Grâce à la dernière mise à jour du complément DocuWare pour Microsoft Outlook, vous pouvez désormais choisir comment un e-mail et ses pièces jointes seront archivés : soit en documents distincts, soit attachés par trombone dans un seul fichier. Si vous optez pour l’attache par trombone, vous pouvez également définir l’ordre d’affichage — par exemple présenter d’abord la facture jointe, puis le texte de l’e-mail, afin que l’information la plus pertinente apparaisse en premier.
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Dans la nouvelle section Séparation, vour pouvez préciser comment les éléments du message sélectionné – corps de l’e-mail et pièces jointes – seront archivés dans DocuWare : soit comme fichiers individuels (à gauche), soit regroupés dans un document attaché par trombone (à droite).
Lorsque vous archivez un e-mail et ses pièces jointes séparément, la boîte de dialogue de stockage affiche désormais un compteur en temps réel des fichiers en cours de traitement ainsi que l’état de chacun d’entre eux. Les pièces jointes individuelles peuvent être ignorées à la volée sans fermer la fenêtre.
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Ignorez un document pendant le traitement — pratique, par exemple, si vous constatez dans l’aperçu de la boîte de dialogue de stockage qu’il n’est pas pertinent.
Les factures électroniques jointes, au format PDF ou XML, peuvent elles aussi être capturées automatiquement. Il vous suffit d’intégrer une configuration de traitement de documents dédiée à la facturation électronique ; toutes les métadonnées de la e-facture seront alors renseignées automatiquement dans votre boîte de dialogue de stockage.
La version mise à jour du complément est disponible depuis la fin juin. Les utilisateurs de DocuWare Cloud reçoivent cette nouvelle version automatiquement : aucune mise à jour manuelle n’est nécessaire. De plus, un message intégré à l’application vous présentera l’ensemble des nouvelles fonctionnalités lors de la première ouverture de la dernière version.
Pour plus de détails, vous pouvez consulter l’aide DocuWare for Outlook .