Le rapprochement des postes individuels en comptabilité permet de s'assurer que le traitement des factures se déroule sans problème - par exemple, qu'aucun montant erroné n'est payé aux fournisseurs.
Selon l'entreprise, il existe différents types de rapprochement de factures. Le rapprochement à trois facteurs, par exemple, vérifie les factures par rapport à deux autres documents, tels que le bon de livraison et le bon de commande. Si les postes des trois documents correspondent, le paiement peut être débloqué. Seules les marchandises qui arrivent à l'entreprise complètes et intactes sont payées.
L'exemple de configuration suivant montre, étape par étape, comment configurer un rapprochement à trois facteurs dans le DocuWare Workflow Designer. Les instructions sont basées sur une facture, un bon de livraison et un bon de commande utilisant la fonction de correspondance des données de tableau incluse dans DocuWare Workflow Manager version 7.8 et supérieur.
Prérequis
Pour recréer les étapes de ce flux de travail dans votre propre DocuWare, commencez par stocker trois documents dans un classeur DocuWare :
le bon de commande avec le numéro du document et les postes dans un tableau d'indexation ; voir aussi l'exemple de classeur « Line Items » ci-dessous
le bon de livraison avec le numéro de commande et les postes dans un tableau d'indexation ; voir aussi l'exemple de classeur « Line Items » ci-dessous
la facture avec le numéro de commande et les postes dans un tableau d'indexation ; voir aussi l'exemple de classeur « Line Items » ci-dessous
Vous avez besoin d'un classeur contenant au moins les champs de base de données suivants :
Document Type (Texte)
Document Number (Texte)
Order Number (Texte)
Status (Texte)
Line Items (Tableau) avec les colonnes :
ID (Texte)
Name (Texte)
Quantity (décimal)
Unit Price (décimal)
Amount (décimal)
En outre, vous avez besoin des colonnes suivantes pour la mise en correspondance dans le flux de travail. PO signifie bon de commande et DN signifie bon de livraison.
PO Unit Price (décimal)
PO Quantity (décimal)
DN Quantity (décimal)
Amount Deviation (décimal)
Quantity Deviation (décimal)
Match Status (Texte)
Voici à quoi cela ressemble dans la configuration du classeur : :
Tous les postes individuels à utiliser pour le rapprochement à trois facteurs doivent être enregistrés dans ces colonnes pour chaque facture, bon de commande et bon de livraison :
ID (Texte)
Name (Texte)
Quantity (décimal)
Unit Price (décimal)
Amount (décimal)
Configuration du flux de travail
Le rapprochement à trois facteurs est configuré dans DocuWare à l'aide du Workflow Designer. Pour ce faire, une configuration de classeur telle que décrite dans le chapitre Prérequis est nécessaire. Les noms des champs d'index, des tables et des paramètres dans la description ci-dessous se réfèrent aux noms qui y figurent.
À des fins d'orientation, vous pouvez d'abord voir un aperçu du flux de travail entièrement configuré ici : 
I. Définir le déclencheur
Choisissez une condition de départ qui déclenchera le flux de travail lorsqu'une nouvelle facture est enregistrée.
II. Créer une activité pour récupérer le numéro de commande
Créez une variable globale « GV_myPONumber » de type Texte en premier.
Créez ensuite une activité Attribuer des données avec le nom « Get PO Number ».
Dans cette activité, vous sauvegardez la variable globale avec l'entrée d'index Numéro de commande. Cela signifie que le numéro de commande est lu pour chaque nouvelle facture et qu'il est disponible dans le flux de travail. Le numéro de commande peut être utilisé pour attribuer clairement la facture, le bon de livraison et le bon de commande.
III. Configurer le rapprochement entre la commande, le bon de livraison et la facture
Dans une autre activité Attribuer des données le rapprochement à trois facteurs proprement dit est défini :
Obtenez le prix unitaire et la quantité à partir de la commande, en les faisant correspondre au numéro de document (qui est ici le numéro de commande)
Obtenez la quantité à partir du bon de livraison et faites-la correspondre au numéro de commande
Comparez la quantité et le prix pour chaque ligne
Déterminez l'état de rapprochement
Définissez le statut du document de la facture
Après ces étapes, le dialogue Attribuer des données se présente comme suit : la définition des huit lignes est maintenant décrite en détail.
Ligne 1 : Obtenir le prix unitaire et la quantité à partir de la commande
Pour la première ligne de la boîte de dialogue de l'activité Attribuer des données , sélectionnez Table d’index - Colonnes multiples, pour champ/variable Line items etcomme type d'entrée Tableau d'index.
Ouvrez la boîte de dialogue d'affectation des données pour le champ table à l'aide de l'icône crayon. Spécifiez la source du classeur que vous avez créé à l'étape précédente Prérequis et sélectionnez votre tableau d'index, dans cet exemple il s'agit de Line items.
Ajoutez la clause WHERE suivante :
DW_DOCUMENT_TYPE = 'Purchase Order Out' AND DW_DOCUMENTNO = 'GV_myPONumber'
Cela vous permet d'extraire du classeur le bon de commande correspondant à la facture en cours de traitement.
Attribuez maintenant les données de la commande aux mêmes données de la facture. Passez à l'onglet Lignes et activez Composer les lignes par Matchcode.
Sélectionnez la colonne « Line Items[ID] » comme matchcode et pour le tri.
Allez à l'onglet Colonnes et attribuez les colonnes de destination et de source :
Ligne 2 : Faites correspondre le prix unitaire et la quantité au montant de la facture
Dans la boîte de dialogue Attribuer des données , ajoutez une nouvelle ligne pour calculer si les données relatives au prix unitaire et à la quantité du bon de commande correspondent à la facture : Montant de la facture - (prix unitaire de la commande * quantité de la commande).
Entrez comme destination Tableau d'index - Colonne unique > Line Items - Montant correspondant > Expression arithmétique
Ajoutez l'expression suivante :
DW_LINE_ITEMS[LINE__LINE_AMOUNT]-
(DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY]*DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_UNIT_PRICE])
Vous obtiendrez soit « 0 » si le montant correspond, soit la différence si le montant ne correspond pas.
Ligne 3 : Obtenir la quantité du bon de livraison
Ajoutez la troisième ligne. La destination est Tableau d'index - Colonne unique > Line Items – DN Quantity > Tableau d'index.
Ouvrez la boîte de dialogue d'affectation des données pour le champ table via l'icône crayon. Indiquez le classeur source et le tableau Line Items.
Ajoutez la clause WHERE suivante :
DW_DOCUMENT_TYPE = 'Delivery Note In' AND DW_ORDER_NUMBER = 'GV_myPONumber'
Cela permet d'obtenir le bon de livraison approprié.
Passez à l'onglet Lignes et activez Composer les lignes par Matchcode. Sélectionnez la colonne Line Items[ID] comme matchcode et pour le tri :
Allez à l'onglet Colonnes et attribuez la colonne de destination et la colonne source.
Ligne 4 : Comparez les données du bon de livraison avec celles de la facture
Ajoutez une nouvelle affectation de données et vérifiez si l'une des combinaisons ne correspond pas :
La quantité de la facture ne correspond pas à la quantité du bon de commande
La quantité de la facture ne correspond pas à la quantité du bon de livraison
La quantité du bon de commande ne correspond pas à la quantité du bon de livraison
Pour cela, choisissez comme destination : Tableau d'index - Colonne unique > Line Items – Match Quantity > Expression arithmétique
Ajoutez l'expression suivante :
iif(DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]<>DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY],DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]-DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY],iif(DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]<> ;DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY], DW_LINE_ITEMS[LINE__QUANTITY]-DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY],iif(DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY]< ;>DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY],DW_LINE_ITEMS[LINE__PO_QUANTITY]-DW_LINE_ITEMS[LINE__DN_QUANTITY],0)))
Vous obtiendrez soit « 0 » si la quantité correspond, soit la différence de la combinaison qui ne correspond pas.
Lignes 5, 6 et 7 : dériver le statut de la facture
Ajoutez trois nouvelles affectations de données. Sélectionnez comme destination Tableau d'index - Colonne unique > Line Items - Match Status > Entrée fixe et saisissez l'état de la correspondance pour chaque ligne comme indiqué :
Utilisez le Filtre pour trouver et écrire sur les lignes correctes :
✓ OK
Amount Deviation!
Quantity Deviation!
Ligne 8 : Définir le statut du document « Review »
La dernière affectation de données définit le statut de document de la facture à Review par défaut si une anomalie est détectée lors de la mise en correspondance.
IV. Évaluation du rapprochement
Ajoutez une Condition pour évaluer si toutes les lignes correspondent ou non.
Pour cela, les valeurs de la colonne Match Status sont comptées, c'est-à-dire combien de fois il y a un « Amount Deviation! » et un « Quantity Deviation! ». Si le compte est égal à « 0 », cela signifie que tous les postes correspondent.
Il est important que vous utilisiez exactement la même orthographe pour les paramètres que ci-dessus.
Ajoutez l'expression suivante :
Count(Filter(DW_LINE_ITEMS[LINE__MATCH_STATUS], "Amount Deviation!")) = 0 AND Count(Filter(DW_LINE_ITEMS[LINE__MATCH_STATUS], "Quantity Deviation!")) = 0
Envoyez toutes les factures qui ne correspondent pas à une activité de tâche Review Invoice.
Envoyez toutes les autres factures vers une activité Attribuer des données où vous définissez le statut du document sur Approved, ce qui signifie que les factures sont autorisées à être payées.
