
Sélectionnez du texte dans n’importe quelle application, appuyez sur une combinaison de touches prédéfinie et le document souhaité de l’Armoire DocuWare s’ouvre dans la Visionneuse.
Exemple : Vous recevez un e-mail d’un client avec le numéro d’une facture que vous lui avez envoyée. Vous sélectionnez le numéro de la facture, appuyez sur [Alt-Shift-F4], et la facture se charge dans la Visionneuse.
Configuration : Pour utiliser Highlight Search dans tous vos programmes, configurez la nouvelle recherche une seule fois dans la Configuration DocuWare sous Smart Connect.
Plus d’informations sur la configuration de Highlight Search
Smart Search
Comme Highlight Search, Smart Search recherche des documents dans DocuWare sans que vous ayez à quitter votre application principale. Si vous le souhaitez, Smart Search peut intégrer un bouton de recherche à l’application, évitant ainsi la sélection de texte. Vous pouvez également définir plusieurs termes de recherche dans un Smart Search, par exemple, « Type de document : Facture » et « Fournisseur : Peters Engineering ».
Exemple : Vous travaillez dans un logiciel de comptabilité et avez souvent besoin du numéro de facture pour les enregistrements de données. En un clic sur le bouton de recherche, la facture correspondante s’ouvre.
Configuration : Pour chaque Smart Search, vous configurez une configuration séparée dans la Configuration DocuWare. Vous spécifiez notamment quels contenus de quelle application doivent être transférés dans quels champs d’une boîte de dialogue de recherche DocuWare.
Smart Index
Avec Smart Index, vous pouvez indexer des documents dans DocuWare sans avoir à quitter votre application principale, comme votre logiciel de comptabilité. Smart Index lit le contenu de l’interface de votre programme et le transfère à DocuWare en tant que termes d’indexation. Ceci se fait soit lors de l’archivage des documents, soit lors du réindexage de documents déjà archivés. Ainsi, vous n’avez plus à saisir ou copier le contenu d’autres applications dans une boîte de dialogue DocuWare.
Exemple : Vous enregistrez une facture dans votre logiciel de comptabilité et l’archivez dans DocuWare. La facture apparaît dans la Visionneuse DocuWare et la boîte de dialogue d’archivage s’ouvre. De retour dans le système de comptabilité, vous saisissez par exemple le nom de l’entreprise, la date, le numéro de facture et le montant. Lancez Smart Connect d’un simple clic : DocuWare transfère toutes ces données de l’interface du système de comptabilité à la boîte de dialogue d’archivage.
Configuration : Smart Index repose également sur des configurations définies dans la Configuration DocuWare. Dans la configuration, vous spécifiez notamment quels contenus de quelle application doivent être transférés dans quels champs d’une boîte de dialogue de recherche DocuWare.
Installer Smart Connect comme une DocuWare Desktop App
Pour utiliser Smart Connect, la DocuWare Desktop App Smart Connect doit être installée sur le serveur. Pour plus d’informations sur l’installation de Smart Connect, consultez les DocuWare Desktop Apps.
Vous devez également connecter les DocuWare Desktop Apps installées localement à votre DocuWare dans le client web DocuWare : Client DocuWare > Menu Démarrer > DocuWare Desktop Apps > Connexion aux DocuWare Desktop Apps.
DocuWare Smart Connect est inclus dans DocuWare Cloud. Pour les installations sur site, DocuWare Smart Connect est un module supplémentaire nécessitant une licence.