Connecteur pour Power Automate

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Le connecteur DocuWare iPaaS offre un ensemble de fonctions DocuWare importantes. Sur Power Automate, des fonctions telles que l'archivage dans l'armoire, les timbres, la recherche, etc. peuvent être combinées dans différents scénarios.

Par exemple, une application externe telle que Microsoft One Drive est utilisée pour stocker des fichiers provenant d'un autre programme. Ces fichiers doivent être automatiquement enregistrés dans DocuWare. Le scénario correspondant vérifie régulièrement si de nouveaux fichiers ont été ajoutés, les importe automatiquement dans une armoire et leur fournit des données d'indexation.

Prérequis

Pour utiliser les intégrations via Power Automate, vous devez avoir accès à une organisation DocuWare Cloud.

Vous avez besoin d'une licence Premium pour Microsoft Power Automate, le connecteur DocuWare sur la plateforme est gratuit. Aucune licence supplémentaire spécifique n’est requise pour DocuWare, seule une licence client est nécessaire pour se connecter à DocuWare.

Les transactions sont facturées directement via Power Automate. Différents modèles de licence sont disponibles.

Assurez-vous que l'utilisateur qui génère la clé API dispose des droits appropriés dans DocuWare. Les autorisations nécessaires peuvent varier en fonction des opérations à exécuter dans Power Automate.

DocuWare Cloud ne peut fonctionner qu'avec un environnement Power Automate, qui se trouve dans la même région. Plus d'informations sur les régions sur Microsoft Learn : Power Platform environments overview + Regions overview for Power Automate.

Connecter DocuWare et Power Automate

Pour connecter DocuWare et Power Automate, créez une clé API et ajoutez-la à Power Automate.

Créez une clé API n DocuWare

  •    Connectez-vous au compte DocuWare que vous souhaitez utiliser avec Power Automate.

  •    Dans le Client Web DocuWare, accédez au menu principal et sélectionnez Configurations.

  •    Dans les Configurations, allez dans la section Intégrations et cliquez sur les clés API de Power Automate.

  •    Si vous ne voyez pas l'icône Power Automate API Keys, cela signifie que l'utilisateur DocuWare avec lequel vous travaillez ne dispose pas des autorisations suffisantes. Dans ce cas, contactez votre administrateur DocuWare.

  •    Cliquez sur Créer une clé API.

  •    Renseignez le nom et, si vous le souhaitez, la description, puis cliquez sur Créer.

       La création de la clé peut prendre un certain temps.

       Veillez à enregistrer votre clé API. Si vous perdez cette clé, vous devrez en créer une autre.

Utilisez cette clé API dans Power Automate pour créer une connexion à DocuWare. Cette connexion sera ensuite disponible dans le connecteur DocuWare Power Automate.

Passez à votre connecteur Power Automate pour y ajouter la clé - voir les étapes suivantes ci-dessous.

Démarrez avec votre connecteur DocuWare dans Power Automate

  • Connectez-vous à Power Automate.

  • Créez un nouveau flux (flow) ou ouvrez un flux existant.

  • Ajoutez une activité du connecteur DocuWare Power Automate à votre flux.

    • Cliquez sur + Nouvelle étape.

    • Lorsque vous êtes invité à choisir une opération, sélectionnez Tout dans la sélection de la catégorie, puis tapez DocuWare dans le champ de recherche.

    • Sélectionnez le connecteur DocuWare, puis choisissez une action dans la liste.

  • Lorsque l'action sélectionnée est ajoutée au flux, vous êtes invité à créer une nouvelle connexion.

  • Saisissez un nom de connexion et la clé API que vous avez reçue de DocuWare (voir ci-dessus), puis cliquez sur Créer.

A partir de ce moment, toutes les activités ajoutées dans le connecteur DocuWare utiliseront cette connexion. Créez des connexions supplémentaires en cliquant sur le « ... » dans le coin supérieur droit d'une activité, puis en cliquant sur + Ajouter une nouvelle connexion en bas du menu qui s'affiche.

Statut de la clé API

Le statut de la clé Power Automate est affiché dans DocuWare Configurations > Power Automate API Keys. La clé peut avoir l’un des statuts suivants :

  • Valide : La clé API est actuellement active et reste valide pendant 10 minutes.

  • En attente : La clé API a temporairement expiré, mais sera automatiquement actualisée lorsqu’un flux Power Automate sera utilisé.

  • Expirée : La clé API n’a pas été utilisée depuis 30 jours. Une action manuelle est requise pour réactiver la clé : cliquez sur « Actualiser » à côté du statut.

Informations détaillées :

La clé API Power Automate est liée à la fois à un jeton d’accès DocuWare et à un jeton d’actualisation. Le jeton d’accès est valable 10 minutes, tandis que le jeton d’actualisation reste valide pendant 30 jours. Lorsque le connecteur s’exécute, il utilise la clé API pour obtenir un jeton d’accès DocuWare. Si le jeton d’accès existant est encore valide, il est utilisé directement pour accéder à DocuWare. Si le jeton d’accès a expiré, le jeton d’actualisation est utilisé automatiquement en arrière-plan pour obtenir un nouveau jeton d’accès. Si la clé API n’est pas utilisée pendant plus de 30 jours, le jeton d’actualisation expire également. Dans ce cas, une intervention manuelle est nécessaire pour actualiser et réactiver la clé.

Actions DocuWare sur Power Automate

Cette section n'est pas disponible dans votre langue. Veuillez consultez la section correspondante dans le DocuWare Knowledge Center en anglais.