Avec Smart Index, vous pouvez indexer des documents dans DocuWare sans avoir à interrompre votre travail dans votre application principale, telle que votre programme de comptabilité. Smart Index lit les données dans l'interface de votre programme et les transfère à DocuWare sous forme de mots index. Cela se produit lorsque des documents sont stockés ou lorsque des documents qui ont déjà été archivés sont réindexés. Vous n'avez plus besoin de saisir ou de copier le contenu d'autres applications dans une boîte de dialogue DocuWare.
Smart Index fonctionne à l'aide de configurations. Dans une configuration de ce type, vous spécifiez notamment l'application depuis laquelle transférer des données, les données à transférer et les champs d'une boîte de stockage ou d'informations DocuWare vers lesquels ces données doivent être transférées. Vous créez différentes configurations selon les scénarios rencontrés.
Comment Smart Index vous accompagne dans votre travail
Supposons que vous utilisez une application de comptabilité pour vos factures. Vous archivez ces factures dans DocuWare.
Vous numérisez les factures pour qu'elles soient disponibles dans un bac à lettres DocuWare sur le client DocuWare. Vous saisissez la facture dans le programme de comptabilité et l'archivez simultanément. Pour ce faire, vous sélectionnez les factures dans le bac et choisissez l'armoire dans laquelle les factures doivent être stockées. Dans la Visionneuse DocuWare, la première facture s'affiche et le menu de stockage DocuWare s'ouvre.
En parallèle, vous avez ouvert votre logiciel de comptabilité. Vous y saisissez les données des factures, par exemple la société, la date, le numéro de facture et le montant. En outre, votre système comptable attribue un numéro unique à cet enregistrement.
Si vous cliquez à présent sur le bouton Smart Index dans la boîte de dialogue de stockage DocuWare, toutes ces données sont transférées de l'interface utilisateur du système comptable vers les champs correspondants de la boîte de dialogue de stockage DocuWare. Les mots index de DocuWare sont ainsi assignés d'un simple clic, ce qui élimine les fautes de frappe lors de la double saisie des données et les incohérences entre les données du système comptable et les mots index de DocuWare.
Indexation
Pour spécifier quel mot index doit être fourni à DocuWare, assignez des éléments de texte ou de liste de la fenêtre capturée aux champs index individuels de la boîte de dialogue DocuWare sélectionnée.
Sélection d'une armoire et d'une boîte de dialogue
La liste répertorie par ordre alphabétique toutes les armoires DocuWare auxquelles au moins une boîte de dialogue de stockage ou d'informations a été assignée.
Définition de l'indexation
Pour l'indexation, le texte est lu à partir de votre application externe et transféré dans les champs index DocuWare. Pour ce faire, vous créez des zones de lecture que vous pouvez positionner avec une ancre, si nécessaire.
Sélection d'un outil :
Texte : par exemple, votre capture d'écran montre votre programme de comptabilité avec une facture en cours et vous voulez utiliser le numéro de facture pour l'indexation. Cliquez sur l'outil Texte et faites glisser une zone de lecture sur la zone du numéro. Reliez cette zone au champ index « Numéro de facture » qui se trouve à droite en regard des champs index de votre armoire. Le numéro lu s'affiche dans le champ index.
Liste : pour une liste, le texte lu est rempli sous forme de lignes individuelles dans des champs de mots-clés individuels.
Ancrage : si la zone de texte ou de liste que vous voulez lire n'est pas toujours située dans une position fixe, placez d'abord une ancre à laquelle vous affectez ensuite la zone de lecture.
Pour modifier l'entrée dans la zone, cliquez sur Modifier 
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Champ texte
Définir texte
Vous pouvez spécifier ici une sous-zone du texte lu à utiliser pour l'indexation. Déterminez s'il faut utiliser uniquement le texte après, avant ou entre une chaîne spécifique. Vous pouvez également indiquer la position exacte (par exemple pour un code-barres) ou définir un délimiteur de champ et sélectionner une entrée spécifique.Remplacer le texte
Vous pouvez faire remplacer tout le texte lu d'une zone par un autre texte. Par exemple, le terme « facture » lu dans un document peut être remplacé par « facture - sortie » pour l'indexation. Vous pouvez le faire en créant une liste de toutes les entrées à remplacer. Vous pouvez choisir de remplacer toutes les valeurs ou seulement celles qui sont répertoriées.
Si toutes les valeurs doivent être remplacées : dans le cas où une valeur devant être lue manque, vous pouvez choisir si la valeur par défaut doit être acceptée ou si une erreur doit être créée et le processus abandonné.
Options supplémentaires pour le champ de date et le champ numérique
Pour le champ de date, vous pouvez également indiquer si seule la date ou la date et l'heure sont répertoriés dans la zone de lecture correspondante. Les formats correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur sont utilisés par défaut. Il est important de spécifier les formats afin que la date lue puisse être interprétée correctement.
Pour le champ numérique, vous pouvez également spécifier le format dans lequel le nombre est défini dans la zone de lecture associée. Par défaut, le format numérique correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur est utilisé. Il est important de spécifier le format afin que le chiffre lu puisse être interprété correctement.