DocuWare Mobile

L'application mobile DocuWare vous permet d'utiliser les fonctionnalités de DocuWare sur votre smartphone Vous accédez aux documents archivés, participez à des workflows et enregistrez de nouveaux documents.

L'application mobile DocuWare est disponible pour Android et iOS, et les fonctionnalités sont les mêmes pour l'un comme pour l'autre.

L'application mobile DocuWare peut être utilisée avec DocuWare à partir de la version 7.0. Pour les clients DocuWare Cloud, l'utilisation de DocuWare Mobile est incluse dans l'ensemble des fonctionnalités. Pour DocuWare sur site, une licence est nécessaire.

Comment configurer l'application mobile DocuWare :

1. Installez l'application à partir de l'App Store (iOS) ou du Play Store (Android) sur votre smartphone.

2. Ouvrez DocuWare Client et sélectionnez Applications mobiles dans le menu principal.

3. Sur le smartphone, accédez au menu des paramètres « Connexions - Connexion à DocuWare ».

4. Scannez le code QR affiché ou saisissez manuellement l'URL de votre organisation DocuWare dans l'application mobile du smartphone.

5. Saisissez vos identifiants DocuWare.

6. Enfin, indiquez les bacs, les boîtes de dialogue de stockage, les boîtes de dialogue de recherche et les listes à afficher dans l'application.

Voici les fonctions principales de l'application mobile :

Recherche et affichage de documents

Vous pouvez trouver des documents dans l'application mobile en utilisant les boîtes de dialogue de recherche. Les documents trouvés sont affichés de la même manière que dans le Web Client, soit sous forme de vignettes avec un titre, soit sous forme de liste avec aperçu des vignettes, titre et quelques entrées d'index.

Stockage de documents

Les téléchargements ou les documents récemment photographiés peuvent être stockés dans une armoire ou bac DocuWare à l'aide de la fonction Partager :

1. Ouvrez un document/image sur votre smartphone

2. Appuyez sur l'icône Partager

3. Sélectionnez DocuWare dans la liste des applications proposées

4. Définissez un bac ou une boîte de dialogue de stockage d'une armoire comme cible de stockage et confirmez en cliquant sur Télécharger.

5. Ouvrez l'application mobile DocuWare pour terminer le téléchargement : lorsque vous sélectionnez une armoire DocuWare comme emplacement de stockage, la zone Prêt pour le stockage s'affiche dans l'application. La boîte de dialogue de stockage est déjà stockée. Vous pouvez également indexer le document avant de le stocker.

Modification des tâches de workflow

Les tâches du workflow sont affichées dans une zone distincte et peuvent être modifiées directement sur votre smartphone. Les tampons Workflow sont disponibles à cet effet, entre autres fonctions. Les tampons sont automatiquement placés sur un espace libre, mais peuvent également être déplacés. Vous pouvez vérifier l'emplacement si nécessaire dans un aperçu.

Partage ou transfert de documents archivés

Téléchargez les documents archivés sur votre smartphone. Cela est faisable sous forme de PDF ou dans le format original. Pour partager les documents avec d'autres personnes par e-mail, WhatsApp ou d'autres applications, sélectionnez Partager dans le menu du document et choisissez un contact.

Rattacher les documents

Des documents ou des photos supplémentaires peuvent être joints aux documents déjà archivés. Ouvrez le document archivé et sélectionnez la fonction Attacher le document dans le menu document. Ensuite, sélectionnez le bac contenant le document/photo que vous souhaitez rattacher. Après avoir marqué le document/la photo correspondant(e), confirmez l'opération avec Attacher.

Modification des données d’index

Les données d'index peuvent être modifiées directement dans le menu du document. Cela s'applique aux documents et aux enregistrements de données. Prenez des décisions concernant un enregistrement de données et transmettez-le dans le workflow.

Les données d'index peuvent également être résumées sous forme de tableau. Ces tableaux d'index sont utilisés, par exemple, pour le traitement des factures entrantes. Dans DocuWare, les articles individuels sont mappés par le biais de tableaux d'index et sont ainsi assignés à différents centres de coûts, par exemple. Dans l'application mobile, les entrées individuelles des champs du tableau peuvent être affichées et également modifiées. Insérez de nouvelles lignes ou supprimez des lignes existantes.

Il est également possible de travailler avec des tableaux d'index sur un smartphone, à la fois dans le cadre de décisions de workflows et indépendamment, en accédant à des documents archivés et à leurs entrées d'index.