Administración de las configuraciones

En este capítulo se explica cómo crear una configuraciones de flujos de trabajo.

Inicio de Workflow Designer

Workflow Designer utiliza la conexión activa de DocuWare Desktop Apps en el sistema DocuWare (a partir de la versión 6.9 de DocuWare). Cuando se inicia Workflow Designer, el proceso debe ser diferente en función de si ya existe una conexión activa.

1. Si hay una conexión activa: Abra el menú Inicio de Windows y haga clic en Todos los programas > DocuWare Workflow Designer o haga doble clic en el icono Workflow Designer del escritorio. Se abre Workflow Designer.

2. Si no hay ninguna conexión activa: En primer lugar, abra el menú de bandeja de Desktop Apps y haga clic en Edición de conexiones; a continuación, haga clic en Establecer una conexión predeterminada en el nuevo diálogo. También puede abrir el menú principal de su DocuWare Client y hacer clic en Conectar Desktop Apps. A continuación, inicie Workflow Designer como se describe en el paso 1.

Página de inicio: Visión general

La página de inicio del Diseñador de flujos de trabajo, Vista general, es el punto de partida para crear y editar configuraciones de flujos de trabajo. Está dividida en tres áreas: El área superior contiene la barra de navegación y el menú. Todos los flujos de trabajo creados se enumeran en una tabla en el centro. El área inferior ofrece información detallada sobre cada flujo de trabajo seleccionado en la lista anterior.

Barra de navegación

Utilice las pestañas de la barra de navegación para cambiar entre la vista general de todos los flujos de trabajo y las vistas del diagrama de flujo de cada flujo de trabajo. La página de resumen siempre se muestra con una pestaña separada. La página de un flujo de trabajo individual sólo aparece con una pestaña si se ha abierto, ya sea haciendo doble clic en su entrada de la lista o seleccionándola en la lista y haciendo clic en Editar. El número que aparece tras el nombre del flujo de trabajo muestra cuántas tareas aparecen en la ficha.

Utilice la función Publicar para poner el flujo de trabajo a disposición de los usuarios autorizados.

Lista y detalles del flujo de trabajo

Si selecciona un flujo de trabajo en la lista de flujos de trabajo de la parte superior, sus detalles se muestran en el área inferior. Los detalles más importantes sobre el flujo de trabajo en cuestión se presentan en una lista a la izquierda. En el centro hay una tabla con dos modos entre los que puede cambiar mediante una pestaña: Versiones e Instancias activas. El modo Versiones se muestra por defecto. A la derecha se muestra una vista previa en miniatura del flujo de trabajo seleccionado.

• Versiones: En esta pestaña se enumeran todas las versiones de una configuración de flujo de trabajo que se han guardado alguna vez. Esta lista es una especie de historial de desarrollo del flujo de trabajo. Una copia de la versión puede ser útil si, por ejemplo, ha desarrollado y publicado un flujo de trabajo, pero no funciona como le gustaría. El modo lectura puede ser útil si, por ejemplo, desea comprobar cómo se configuró el proceso en un momento anterior. El modo lectura se mostrará entonces en la pestaña del flujo de trabajo Vista general. En el modo de edición sólo se abrirá la versión actual del flujo de trabajo.

• Instancias activas: Esta pestaña muestra todas las instancias activas de una configuración de flujo de trabajo y le permite saber qué actividad se está editando actualmente.

Permisos

Hay dos permisos para la configuración del flujo de trabajo: Diseñador y controlador.

• Diseñador
  El diseñador tiene autorización para editar, eliminar y publicar configuraciones del flujo de trabajo, retirar su publicación y depurar el flujo de trabajo para rectificar los errores que tuviera.
  Para la función Crear nuevo flujo de trabajo y Copiar, necesita el derecho funcional Flujos de trabajo de diseño, que se otorga en Configuración de DocuWare > Administración de usuarios en Usuario x > Perfiles de función.

• Controlador
  En Workflow Designer, el controlador puede abrir las versiones del flujo de trabajo en el modo de lectura. Las versiones antiguas del flujo de trabajo se pueden abrir en la lista de versiones desde el menú contextual de la versión en cuestión.
  En el DocuWare Client, los controladores tienen una lista de tareas particular para los flujos de trabajo para los que tienen permiso de controlador. La lista tiene exactamente el mismo nombre que el flujo de trabajo y se encuentra en Tareas > Supervisar tareas.
  En el DocuWare Client, los controladores ven todas las tareas de todos los usuarios que tienen tareas asignadas en una instancia de flujo de trabajo. Así pues, si una tarea se asigna a varios usuarios, también lo ven varias veces, puesto que es la única manera de poder asignarla de un usuario a otro. Asimismo, el controlador ve si, en la lista de tareas de flujo de trabajo de un usuario, una tarea ha pasado al estado Leída, es decir, si se está procesando. Si se elimina un documento de un flujo de trabajo, la propia tarea del flujo de trabajo también se eliminará automáticamente. Además, un controlador puede finalizar una instancia de flujo de trabajo seleccionando Detener flujo de trabajo en el menú contextual de la versión de flujo de trabajo correspondiente. Esto se anotará en el historial de flujo de trabajo.

De forma predeterminada, el usuario que creó el flujo de trabajo tiene permisos de diseñador y controlador.

Exportación e importación de flujos de trabajo

Si, por ejemplo, utiliza un flujo de trabajo en un departamento que, si se modifica, también es adecuado para otra área con su propio archivador, transfiera el flujo de trabajo a este archivador y adáptelo.

El archivador seleccionado puede pertenecer a su organización o estar en otro sistema. El flujo de trabajo importado puede guardarse como un nuevo flujo de trabajo o como una nueva versión. Para que la importación pueda realizarse, es esencial que los archivadores de origen y los archivadores seleccionados coincidan.

Necesita derechos como administrador de la organización para la exportación de flujos de trabajo. Al exportarlos, todos los flujos de trabajo del sistema actual se exportan al archivo WorkflowExport_<nombre de la organización>_<fecha actual>.wfe.

1. En la vista general de Workflow Designer, seleccione el flujo de trabajo que desea exportar, haga clic en Exportar y guárdelo en el sistema de archivos.

2. Para importar el flujo de trabajo a otro sistema, primero debe cambiar la conexión en Desktop Apps.

3. A continuación, vuelva a iniciar Workflow Designer. En la vista general, haga clic en Importar y seleccione el flujo de trabajo del sistema de archivos. Confirme con Aceptar.
   Antes de la importación, el sistema comprueba si los campos del archivador de origen, que se utilizan en el flujo de trabajo, también están presentes en el archivador seleccionado. Para ello, el sistema compara el nombre de la base de datos y el tipo de datos de cada campo. Si todos los campos requeridos se encuentran en el archivador seleccionado, la importación se completa y el flujo de trabajo se abre con el mismo diseño y con la configuración de todas las actividades y variables, y de la lista de tareas. Los lugares donde la configuración del flujo de trabajo necesita revisarse, ajustarse o volver a crearse aparecen resaltados y enumerados.
    Para que la configuración funcione, todos los datos y parámetros procedentes de fuentes externas deben comprobarse manualmente y editarse si es necesario. Esto se aplica independientemente de que existan de manera idéntica en el sistema de destino. Los ajustes y parámetros incluyen otros archivadores y sus campos, listas de selección, bases de datos externas y sus tablas y columnas, servicios web, usuarios, funciones, reglas de sustitución, configuraciones de formularios, plantillas y áreas de relleno.

4. Publique el flujo de trabajo importado y verificado.

Creación de una configuración de flujo de trabajo

Haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la página Visión general para crear un nuevo flujo de trabajo. Se abre el diálogo Crear nuevo flujo de trabajo con dos páginas: General y Activador.

General

Nombre

Asígnele al flujo de trabajo un nombre exclusivo que solo se utilizará una vez. El nombre se muestra en el flujo de trabajo, así como en la lista de tareas del Web Client para la ficha del flujo de trabajo.

Descripción (opcional)

La descripción solo es visible en el Workflow Designer.

Archivador

Cada flujo de trabajo debe asignarse a un archivador DocuWare.

Usuario de flujo de trabajo

Nombre de usuario

Especifique aquí un usuario de DocuWare con el que se vayan a realizar las actividades automáticas, por ejemplo, el administrador de la organización. Asegúrese de que el usuario tiene todos los derechos de acceso necesarios al archivador y a los documentos.

Contraseña

La contraseña del usuario almacenada aquí se solicita por motivos de seguridad al salir del diálogo tras confirmar con Aceptar. La contraseña no se guarda.

Activadores

Hay dos tipos de activadores para iniciar un flujo de trabajo:

• los eventos basados en documentos, es decir, el archivado de un nuevo documento y/o el cambio de los datos del índice

• según una programación con ciertas condiciones para los datos de índice

Cada vez que se ejecuta un flujo de trabajo se genera una instancia de flujo de trabajo. Por ejemplo, si archiva diez documentos con las mismas condiciones de activador, se inician diez instancias. La instancia finaliza cuando finaliza el flujo de trabajo. Las instancias que se ejecutan no se ven afectadas por los cambios que se hacen en la configuración del flujo de trabajo.

Eventos basados en documentos: Si se debe ejecutar un flujo de trabajo a partir de eventos basados en documentos, aquí puede definir las condiciones.

Para que se ejecute un flujo de trabajo, primero debe producirse un evento concreto. Puede ser un documento nuevo que se archiva en el archivador de documentos y/o la modificación del índice de un documento existente, por ejemplo. En segundo lugar, para el cumplimiento de una condición de activador, un documento debe tener determinados valores de índice.

Iniciar flujo de trabajo nuevo

Habilite una o las dos actividades de inicio que vayan a activar el flujo de trabajo:

• Para documentos nuevos
  Los flujos de trabajo se inician con cada nuevo documento que se archiva.

• Si se han modificado las entradas de índice del documento
  Cada vez que se modifica una entrada de índice para el documento, se inicia un flujo de trabajo.

Además, puede vincular la activación del flujo de trabajo a la condición de que el documento se haya creado mediante formulario de fusión. Sin embargo, esto solo es posible si también se cumple al menos una de las dos condiciones anteriores, es decir, el almacenamiento de un documento o el cambio de los datos del índice.
Se inicia un flujo de trabajo, por ejemplo, cuando se archiva un documento que se ha creado con DocuWare Forms usando un formulario de fusión con áreas de relleno y como PDF rellenable. Se muestran todas las configuraciones de DocuWare Forms y todos los formularios de fusión para los que el usuario que ha iniciado sesión tiene el permiso Usar. Al activar esta opción, creará la base para las áreas de inserción que se mostrarán durante la asignación de datos. Solo se pueden rellenar las áreas de inserción vacías.

En función de la selección, se mostrará uno o los dos ajustes de las condiciones adicionales.

Si todas/una de las siguientes condiciones se cumplen antes de la modificación de índice:
Si todas/una de las siguientes condiciones de activador se cumplen después de la modificación de índice:

1. A la izquierda, elija un campo de índice o de sistema.

2. Elija un operador en el centro.

3. A la derecha, elija un valor de la lista desplegable proporcionada o introdúzcalo directamente en el campo.

Programación: Si se debe ejecutar un flujo de trabajo según una determinada programación en conexión con ciertos datos de índice, defínala aquí.

Un flujo de trabajo se puede ejecutar:

• a diario o en días concretos

• cada semana o durante determinadas semanas

• cada mes o durante meses específicos

En cada una de estas opciones se deben especificar una serie de ajustes adicionales distintos.

Además, debe definir qué condiciones deben cumplir los datos de índice para que el flujo de trabajo se ejecute según la programación definida con anterioridad.

Las instancias de flujos de trabajo solo se pueden iniciar para un máximo de 100 documentos por inicio programado, con el fin de asegurar el rendimiento óptimo del sistema DocuWare. Este número se puede modificar abriendo el archivo
C:\Program Files (x86)\DocuWare\Background Process Server\DocuWare.BackgroundProcessService.LongLiving.GenericProcess.x86.exe.config
y cambiando el valor ("100") en la línea siguiente:
<add key="ScheduledWorkflowMaxDocumentCount" value="100" />

Archivado y edición posterior de la configuración del flujo de trabajo

Haga clic en Aceptar para guardar la configuración. Se abrirá la página del flujo de trabajo con la vista de diagrama de flujo. Aquí puede editar el flujo de trabajo.

Edición de la configuración del flujo de trabajo

En el capítulo siguiente se explica cómo se edita una configuración de trabajo, además de cómo se define y compila cada uno de los pasos de un flujo de trabajo.

Vista de diagrama de flujo de flujo de trabajo

La vista de diagrama de flujo de un flujo de trabajo proporciona todas las funciones para su edición. La barra de exploración se encuentra en la zona superior. En la barra lateral de la izquierda puede ver las fichas de Actividades, Variables y Validaciones. El área grande de la derecha muestra el diagrama de flujo del flujo de trabajo.

El diseño de un flujo de trabajo se realiza arrastrando y soltando actividades desde el panel izquierdo hasta la vista de diagrama de flujo.

Sugerencia para las pruebas: En el diálogo Introducir valores de salida puede especificar los valores de índice que deben estar presentes al iniciar la ejecución de prueba del flujo de trabajo, es decir, los datos de índice de texto que puede utilizar para simular la presencia de un documento. Además, puede encontrar todas las variables en esta lista si están presentes.

Si guarda y cierra el diálogo con Aceptar, aparece una nueva área bajo el diagrama de flujo para la prueba. Puede controlar la prueba utilizando los diferentes resultados de un flujo de trabajo a la izquierda. A la derecha, se ve un registro de tabla de las tareas de flujo de trabajo.

Validación automática

Cuando se diseña un flujo de trabajo, los pasos individuales se validan automáticamente. Si hay errores, se muestra el resultado en la barra de herramientas de la izquierda, bajo Validaciones.

Estructuración de las listas de tareas en el DocuWare Client

En esta opción se especifica la estructura de la lista de tareas del flujo de trabajo en el DocuWare Client.

Las funciones disponibles en la lista de tareas de flujo de trabajo dependen esencialmente de la configuración de la lista de resultados del archivador. Estos ajustes se aplican también a la lista de tareas del flujo de trabajo.

Para controlar las funciones de la lista de tareas, primero debe activarlas para la lista de resultados del archivador correspondiente en la configuración de DocuWare en Archivadores > Diálogos > Resultado > Lista de resultados.

Entonces, en Workflow Designer puede seleccionar la lista de resultados de la que se heredan las funciones en la configuración de la lista de tareas para cada flujo de trabajo. Basta con pasar el ratón por encima del vínculo para ver qué funciones se han activado para la lista de resultados seleccionada. En caso necesario, además puede activar allí funciones específicas del flujo de trabajo para la lista de tareas.

El diálogo de visión Tareas de Workflow está dividido en dos partes: En la parte superior se compilan todos los datos en una lista tabular. En la parte inferior, se muestran como vista previa los encabezados de columna de la tarea.

Variables de sistema y variables globales

En el flujo de trabajo se utilizan variables globales y variables de sistema. Usted mismo define las variables globales, mientras que las variables del sistema están fijadas.

Variables de sistema

Las variables de sistema son parámetros que el sistema DocuWare establece automáticamente y que se actualizan en función de la variable.
Ejemplos: El "usuario de última decisión" es automáticamente el usuario que ha tomado la última decisión. "URL del documento" o "GUID de la organización" son variables de sistema que no se modifican.

Variables globales

Las variables globales son marcadores de posición para valores específicos a lo largo del flujo de trabajo.
Ejemplo: si en la tarea de Workflow de una factura se ha indicado un número de cliente, el nombre del cliente se lee en una base de datos externa y se escribe en una variable global de flujo de trabajo. Así, el nombre puede usarse de nuevo en otro paso del flujo de trabajo.
Las variables globales también pueden verse en el Web Client, en la lista de tareas.

Para crear variables globales, abra una configuración de flujo de trabajo ya creada; a continuación, haga clic en Variables en la barra lateral izquierda.

Asigne a la variable un nombre único que facilite su identificación posterior cuando configure el flujo de trabajo, por ejemplo "MiNúmeroDePedido"

En la lista desplegable, seleccione el tipo de variable:

• Texto: La longitud de texto máxima es de 255 caracteres.

• Número entero o número decimal: Para un número decimal, especifique también el número de posiciones decimales.

• Fecha o FechaHora: Seleccione esta opción para una variable de tipo fecha.

• Palabra clave: En esta variable pueden almacenarse varios valores, por ejemplo, varios números de pedido. Sin embargo, no es posible seleccionar valores individuales de esta variable durante la asignación, a diferencia de Usuario, Función y Regla de sustitución, que pueden utilizarse como variables de lista.

• Usuario de un grupo, Función y Regla de sustitución: La función y la Regla de sustitución contienen varios valores: los usuarios. La variable Usuario de un grupo puede contener uno o varios valores.
  Para las tres variables, está disponible la opción Variable de lista. Si está activada, se pueden seleccionar usuarios individuales de la lista correspondiente en un paso posterior.

Puede editar una variable en la lista de variables incluso si ya se utiliza en el flujo de trabajo. No es necesario eliminar primero la variable de las configuraciones. Cuando se cambia el nombre de la variable, se sustituye automáticamente siempre que aparece en el flujo de trabajo, incluso en los comandos SQL libres como las asignaciones de datos.

Se pueden introducir guiones, pero se almacenan internamente de forma automática como un guion bajo doble. Cuando se seleccione la variable global, se mostrará en la lista correspondiente con guion bajo doble.