L'application mobile DocuWare vous permet d'utiliser les fonctionnalités de DocuWare sur votre smartphone Vous accédez aux documents archivés, participez à des workflows et enregistrez de nouveaux documents.
L'application mobile DocuWare est disponible pour Android et iOS, et les fonctionnalités sont les mêmes pour l'un comme pour l'autre.
L'application mobile DocuWare peut être utilisée avec DocuWare à partir de la version 7.0. Pour les clients DocuWare Cloud, l'utilisation de DocuWare Mobile est incluse dans l'ensemble des fonctionnalités. Pour DocuWare sur site, une licence est nécessaire.
Comment configurer l'application mobile DocuWare :
Installez l'application à partir de l'App Store (iOS) ou du Play Store (Android) sur votre smartphone.
Ouvrez DocuWare Client et sélectionnez Applications mobiles dans le menu principal.
Sur le smartphone, accédez au menu des paramètres « Connexions - Connexion à DocuWare ».
Scannez le code QR affiché ou saisissez manuellement l'URL de votre organisation DocuWare dans l'application mobile du smartphone.
Saisissez vos identifiants DocuWare.
Enfin, indiquez les bacs, les boîtes de dialogue de stockage, les boîtes de dialogue de recherche et les listes à afficher dans l'application.
Voici les fonctions principales de l'application mobile :
Recherche et affichage de documents
Vous pouvez trouver des documents dans l'application mobile en utilisant les boîtes de dialogue de recherche. Les documents trouvés sont affichés de la même manière que dans le Web Client, soit sous forme de vignettes avec un titre, soit sous forme de liste avec aperçu des vignettes, titre et quelques entrées d'index.
Stockage de documents
Les téléchargements ou les documents récemment photographiés peuvent être stockés dans une armoire ou bac DocuWare à l'aide de la fonction Partager :
Ouvrez un document/image sur votre smartphone
Appuyez sur l'icône Partager
Sélectionnez DocuWare dans la liste des applications proposées
Définissez un bac ou une boîte de dialogue de stockage d'une armoire comme cible de stockage et confirmez en cliquant sur Télécharger.
Ouvrez l'application mobile DocuWare pour terminer le téléchargement : lorsque vous sélectionnez une armoire DocuWare comme emplacement de stockage, la zone Prêt pour le stockage s'affiche dans l'application. La boîte de dialogue de stockage est déjà stockée. Vous pouvez également indexer le document avant de le stocker.
Modification des tâches de workflow
Les tâches du workflow sont affichées dans une zone distincte et peuvent être modifiées directement sur votre smartphone. Les tampons Workflow sont disponibles à cet effet, entre autres fonctions. Les tampons sont automatiquement placés sur un espace libre, mais peuvent également être déplacés. Vous pouvez vérifier l'emplacement si nécessaire dans un aperçu.
Partage ou transfert de documents archivés
Téléchargez les documents archivés sur votre smartphone. Cela est faisable sous forme de PDF ou dans le format original. Pour partager les documents avec d'autres personnes par e-mail, WhatsApp ou d'autres applications, sélectionnez Partager dans le menu du document et choisissez un contact.
Rattacher les documents
Des documents ou des photos supplémentaires peuvent être joints aux documents déjà archivés. Ouvrez le document archivé et sélectionnez la fonction Attacher le document dans le menu document. Ensuite, sélectionnez le bac contenant le document/photo que vous souhaitez rattacher. Après avoir marqué le document/la photo correspondant(e), confirmez l'opération avec Attacher.
Modification des données d’index
Les données d'index peuvent être modifiées directement dans le menu du document. Cela s'applique aux documents et aux enregistrements de données. Prenez des décisions concernant un enregistrement de données et transmettez-le dans le workflow.
Les données d'index peuvent également être résumées sous forme de tableau. Ces tableaux d'index sont utilisés, par exemple, pour le traitement des factures entrantes. Dans DocuWare, les articles individuels sont mappés par le biais de tableaux d'index et sont ainsi assignés à différents centres de coûts, par exemple. Dans l'application mobile, les entrées individuelles des champs du tableau peuvent être affichées et également modifiées. Insérez de nouvelles lignes ou supprimez des lignes existantes.
Il est également possible de travailler avec des tableaux d'index sur un smartphone, à la fois dans le cadre de décisions de workflows et indépendamment, en accédant à des documents archivés et à leurs entrées d'index.
Affichage des documents
Affichage de documents dans la Visionneuse DocuWare spécialement adaptée aux appareils mobiles, indépendamment du format d'archivage des documents.
Affichage des boîtes de dialogue de recherche et des listes de tâches
Utilisation de liste de sélection et de listes filtrées dans la boîte de dialogue de recherche
Stockage de documents
Stocker les documents dans l'armoire avec la fonction Partager
Charger des documents provenant d'autres applications dans DocuWare Mobile à l'aide de la fonction Partager
Charger et présenter les documents dans le bac et les classer dans l'armoire à partir de là
Utiliser les listes de sélection et les listes filtrées dans la boîte de dialogue de stockage
Utiliser les suggestions Intelligent Indexing pour le classement à partir des bacs
Modification de documents
Contrôle des workflows basé sur Task Manager à l'aide de périphériques mobiles : Prise en charge des fonctions de tampon de DocuWare (les champs de mots-clés ne sont pas pris en charge), y compris tampon d'image ; modification des données d'index
Modifier les tableaux d'index des documents archivés, par exemple affecter ou débloquer des postes de facture individuels à un centre de coûts
Modifier les documents de workflow (avec une licence Workflow Manager)
Les tâches à modifier et les documents qui leur sont associés sont regroupés dans une liste automatique
Modification de tâches de workflow : Prendre des décisions en fixant des tampons
Modifier les tableaux d'index des documents de workflow, par exemple assigner ou débloquer des postes de facture individuels à un centre de coûts
Connexion des applications mobiles à DocuWare
Créer, modifier et supprimer des connexions en indiquant leur nom, le nom d'hôte, le nom d'utilisateur et l'organisation
Ouvrir les informations de connexion dans une liste pour les afficher en un clic
Se connecter à DocuWare via le code QR
Scanner de code QR intégré
Sécurité
Autorisation utilisateur via connexion simple
Transfert de documents de DocuWare Server vers DocuWare Mobile via HTTPS (cryptage sécurisé du protocole par le biais de certificats SSL)