Utilisez les connexions de fichiers dans DocuWare pour charger des fichiers CSV et personnaliser l’utilisation des données dans le système, notamment en configurant la structure des colonnes et le mappage des champs. Les administrateurs s’appuient principalement sur cette fonctionnalité pour mettre en place des workflows Autoindex qui enrichissent automatiquement les documents avec des données issues de fichiers externes, ou pour créer des listes de sélection qui facilitent la saisie. Au final, les Connexions de fichiers simplifient l’intégration de données provenant de sources externes pour répondre à des exigences spécifiques.
Créer une nouvelle connexion de fichiers
Aucune autorisation spécifique n’est requise pour accéder au module Connexions de fichiers. Accédez à Configurations DocuWare > Intégrations > Connexions de fichiers et cliquez sur le bouton Nouvelle connexion de fichiers.
Définir la structure du fichier
Deux options permettent de charger des fichiers CSV :
Cliquez sur le bouton Système de fichiers et parcourez votre ordinateur pour sélectionner le fichier, ou faites glisser le CSV dans la boîte de dialogue :
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Sélectionnez l’emplacement de stockage qui contient votre fichier CSV, puis choisissez le fichier dans la liste des noms de fichiers.
Vous pouvez créer un emplacement de stockage dans la section Configurations DocuWare > Intégrations > FTP.
Autres options :
Nom du fichier : ce champ affiche la liste de tous les fichiers CSV présents dans l’emplacement de stockage sélectionné. Choisissez le fichier que vous voulez charger. Si vous avez déjà sélectionné un fichier via Système de fichiers, le champ Nom du fichier affiche le fichier sélectionné et est désactivé, indiquant qu’aucune autre sélection ni configuration n’est nécessaire dans cette section.
Emplacement de stockage : affiche les emplacements de stockage au niveau du système configurés précédemment. Si plusieurs emplacements existent, ils apparaissent dans cette liste déroulante. Sélectionnez-en un pour activer le chargement du fichier CSV.
Type d’encodage : indique la page de code du fichier. Cliquez pour ouvrir la liste déroulante et sélectionner une page de code. Les options disponibles dépendent des paramètres régionaux de votre ordinateur.
Type de fichier : les options de type de fichier sont Délimité et Largeur fixe.
Délimiteur : sélectionnez le caractère qui sépare les champs. Choisissez-le dans la liste ou sélectionnez Personnalisé et saisissez votre propre délimiteur.
Indicateur de texte : choisissez le qualificateur de texte (par exemple, un guillemet) ou désactivez-le. Vous pouvez également sélectionner Personnalisé et saisir un autre caractère.
Numéro de ligne de l’en-tête de colonne : indiquez la ligne qui contient les noms des colonnes. Si vous saisissez 0, le système considère qu’aucune information n’est disponible via ce nom de colonne.
Démarrer l’extraction à la ligne : indiquez la première ligne qui contient les données à utiliser, selon la structure de votre fichier.
Supprimer les espaces de début : si l’option est activée, les espaces présents au début des valeurs sont supprimés.
Supprimer les espaces de fin : si l’option est activée, les espaces présents à la fin des valeurs sont supprimés.
Définir les colonnes
Configurez vos données sous Définition des colonnes. Le tableau comprend les champs suivants :
Colonne : indique le nombre de colonnes du fichier.
Titre : saisissez le nom d’affichage de la colonne.
Type : sélectionnez le type de colonne dans la liste déroulante : texte, numérique ou date.
Format : affiche le format associé au type sélectionné. Le type texte ne dispose pas d’options supplémentaires et apparaît vide par défaut. Pour numérique ou date, le format est affiché ici. Cliquez sur l’entrée pour modifier les options de mise en forme.
Actif : choisissez si la colonne est active ou inactive.
Aperçu : le panneau de droite affiche un aperçu en direct selon vos paramètres de Définition des colonnes. Le bouton en haut à droite permet de basculer la disposition des deux panneaux entre vertical et horizontal.
Le panneau Aperçu à droite montre l’aspect qu’aura votre fichier selon vos paramètres de Définition des colonnes et se met à jour en temps réel. Utilisez le bouton en haut à droite pour basculer la disposition des deux panneaux entre vertical et horizontal.
Page de vue d’ensemble des connexions de fichiers
Cette page répertorie toutes les connexions de fichiers créées précédemment. Le menu Actions permet de modifier les paramètres d’une connexion existante, d’en créer une copie qui conserve toutes les valeurs et tous les paramètres, ou de supprimer la connexion. Utilisez la barre de recherche pour retrouver rapidement une connexion donnée : .png)
Le tableau affiche :
Nom : le nom de la connexion de fichiers.
Description : la description de la connexion de fichiers.
Emplacement de stockage : où la connexion de fichiers est stockée.
Utilisé dans : modules qui utilisent actuellement la connexion de fichiers.
Vous pouvez consulter ici la liste de toutes les connexions de fichiers créées précédemment.