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Workflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de documentos de su compañía: puede controlar los procesos en curso que utilizan flujos de trabajo basados en documentos que se implementan con el sistema DocuWare. De este modo, se alivia la carga de trabajo de los empleados y se facilitan las operaciones cotidianas de la empresa, puesto que las tareas se realizan con rapidez y eficacia.
Workflow Manager consta de dos componentes:
Workflow Designer: Workflow Designer permite que el usuario o el administrador diseñen flujos de trabajo de la organización.
Tareas de Workflow: todas las tareas de Workflow que se le han asignado aparecen en forma de lista de tareas de Workflow en el Web Client de DocuWare.
Cuando se utiliza Workflow Manager, siempre se ejecuta una configuración que ya se había creado y se crea una nueva instancia del flujo de trabajo cada vez. En una configuración de flujo de trabajo se especifica, entre otros aspectos, las tareas que deben completarse y las decisiones que se tomarán en cada una de ellas. Una tarea puede asignarse a un usuario, una función o una regla de sustitución. A una regla de sustitución se le pueden asignar responsabilidades para trabajos abstractos como centros de coste, que incluyen un grupo de personas. Así, la tarea se asigna automáticamente al primero de los empleados que figura en la oficina. Gracias a eso, cada flujo de trabajo puede completarse correctamente al margen de la persona que se encuentre presente. Los niveles de remisión a una instancia superior, establecen plazos para completar tareas y determinan lo que sucede si una tarea está en una ubicación demasiado tiempo sin ser procesada.
Entre otros aspectos, la administración de derechos incluye a un diseñador y a un controlador. El diseñador puede diseñar, editar y eliminar flujos de trabajo. En un flujo de trabajo, el controlador dispone de una visión general de todas las tareas que un participante tiene abiertas y puede controlarlas en cualquier momento.
DocuWare Workflow Manager al completo es parte de cada licencia de DocuWare Cloud. Si utiliza DocuWare como sistema instalado localmente, DocuWare Workflow Manager está disponible como módulo adicional.
Instalación de Workflow Manager
Workflow Designer es una aplicación de escritorio que se instala localmente en el PC. Acceda al asistente de instalación en DocuWare Client a través del menú principal e Instalar Desktop Apps.
La ficha Tareas en DocuWare Client se muestra por defecto (la ficha únicamente no se muestra con el uso de la licencia simple de solo lectura).
Configuración de flujos de trabajo con Workflow Designer
Cree y edite configuraciones de flujos de trabajo con Workflow Designer. Entre otros, especifique los elementos siguientes:
Activador: especifique el evento que genera una nueva instancia de flujo de trabajo. Puede tratarse de un documento nuevo que se archiva en un archivador de DocuWare o bien palabras clave de un documento ya archivado que se está modificando.
Un flujo de trabajo también puede activarse mediante un calendario, en este caso para un máximo de 100 documentos.Tareas: defina las tareas y asígnelas a un usuario, una función o una regla de sustitución.
Decisiones: especifique las opciones de decisión relativas a una tarea que se asignan al usuario encargado de ella; por ejemplo, si debe aceptar o rechazar una factura.
Recordatorios: determine si se debe recordar una tarea al usuario encargado de ella o si se debe reasignar tras superarse un tiempo de espera.
Conexiones: determine si se accede a datos desde recursos externos cuando un documento avanza por un flujo de trabajo y, de ser así, a qué datos se accede, por ejemplo el importe de factura en la base de datos de software financiero.
Para poder usar Workflow Manager en una organización, antes es preciso crear configuraciones de flujo de trabajo con Workflow Designer. Estas configuraciones las pueden realizar todos los usuarios de DocuWare que tengan el derecho Connect to Outlook (Configuración de DocuWare > Administración de usuarios > Usuario x > Perfiles de función).
Por lo tanto, estas configuraciones se crean de manera centralizada y luego se asignan a determinados usuarios, funciones o reglas de sustitución.
A partir de la versión 7.11 de DocuWare, las reglas de sustitución y las listas de sustitución se crean en Configuración DocuWare > Administración de usuarios.
Procesamiento de tareas en DocuWare Client
Al trabajar con DocuWare Workflow Manager, también dispone de una lista en DocuWare Client con las tareas del flujo de trabajo que quedan por procesar. Hay una ficha para cada flujo de trabajo, y en ellas aparecen las listas de tareas asociadas. Puede elegir cómo quiere que se muestre esta lista en Workflow Designer. La lista se actualiza automáticamente al incluir nuevas tareas y al completarse otras, pero también puede actualizar la lista de tareas del flujo de trabajo manualmente pulsando en el icono correspondiente de la barra de título.
Para mostrar más opciones, pulse los tres puntos en la parte superior derecha de la lista de tareas. Aquí podrá obtener un enlace a la lista de tareas o exportarla en un archivo CSV.
El área de las tareas del flujo de trabajo se divide en diferentes partes: la barra de exploración y el menú en la parte superior; la lista de tareas en el centro; y la zona de decisiones en la parte inferior.
En la barra de exploración, cada flujo de trabajo tiene su propia ficha con el nombre de dicho flujo de trabajo y el número de tareas que tiene asignado.
En el historial del flujo de trabajo aparecen las decisiones que se han tomado y qué usuarios las tomaron al procesar un flujo de trabajo.
Con la versión 7.11 de DocuWare, el historial de decisiones está disponible además del historial de flujos de trabajo. El historial de decisiones se muestra en la barra lateral del visor. En él se enumeran todas las decisiones tomadas para un documento durante un flujo de trabajo. El historial de decisiones puede consultarse para todos los documentos que (han) pasado por un flujo de trabajo, incluso retrospectivamente para documentos con un flujo de trabajo finalizado.La función Reasignar se puede desactivar o activar en cada flujo de trabajo desde Workflow Designer. Esta función está activada por defecto.
Las decisiones forman parte de la tarea que haya seleccionada en la lista en se momento. Las decisiones y la información que puede seleccionar para una tarea se configuran en Workflow Designer.
Enviar solicitud desde el DocuWare Client
Si solo desea enviar una solicitud sencilla a colaboradores o socios para un documento, la función Enviar solicitud es idónea. Con ella puede enviar solicitudes para un documento directamente desde el DocuWare Client. Estas solicitudes son perfectas para procesos puntuales o excepcionales que no necesitan la configuración de un flujo de trabajo estándar con Workflow Designer.
Ejemplos:
La responsable del Departamento de Contabilidad ha negociado un nuevo contrato de alquiler con el arrendatario del edificio de la compañía. Para obtener la aprobación del director general, le ha asignado una solicitud. En ella especifica el asunto y los detalles del correo electrónico, además de las decisiones que deben tomarse. El CEO recibe un correo electrónico y aprueba el contrato de entre sus tareas, o bien lo rechaza. La responsable del Departamento de Contabilidad puede ver inmediatamente la decisión en la sección «Consultas asignadas».
Un responsable de equipo recibe un boletín informativo interesante que le gustaría reenviar por correo electrónico a tres miembros de su equipo. Los tres deberían confirmar que han leído el boletín. El responsable de equipo asigna a este compañero una consulta con la información relevante. Los tres empleados reciben el mismo correo electrónico y cada uno confirma por separado que ha leído el documento. El responsable de equipo ve inmediatamente quién ha completado la solicitud.
La función Enviar solicitud se encuentra en el menú contextual de una lista de resultados o de una lista guardada. La entrada del menú contextual solo se muestra si se ha seleccionado previamente un único documento. Si ya ha abierto un documento con el visor en Herramientas pulse el botón Enviar solicitud.
Especifique en las opciones de la solicitud si quiere notificar también al receptor por correo electrónico o solo por Web Client. También puede configurar aquí si el usuario necesita poder usar un sello para la decisión.
Las opciones del menú contextual de una solicitud son las mismas que las de la lista de resultados predeterminada del archivador asignado. Si hay una función oculta en la configuración de la lista de resultados, esta tampoco estará visible en las opciones de la solicitud.
Si hay seleccionadas varias solicitudes en la lista, las opciones Print, Descargar y Compartir por correo electrónico no estarán disponibles.
Práctica recomendada para flujos de trabajo
Es conveniente tener en cuenta los puntos siguientes al crear flujos de trabajo para poder maximizar el rendimiento de su sistema DocuWare al utilizar Workflow Manager.
Datos de índice y variables
A diferencia de Task Manager, en Workflow Manager los flujos de trabajo no se controlan mediante entradas de índice. Así pues, no hace falta alterar las entradas de índice durante el flujo de trabajo.
Si necesita valores de los datos de índice del documento, lo más aconsejable es utilizar variables y asignar valores de índice una vez a dichas variables. De este modo, puede acceder a las variables y utilizarlas en cada flujo de trabajo. También es válido para la formulación de textos de correo electrónico: en ellos solo hay que integrar variables. Acceder a campos de índice requiere muchos más recursos y tiempo que integrar variables.
Aun así, si necesita cambiar datos de índice durante la ejecución de flujos de trabajo, hay dos opciones:
En una tarea: Se utiliza el usuario de la persona que completa la tarea. Dicho usuario debe tener los derechos pertinentes en el archivador para cambiar los datos de índice. Si se produce un error al cambiar datos de índice, la tarea no se completará y el usuario verá un mensaje de error en el Web Client.
En una actividad de Asignación de datos: El usuario de la persona que se ha indicado en la actividad Iniciar se utiliza para la actividad automática. Dicho usuario también debe tener los derechos pertinentes en el archivador para cambiar los datos de índice. Si se produce un error al cambiar los datos de índice, la tarea se reenviará al controlador del flujo de trabajo.
Los valores de inicio de las variables son "" para variables de texto y "0" para variables numéricas. Las variables de fecha no están predefinidas. Si necesita otros valores de inicio, debe asignarlos de antemano con una actividad Asignación de datos.
Sellos
El historial de flujo de trabajo es la opción más adecuada para realizar el seguimiento de las decisiones tomadas en un flujo de trabajo. Por lo tanto, con Workflow Manager ya no se necesitan sellos en los flujos de trabajo; asimismo, es aconsejable utilizarlos lo más moderadamente posible por motivos de rendimiento.
Notificaciones de correo electrónico
Se envían notificaciones de correo electrónico para cada documento y cada tarea. En principio es aconsejable configurar notificaciones solo para usuarios que no trabajen en DocuWare de forma habitual.
Bases de datos y datos externos
Si el flujo de trabajo debe acceder a datos externos (otros archivadores o bases de datos externas), para maximizar el rendimiento se recomienda definir la consulta SQL de manera que se devuelva un único resultado.
Si consulta bases de datos externas y utiliza variables de un flujo de trabajo en la consulta SQL, compruebe que la columna de la base de datos externa sea de texto. En ese caso, las variables deben ir entre comillas.
En cambio, los campos numéricos en DocuWare son enteros con lugares decimales especificados.
Asignación de tareas a usuarios, funciones o reglas de sustitución
Tarea:
si asigna una tarea a un usuario, solo la verá dicho usuario.
Si asigna una tarea a una función, la verán todos los usuarios de dicha función. En cuanto un usuario abra esta tarea, se bloqueará. Una vez se completa, desaparece inmediatamente de la vista de todos los otros usuarios.
Si asigna una tarea a una regla de sustitución, la verá el primer usuario de la regla de sustitución. Si dicho usuario está marcado como "Fuera de la oficina", la tarea se reenvía al siguiente usuario disponible en la lista.
Tarea paralela:
Si asigna una tarea paralela a un usuario, solo la verá dicho usuario.
Si asigna una tarea paralela a varios usuarios, todos los usuarios la verán. Todos los usuarios deben completar la tarea, a menos que haya establecido condiciones concretas.
Si asigna una tarea paralela a una regla de sustitución, la verá el primer usuario de la regla de sustitución. Si dicho usuario está marcado como "Fuera de la oficina", la tarea se reenvía al siguiente usuario disponible.
Variables de sistema "Usuario actual" y "Usuario de la tarea"
Junto a las variables de Usuario actual, existe también la variable Usuario de la tarea. Es aconsejable utilizar la variable "Usuario de la tarea" para la asignación a los usuarios.