Les données sont considérées comme authentiques s'il est possible, à tout moment, de remonter à leur origine. Dans DocuWare, l'origine des documents stockés peut être vérifiée au moyen d'entrées système non modifiables et de signatures électroniques.
Entrées système des documents
Lorsqu'un document est stocké dans DocuWare, des entrées système sont automatiquement créées et ne peuvent pas être modifiées par les utilisateurs dans DocuWare. Les entrées système suivantes, relatives à l'utilisateur, à la date ainsi qu'aux modifications et accès aux documents, renseignent sur l'origine du document :
Store User
Date de stockage
Date de modification
Utilisateur de modification
Contenu modifié le
Contenu modifié par
Date du dernier accès
Utilisateur du dernier accès
ID du document
Vous pouvez accéder aux entrées système depuis le menu contextuel d'un document dans la : Modifier les entrées d'index > Entrées système.
Signatures électroniques
Une signature électronique a le même rôle qu'une signature manuscrite sur un document papier. Elle garantit dans une large mesure qu'un document provient réellement de son auteur. Les signatures permettent également de vérifier et de constater les modifications apportées aux documents.
DocuWare vous permet de mettre en œuvre des signatures électroniques offrant différents niveaux de sécurité. Un tampon DocuWare comportant une signature sur un document est un exemple de signature simple.
Pour fournir l'infrastructure nécessaire à la signature de documents numériques avec les niveaux de sécurité supérieurs « avancé » et « qualifié », DocuWare collabore avec des prestataires de services de signature externes tels que Validated ID ou DocuSign, qui proposent plusieurs options d'authentification ainsi que de nombreuses fonctionnalités d'application de signatures, comme la signature multiple ou le rappel automatique.
Pour en savoir plus sur :
le contexte technique et la configuration des processus de signature avec Signatures électroniques avec DocuWare
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10