Les données saisies dans un formulaire peuvent être utilisées pour remplir les champs d'index DocuWare. Dans l'onglet Indexation de la configuration du formulaire, vous pouvez attribuer les champs d'index de la boîte de dialogue de stockage aux champs du formulaire.
Dans DocuWare, les champs d'index marqués comme obligatoires doivent être remplis par la personne qui remplit le formulaire avant que celui-ci puisse être envoyé.
Si un champ d'index est marqué comme protégé en écriture dans la boîte de dialogue d'enregistrement ou au niveau du champ, ce champ n'est pas affiché ici, car aucune nouvelle entrée n'est possible.
Sélectionnez votre mode de remplissage pour chaque champ.
Source
Vous pouvez utiliser les valeurs d'index pour rechercher des formulaires dans l'armoire, par exemple. Définissez la manière dont les champs d'index doivent être remplis.
À gauche, vous pouvez voir les champs Index de la boîte de dialogue du magasin que vous avez sélectionnée dans la section « Résultat » précédente. Les champs Index marqués comme obligatoires dans DocuWare doivent être utilisés pour l'indexation.
If Lecture seule est défini pour un champ d'index dans la boîte de dialogue du magasin ou au niveau du champ, ce champ n'est pas affiché ici parce qu'aucune nouvelle entrée n'est possible.
Mode de remplissage « Champ formulaire Web »
Le champ d'index est rempli par une entrée provenant d'un champ de formulaire Web. Sélectionnez le formulaire Web à droite sous « Valeur ».
La liste de sélection sous « Valeur » est ajustée en fonction du type de champ d'index:
Pour un champ d'index de type « Nombre », le formulaire ne propose pas d'élément texte.
Un champ Index « Mot-clé » convient à un champ de formulaire « Case à cocher », car seul un champ de mot-clé peut gérer plusieurs entrées d'index.
Le champ de l'armoire « Nombre décimal » n'est rempli qu'avec un champ de formulaire « Nombre »
Le champ « Date/Heure » de l'armoire n'est rempli que par le champ « Date » d'un formulaire.
Lorsque vous liez un champ de formulaire Pièce jointe à un champ d'index, le nom du fichier joint (avec son extension) est saisi comme valeur d'index. Si plusieurs pièces jointes sont disponibles, les noms des fichiers sont séparés les uns des autres par des points-virgules. Si le champ de l'armoire est un champ de mots-clés, chaque nom de fichier est utilisé comme entrée de mot-clé.
Si une liste de sélection avec « Seules les entrées de la liste de sélection sont possibles » est activée pour un champ d'index, assurez-vous que l'utilisateur ne peut effectuer des entrées qu'à partir de la liste de sélection lorsqu'il remplit le formulaire Web. Dans le cas contraire, des problèmes peuvent survenir lors de l'enregistrement du formulaire.
Un tableau ne peut être indexé qu'avec un tableau d'index du dialogue de stockage.
Conseil : utilisez les mêmes types et noms de champs pour les tables des formulaires que pour le tableau d'index le dialogue de stockage. Ainsi, toutes les colonnes dont les noms et les types correspondent seront automatiquement affectées au tableau d'index en cliquant sur Attribuer des colonnes.
Les pièces jointes sont enregistrées avec le formulaire en tant que document DocuWare dans leur format d'origine.
Mode de remplissage « Valeur fixe »
Saisissez un texte qui sera utilisé pour remplir automatiquement le champ d'index. Vous pouvez retrouver rapidement un formulaire dans l'armoire avec des valeurs fixes telles que « Type de document : Formulaire ».
Si une liste de sélection est activée avec « Seules les entrées de la liste de sélection sont possibles » pour un champ Index, DocuWare propose les entrées de la liste de sélection comme valeurs fixes pour le processus de remplissage.
Remarque : le nom du document du formulaire enregistré dans DocuWare ne correspond pas nécessairement au titre du formulaire. Le contenu du champ qui doit être affiché comme nom de document est défini dans les zones d'organisation de l'Administration DocuWare sous Armoire > Champs.