Exporter des documents vers une armoire électronique autonome.
Une armoire électronique Request autonome est basée sur une configuration dans laquelle la sélection de documents, le format, les options de recherche et la planification d'exportation sont stockés.
Vous pouvez commencer à exporter des documents directement à partir d'une liste du client DocuWare. Vous recherchez les documents souhaités ou vous sélectionnez une liste de tâches dans Task Manager. Avec la commande « Exporter en tant que Request », tous les documents de cette liste sont transférés dans l'armoire électronique autonome. Les colonnes de la liste contenant les entrées d'index sont également transférées et utilisées pour rechercher et afficher les documents dans l'armoire autonome.
Vous pouvez également démarrer l’exportation directement à partir du module « Request » de la Configuration DocuWare. Ici, vous indiquez l'armoire électronique d’origine, filtrez les documents à exporter et choisissez une liste contenant les colonnes utilisées pour l'affichage et le recherche dans l'armoire autonome.
Seuls les documents pour lesquels l'utilisateur exécutant la tâche dispose des autorisations sont exportés. Si aucun filtre n'est utilisé pour la sélection des documents, tous les documents de l'armoire électronique sont exportés. Les champs de tableau ne sont pas disponibles pour le filtrage. Les champs de tableau sont également exportés, mais ils ne sont pas affichés dans le client Request.
Autoriser la signature électronique après le téléchargement
Par défaut, le nom du fichier zip d'une armoire à dossiers de demande est automatiquement modifié pour le téléchargement. Toutefois, pour être signée électroniquement, l'armoire exportée doit être intacte à tous égards. Cette option empêche le changement de nom.
Gestion des versions et historique des processus de travail
Si l'armoire prend en charge la gestion des versions, vous pouvez définir ici si les versions du document doivent également être transférées vers Request. Si l'armoire ne prend pas en charge la fonction Gestion des versions, cette zone reste grisée.
Si le document fait partie d'un processus de travail, l'historique des processus de travail de celui en cours est également transféré vers l'armoire Request. Vous ouvrez l'historique du processus de travail dans le navigateur Request à l'aide de l'icône représentant une horloge en regard du document. Le tableau de l'historique du processus de travail contient les entrées suivantes : Étape, Activité, Décision, Date, Heure, Utilisateur et Version de document.
Format des documents
Par défaut, les documents sont exportés dans leur format d'origine. Les documents peuvent être ouverts dans le logiciel d'origine à partir des armoires électroniques autonomes, à condition qu'il soit installé sur l'ordinateur de l'utilisateur. Les documents convertis en PDF ne peuvent pas être réimportés.
Si vous devez importer une armoire électronique Request dans un système DocuWare, sélectionnez le « format d'origine ».
L'option Convertir en PDF vous permet de choisir si vous voulez inclure les annotations dans la conversion ou non. Les annotations pourront être modifiées après la réimportation.
Si aucun lecteur de PDF n'est installé sur l'ordinateur de l'utilisateur, DocuWare Request en fournit un.
Les documents des armoires électroniques Request sont en lecture seule. Si vous modifiez un document, vous devez l'enregistrer en dehors de DocuWare Request.
Rechercher dans une armoire électronique autonome
Vous pouvez utiliser une recherche plein texte dans l'armoire autonome si la recherche plein texte est activée dans l'armoire d'origine.
La recherche plein texte recherche non seulement les entrées des champs d'index, mais également le contenu des documents. Si vous avez sélectionné une armoire qui ne prend pas en charge la recherche plein texte, cette zone est grisée. Dans l'armoire électronique Request, vous effectuez une recherche uniquement à l'aide des champs d'index définis dans la liste de résultats/tâches.
Programmation
Vous démarrez une tâche pour exporter les documents dans une armoire électronique autonome en fonction des paramètres de configuration. Vous pouvez exécuter la tâche une fois ou de manière récurrente à une heure précise.
Transmettre une armoire électronique autonome
L'armoire électronique Request exportée peut être chargée sous la forme d'un fichier zip depuis la page d'aperçu du module Request de la Configuration DocuWare.
Vous trouverez plus d'informations sur les options individuelles dans l'interface utilisateur du module DocuWare Request.
Réimporter des documents depuis une armoire électronique autonome dans DocuWare
Pour la réimportation, l'armoire électronique Request doit être située dans l'emplacement de stockage spécifié dans la configuration d'importation. Les emplacements de stockage pour l'importation et l'exportation ne doivent pas nécessairement être les mêmes.
Tous les documents sont importés, y compris ceux qui se trouvent déjà dans l'armoire. Les restrictions suivantes s'appliquent à l'importation :
Les documents ne peuvent pas être importés si les champs d'index contiennent des restrictions telles que « Non vide », « Unique » ou « Valeur fixe » et si les données d'index des documents à importer ne respectent pas ces restrictions. Par exemple : Un champ est spécifié comme étant « Non vide » mais il est vide dans le document à importer. Les détails sont enregistrés dans le journal. En cas de doute, contactez votre administrateur DocuWare.
Seuls les contenus des champs également disponibles dans l'armoire de destination peuvent être transférés.
Il est impossible de récupérer un historique de processus de travail à partir de l'armoire Request.
Les versions de document sont importées de nouveau en tant que documents individuels. Si un document existe en deux versions, trois documents individuels se trouvent dans l'armoire électronique après la réimportation.
Les documents convertis au format PDF ne peuvent pas être importés. Les documents peuvent uniquement être importés dans leur format d'origine.
Pour les champs de tableau à réimporter, les noms du champ et des colonnes ainsi que le type des colonnes doivent être identiques dans la source et dans la destination.
L'utilisateur doit au préalable avoir les droits « Propriétaire d'armoire » pour l'armoire de destination afin de pouvoir importer des documents.
Vous ne pouvez importer que les armoires Request créées à partir de DocuWare 6.12 ou ultérieur.