L'onglet DocuWare E-Invoicing Service > Création est actuellement disponible uniquement pour les entités juridiques françaises.
Sur cet onglet, vous configurez la génération des e-reports pour les factures stockées sous forme d'enregistrements individuels dans DocuWare. Vos données de facture, y compris les informations d'en-tête et les lignes de facture, sont stockées dans des champs index et des champs de tableau et servent de source pour générer une e-facture conforme en vue de la transmission de l'e-reporting à la DGFiP. Le renseignement de ces champs index est un prérequis indispensable pour générer des e-reports à partir des données stockées dans DocuWare.
Sélectionnez l'armoire et la configuration de traitement des documents utilisées par DocuWare pour convertir vos données d'index en une e-facture France CII Invoice CIUS destinée à l'e-reporting.
DocuWare ne prend pas en charge la création directe de fichiers d'e-report. Les e-reports sont toujours générés à partir d'une e-facture conforme, soit créée à partir de vos données d'index DocuWare à l'aide de cette configuration, soit fournie sous forme de fichier d'e-facture structuré existant, transmis directement via le point de terminaison de workflow tax-reports/create.
Information : vos responsabilités
DocuWare E-Invoicing Service valide, transmet et assure le suivi des e-reports issus de l'e-facture générée. Les responsabilités suivantes incombent à votre entité juridique :
Exactitude du contenu : l'exactitude du contenu déclaré relève de votre responsabilité. DocuWare garantit la conformité structurelle de l'e-facture générée (France CII Invoice CIUS), mais pas son contenu ni son exactitude fiscale.
Périodicité de déclaration : il vous incombe de veiller à ce que les e-reports soient transmis dans les délais applicables : mensuels, trimestriels ou selon les exigences de votre régime de TVA. DocuWare transmet ce qu'il reçoit, au moment où il le reçoit via DocuWare Workflow.
Archivage à long terme : l'obligation légale d'archivage des factures sous-jacentes incombe à votre entité juridique. DocuWare conserve l'e-facture transmise, l'envoi d'origine et les réponses du PPF. Avec une documentation procédurale appropriée, DocuWare peut servir d'outil à valeur probante pour répondre à cette exigence et assurer une traçabilité complète à des fins fiscales et de conformité.
Exclusivité : si votre entité juridique transmet déjà des e-reports via un autre système ou canal pour le même périmètre de déclaration, vous devez régulariser cette situation avant d'activer l'e-reporting dans DocuWare E-Invoicing Service afin d'éviter les doublons de déclaration. Contactez le support DocuWare avant l'activation.
Quand devez-vous déclencher l'e-reporting manuellement ?
Pour les entités juridiques françaises, les obligations d'e-reporting s'appliquent aux factures entrantes comme sortantes. Selon le canal de transport et le type de facture, l'e-reporting est soit traité automatiquement par DocuWare E-Invoicing Service, soit déclenché manuellement via un workflow DocuWare.
E-reporting automatique | aucune action manuelle requise :
Les scénarios suivants sont traités automatiquement par DocuWare E-Invoicing Service dans le cadre du processus de transmission des factures :
Factures entrantes reçues via le réseau Peppol en tant qu'e-factures nationales
E-factures B2B et B2G sortantes envoyées via le réseau Peppol
E-factures B2C simplifiées sortantes envoyées via le réseau Peppol
E-reporting manuel | configuration de workflow requise :
Les scénarios suivants nécessitent de configurer et de déclencher l'envoi des e-reports manuellement via un workflow DocuWare :Factures entrantes reçues par e-mail dans un format d'e-facture : l'e-report est généré via l'envoi de l'e-facture au point de terminaison de déclaration fiscale.
Factures entrantes reçues par e-mail sous forme de PDF ou de document non structuré : l'e-report est généré via l'e-facture créée à partir des données d'index stockées dans DocuWare.
E-factures B2B sortantes envoyées par e-mail dans un format d'e-facture : l'e-report est généré via l'envoi de l'e-facture au point de terminaison de déclaration fiscale.
Factures sortantes envoyées par e-mail sous forme de PDF : l'e-report est généré via l'e-facture créée à partir des données d'index stockées dans DocuWare.
Pour les scénarios d'e-reporting manuel, consultez les étapes de configuration ci-dessous ainsi que les instructions de workflow dans Comprendre l'e-reporting avec DocuWare E-Invoicing Service (bientôt disponible).
Fonctionnement général de la création d'e-reporting
La création d'e-reporting se déroule en quatre étapes réparties sur différents composants DocuWare. Seule l'étape 3, le tableau de création e-reporting, se configure sur cet onglet Création ; les autres sont préparées en amont ou exécutées en aval.
Extraction des données : extrayez vos données de facture vers les champs index et les champs de tableau DocuWare.
Configuration de traitement des documents : configurez une configuration de traitement des documents pour mapper vos champs index vers le format France CII Invoice CIUS.
Tableau de création e-reporting : vous pouvez désormais configurer cet onglet Création et lier votre armoire à la configuration de traitement des documents.
Envoi des e-reports avec DocuWare Workflow : dans le Workflow Designer, configurez et déclenchez la transmission des e-reports à la DGFiP.
1. Extraction des données
Vos données de facture doivent être disponibles sous forme de valeurs de champs index et de champs de tableau dans DocuWare avant que des e-factures puissent être générées pour l'e-reporting. Vous pouvez utiliser les fonctions DocuWare standard suivantes pour extraire et renseigner les champs index à partir de documents existants :
IDP (Intelligent Document Processing) : extrait les données structurées de vos documents à l'aide de règles d'extraction configurées.
Intelligent Indexing : système d'apprentissage automatique qui capture et indexe automatiquement le contenu des documents, réduisant l'effort manuel et améliorant la précision lors de l'archivage.
API : renseignez les champs index par programmation via l'API DocuWare.
Il vous incombe de veiller à ce que les données de vos champs index soient complètes et correctes avant de déclencher la génération d'e-reports.
2. Configuration de traitement des documents
Vous devez créer et configurer une configuration de traitement des documents pour mapper vos champs index et champs de tableau DocuWare vers le format d'e-facture France CII Invoice CIUS . Ce mappage définit la manière dont les valeurs de vos champs index sont converties en l'e-facture structurée que DocuWare transmet à la DGFiP.
Pour en savoir plus sur le mappage de champs requis pour l'e-reporting, voir Comprendre l'e-reporting avec DocuWare E-Invoicing Service. (bientôt disponible)
3. Tableau de création e-reporting
Dans le tableau de configuration, liez l'armoire contenant vos données de facture à la configuration de traitement des documents.
Colonne | Description |
|---|---|
Armoire | Sélectionnez l'armoire qui contient vos données d'index utilisées pour générer les e-factures destinées à l'e-reporting. |
Configuration de traitement des documents | Sélectionnez la configuration de traitement des documents qui mappe vos champs index et champs de tableau vers le format France CII Invoice CIUS. |
Utilisez le bouton + pour ajouter une ligne. Utilisez le bouton − pour supprimer une ligne. Utilisez le bouton ↺ pour recharger les options disponibles.
Si vos données de facture sont déjà disponibles sous forme de fichier d'e-facture structuré conforme, vous pouvez appeler le point de terminaison POST /v1/tax-reports/create directement depuis votre workflow DocuWare, sans utiliser cette configuration de tableau. Ce tableau n'est requis que pour la conversion des données d'index en une e-facture à des fins d'e-reporting.
4. Envoi des e-reports avec DocuWare Workflow
Vous déclenchez la transmission des e-reports à la DGFiP depuis un workflow DocuWare. Dans le Workflow Designer, vous configurez une activité de service web pour appeler le point de terminaison d'e-reporting. Le chemin que vous sélectionnez dans le workflow détermine si les e-reports sont générés à partir de vos données d'index ou d'un fichier d'e-facture existant.
Pour les instructions de configuration du workflow, voir Comment configurer les workflows pour DocuWare E-Invoicing Service.
Information : ressources pour valider vos e-factures
Les ressources suivantes vous aident à valider la structure et les règles métier de vos e-factures pendant la mise en œuvre. Utilisez les documents de démonstration et les spécifications pour tester votre configuration avec des données d'exemple avant la mise en production.
Étape suivante de la configuration : onglet Autorisations