Dans DocuWare Forms, un élément de liste déroulante peut désormais fournir un nombre à un calcul. Cela s'applique au champ Liste déroulante et à une colonne Liste déroulante dans un champ Tableau. L'option et les règles sont identiques dans les deux cas.
Jusqu'à présent, un chiffre présent dans une liste déroulante était perdu pour tout calcul. Seuls les champs Numéro et les colonnes Numéro pouvaient faire partie d'une formule. Il fallait donc copier la valeur affichée dans un second champ, ou effectuer le calcul plus tard dans le processus. Les valeurs issues d'une liste de sélection étaient particulièrement concernées : une liste de sélection ne peut être reliée qu'à une liste déroulante, jamais à un champ Numéro. Les chiffres conservés dans une base de données pouvaient donc être affichés sur le formulaire, mais jamais servir à un calcul.
Désormais, une liste déroulante devient disponible pour les formules dès que vous activez la nouvelle option Valeur numérique uniquement dans les paramètres du champ ou de la colonne Liste déroulante. Dans l'éditeur de formules, elle apparaît alors sous Champs de la liste déroulante, Colonnes de listes déroulantes et Sommes des colonnes de listes déroulantes, et elle peut être combinée dans la même formule avec des champs de type Numéro. Les personnes qui remplissent le formulaire ne voient aucun nouveau paramètre. Pour elles, les champs qu'elles remplissaient à la main sont simplement calculés.
Composant : DocuWare Forms
Applications
Commande avec les prix du catalogue (colonne de liste déroulante dans un champ de formulaire de type tableau) : Peters Engineering conserve son catalogue de produits dans une liste de sélection DocuWare comportant plusieurs colonnes, une pour le produit, une pour son prix, une pour son taux de taxe. Le choix du produit dans le tableau de commande amène donc aussi son prix dans le formulaire.
Jusqu'à présent, ce prix pouvait seulement être affiché : pour obtenir un total de ligne, l'acheteur devait le ressaisir dans une colonne numérique. Avec la nouvelle option numérique activée sur la colonne de prix, le total de ligne correspond au prix multiplié par la quantité. Un champ de liste déroulante pour le taux de remise, qui ne propose que les taux approuvés, est ensuite appliqué à la somme de toutes les lignes.Feuille d'heures avec les taux horaires convenus (champ de liste déroulante ajouté manuellement lors de la configuration du formulaire) : le personnel payé à l'heure déclare ses heures sur un formulaire. Le taux horaire est une liste déroulante contenant le taux standard et le taux des heures supplémentaires, afin que personne ne puisse saisir un taux qui n'a jamais été convenu. Le taux multiplié par les heures donne désormais la rémunération de la vacation, qui devait auparavant être calculée après l'envoi du formulaire.
Approbation avec le budget actuel sur le formulaire (champ de liste déroulante issu d'une liste de sélection) : une liste de sélection extrait d'une base de données le budget restant par centre de coûts. Seule une liste déroulante atteint ces données, de sorte que le chiffre pouvait être affiché sur le formulaire mais pas utilisé. Elizabeth Cash, qui approuve une demande d'achat dans un processus procure-to-pay, voit désormais le budget restant et ce que la demande en laisserait avant de décider.
Avantages
Les chiffres gérés ailleurs – prix catalogue, taux de taxe, taux horaires, budgets – parviennent au calcul sans que personne ne les ressaisisse
Les données en direct d'une base de données peuvent servir aux calculs et à l'indexation
Fonctionnement
Dans DocuWare Forms, accédez à l'onglet Concepteur et ouvrez un champ Liste déroulante ou la colonne Liste déroulante dans un champ Tableau. Les paramètres de la liste déroulante sont identiques.
Rendez la liste déroulante numérique en sélectionnant Valeur numérique uniquement.
Avec Valeur numérique uniquement, les chiffres peuvent servir à un calcul.
2. Assurez-vous que les choix sont des nombres. Ce que vous devez vérifier dépend de l'origine de la liste :
Fourni par l'utilisateur : en tant que personne qui configure le formulaire, vous saisissez les choix directement dans les paramètres du champ. Forms limite votre saisie au format numérique requis.
Liste de sélection : les choix proviennent d'une liste de sélection DocuWare, soit une liste fixe, soit une liste remplie dynamiquement depuis une base de données ou une autre source. Forms n'ajuste pas ces valeurs. Vérifiez que chaque entrée de la colonne de liste de sélection assignée est un nombre au format requis.
Les valeurs de liste de sélection qui ne correspondent pas au format numérique requis sont exclues de la liste déroulante. Ces choix n'apparaissent pas dans le formulaire et ne peuvent pas être recherchés. Vérifiez de nouveau la liste de sélection chaque fois que son contenu change.
3. Utilisez la liste déroulante dans une formule. Une liste déroulante numérique se comporte comme un composant de type Numéro, avec une exception : elle ne peut être qu'une entrée. Un calcul ne peut pas réécrire son résultat dans une liste déroulante. Choisissez donc un champ ou une colonne de type Numéro sous Afficher le résultat dans.
Dans un tableau, une colonne de liste déroulante fonctionne comme une colonne numérique, ici « Price » multiplié par « Quantity ».
Un champ de liste déroulante dans une formule, ici la somme d'un tableau multipliée par un taux de remise
4. Publiez le formulaire pour que la modification atteigne les personnes qui le remplissent.