DocuWare Intelligent Indexing classifie automatiquement les documents et suggère des termes d'indexation, fournissant des termes par défaut cohérents pour certains types de documents.
Modifiez les termes qu'Intelligent Indexing fournit, de sorte qu'il puisse être facilement utilisé pour incorporer des documents indexés dans d'autres processus d'entreprise automatisés
Cet article explique comment personnaliser les suggestions d'indexation par défaut pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise, en utilisant des exemples pratiques.
Exemple 1 : adapter le nom des types de documents
La valeur d'index fournie par Intelligent Indexing pour un type de document doit être utilisée pour déclencher un processus de travail supplémentaire dans votre entreprise. Ces autres processus de travail peuvent « s'attendre » à des termes différents de ceux suggérés par Intelligent Indexing, par exemple « Facture entrante » au lieu de « Facture (entrante) ».
Dans ce cas, sélectionnez votre terme spécifique pour ce type de document pour vous assurer que ces processus fonctionnent correctement. Si Intelligent Indexing identifie un document comme « Facture (entrante) », le document continuera à être lu en tant que tel, mais le terme d'index utilisé sera « Facture entrante ».
Voici comment (depuis DocuWare version 6.6) :
Allez dans Configuration de DocuWare > Intelligent Indexing > Zone 3 Personnaliser > Changer le nom des types de documents
Exemple 2: comparer les résultats d'Intelligent Indexing avec des sources externes
Les résultats d'Intelligent Indexing peuvent être comparés aux données existantes d'autres applications et filtrés. Il en résulte des données cohérentes à l'échelle de l'entreprise
Utilisez Intelligent Indexing pour indexer automatiquement vos documents.
Pour que les noms de l'entreprise utilisés comme mots d'index dans DocuWare soient cohérents avec ceux de votre système ERP, exportez une liste correspondante depuis le système ERP et attachez-la à Intelligent Indexing à l'aide d'un filtre de champs.
Lors de l'indexation, Intelligent Indexing recherchera le nom de l'entreprise dans le document comme d'habitude. Cependant, le système ne le suggère pas directement en tant que terme d'indice ; au lieu de cela, il regarde d'abord dans la liste à partir du système ERP pour voir s'il contient exactement le nom de cette entreprise ou un nom similaire. Ceci sera suggéré comme terme d'index.
Voici comment (depuis DocuWare version 6.6) :
Allez dans Configuration de DocuWare > Intelligent Indexing > Zone 3 Personnaliser > Changer le filtre de champs