Avec Forms, aucune programmation n’est requise et vous n’aurez jamais à faire appel à votre équipe informatique. Par ailleurs, tirez parti des champs textuels (personnalisables), des cases à cocher, des listes déroulantes, des calendriers, des fonctionnalités de chargement et autres pour travailler en toute précision et sécurité.
Le formulaire Web est basé sur une configuration dans le cadre de laquelle les champs de formulaire, l'indexation, la cible de stockage et les droits d'accès sont définis. L'utilisateur lance le formulaire Web en cliquant sur un lien et peut le remplir dans le navigateur de son choix. Le formulaire est transmis en un clic pour être stocké au format PDF dans l'armoire.
Les formulaires remplis sont automatiquement stockés dans une armoire et mis à la disposition de tous les utilisateurs autorisés. Les employés peuvent intégrer des formulaires Web à leurs listes (licence Task Manager requise) ou les transférer vers d'autres applications à l'aide de Smart Index.
Inclure des champs de formulaire vides dans un workflow afin qu'ils puissent être remplis ultérieurement dans le masque de tâches. Ceci n'est possible qu'avec les formulaires liés à un modèle.
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Paramètres préliminaires
Pour utiliser DocuWare Forms, les paramètres préliminaires suivants sont nécessaires :
1. Droits fonctionnels « DocuWare Forms »
Pour visualiser et utiliser la zone Formulaires dans la DocuWare Configuration, vous devez disposer de l'autorisation de la fonction Configurer les formulaires, qui est attribuée dans l'administration des utilisateurs de la DocuWare Configuration.
Si la licence DocuWare Forms a été importée dans DocuWare Administration, le droit fonctionnel « DocuWare Forms » peut être assigné à des utilisateurs dans l'organisation sous Administration des utilisateurs. Cette affectation est effectuée à l'aide de profils, de rôles ou directement. Les utilisateurs disposant du droit fonctionnel « DocuWare Forms » peuvent créer, modifier et supprimer des configurations pour DocuWare Forms.
2. Configuration d'un chemin de stockage du système
Vous pouvez incorporer des Modèles de formulaires existants dans DocuWare Forms. Le module requiert un emplacement de stockage pour stocker le modèle de formulaire de manière temporaire. Les administrateurs DocuWare des installations sur site doivent configurer cet emplacement de stockage dans DocuWare Administration sous Système DocuWare > Général > Chemin de stockage du système. L'emplacement de stockage spécifié se trouve sur l'ordinateur serveur ou dans le réseau en local. Il doit être accessible pour tous les composants serveur.
Le chemin de stockage du système sur lequel les modèles de DocuWare Forms sont temporairement stockés est situé dans la zone système sous « Général ».
3. Affectation de la boîte de dialogue de stockage aux utilisateurs
Si un utilisateur DocuWare a rempli et transmis un formulaire, ce dernier est automatiquement stocké au format PDF dans l'armoire. La boîte de dialogue de stockage doit également lui être assignée (DocuWare Configuration > Armoires > Armoire x > Boîtes de dialogue).
4. Vérifiez les entrées dans le formulaire avec le service de validation
Vous pouvez utiliser le service de validation pour comparer les entrées d'un formulaire avec les données du CRM, par exemple, avant leur envoi. Seuls les formulaires contenant des données d'index validées sont enregistrés. Une validation est définie pour une boîte de dialogue de stockage sous DocuWare Configuration > Armoires > Boîtes de dialogue. Dans la configuration du formulaire, sélectionnez la boîte de dialogue de stockage obligatoire dans l'onglet Sortie pour activer la validation du formulaire.
Aperçu des configurations
Toutes les configurations créées par l'utilisateur enregistré et/ou disponibles via l'Autorisation de l'administrateur sont répertoriées sur la page d'aperçu de DocuWare Forms. L'utilisateur peut également créer de nouvelles configurations et modifier, copier ou supprimer des configurations existantes. Les configurations sont triées par date de création.
DocuWare Forms génère automatiquement un lien vers une configuration terminée à utiliser pour lancer le formulaire Web. Un navigateur simple suffit pour remplir un formulaire.
Pour ouvrir le formulaire Web, la configuration correspondante doit être activée dans l'Aperçu.
Les formulaires Web et modèles de formulaire peuvent être exportés et importés dans un autre système DocuWare exécutant la version 6.11 ou une version ultérieure. La fonction d'importation et d'exportation comprend les champs et la mise en page des formulaires, ainsi que les fichiers liés à un modèle de formulaire. Après l'importation, le formulaire Web s'ouvre dans Designer pour modification.
Choisissez une armoire pour le formulaire et spécifiez son indexation et ses autorisations.
Les formulaires exportés présentent l'extension « DWF ».