Una tarea es un paso de flujo de trabajo que implica la ejecución de una acción por parte de un usuario. Para incorporar una tarea al flujo de trabajo, use el método de arrastrar y soltar para desplazar la tarea de la barra lateral izquierda al diagrama de flujo de la derecha. Esta acción abre un diálogo en el cual un asistente guía al usuario en los pasos para definir la tarea. En primer lugar, en el paso General, especifique propiedades como el nombre, la descripción y el comportamiento de los sellos; a continuación, introduzca las notificaciones para los colaboradores y especifique las decisiones que deben tomarse en la tarea. Por último, especifique plazos para la tarea en los niveles de remisión a una instancia superior.
General
Nombre de tarea
El nombre se muestra en el nodo de la tarea en la vista de diagrama de flujo.
Los nombres de las tareas admiten los caracteres siguientes: a-z, A-Z, 0-9, _ y el carácter de espacio. Si se utiliza un carácter no válido, el marco que circunda el nombre se vuelve de color rojo y el botón Aceptar se desactiva.
Descripción de tarea (opcional)
Si lo necesita, aquí puede describir la tarea de manera más detallada, por ejemplo para diferenciarla de otra similar. El usuario verá en pantalla esta descripción si hace clic en una tarea de Workflow en el Web Client.
Sellos: Si el empleado debe sellar el documento con una decisión (por ejemplo, con "aprobado" en el caso de una factura), puede definirlo aquí.
Si las decisiones se toman mediante un formulario, se establece un sello automáticamente.
Active esta opción si se ha tomado una decisión en un formulario y si debería definirse automáticamente un sello como prueba de que el documento se ha procesado.
En el área inferior, especifique la información que recibe un sello y cómo se configura.
Notificación
Para informar al usuario de la nueva tarea automáticamente por correo electrónico, configúrelo aquí.
Enviar correo electrónico
Para utilizar la función de notificación de correo electrónico, active primero esta opción.
Asunto
Introduzca el asunto aquí, por ejemplo "Tiene una nueva tarea de Workflow". Si desea insertar una variable de flujo de trabajo, haga clic en Editar.
Cuerpo
Escriba aquí el texto que se debe incluir en el mensaje de correo electrónico. Si desea insertar una variable de flujo de trabajo, haga clic en Editar.
Adjuntar el documento al correo electrónico
Active esta opción para adjuntar en el correo electrónico un documento que pertenece a la tarea. Esta opción está disponible al margen de si ha insertado un vínculo al documento en la línea de asunto.
Decisiones
En este paso se definen las decisiones que debe tomar el usuario responsable de ellas en una tarea y el procedimiento para ejecutarlas. La ficha de la barra de exploración del asistente indica, después del nombre "Decisiones", la cantidad de decisiones previamente definidas. Debajo, el diálogo se divide en la barra lateral con dos columnas a la izquierda donde se enumeran todas las decisiones y un área a la derecha para las opciones. Nada más añadir una decisión, las opciones se muestran en el área de la derecha.
Para mover una decisión dentro de una lista, coloque el cursor sobre la decisión y haga clic en la doble flecha que aparece.
Las áreas donde define las decisiones de manera más detallada se muestran a la derecha:
General
Además del nombre, la configuración general de una decisión incluye:
Descripción: Aquí se describen las opciones de decisión que debe tomar la persona encargada de procesar la tarea, por ejemplo aceptar o rechazar una factura entrante. Esta descripción aparecerá más adelante si el usuario hace clic en el botón de información relativo a la decisión correspondiente en el Web Client.
Color: La configuración del color se aplica a la salida de la tarea en el diagrama de flujo.
Decisión por defecto: La decisión se muestra por defecto al editor de la tarea. Esto significa que no será necesario volver a seleccionar la decisión cada vez.
Diálogo
El diálogo que se muestra al editor para tomar una decisión puede contener los siguientes elementos:
Campo
Tabla de índice
Vínculo
Descripción
Propiedades del elemento del diálogo Campo
Si el editor debe introducir datos para una decisión en un diálogo, por ejemplo un centro de costes, indique aquí los campos que deberán estar disponibles. Las opciones disponibles son texto, número, decimal, fecha, fecha/hora, palabra clave, usuario, función, regla de sustitución.
Nombre de campo
Introduzca el nombre del campo tal y como debe aparecer para el usuario en el diálogo. Los nombres de campos de los diálogos admiten los caracteres siguientes: a-z, A-Z, 0-9, _ y el carácter de espacio. Es posible introducir caracteres adicionales.
El nombre debe ser único para todas las decisiones de una tarea.
Tipo
La selección del tipo de datos determina los elementos de control que se mostrarán en las tareas del flujo de trabajo del Web Client y los caracteres que pueden utilizarse.
Si desea más información, consulte la tabla de tipos de datos.
Para ampliar el diálogo de configuración de campos, haga clic en el icono Editar a la derecha. Las opciones disponibles se diferencian según el tipo de archivo: Aquí tiene información sobre las configuraciones más importantes.
Protegido contra escritura
Configurar un campo como protegido contra escritura puede ser útil si, por ejemplo, el usuario debe saber qué cantidad se ha aprobado al editar una factura.
Entrada predefinida
Se configuran diferentes parámetros en función del origen. Consulte la visión general "Orígenes" para obtener información sobre qué fuentes están disponibles para la selección y con qué parámetros.
Lista de selección
En la lista desplegable, elija una lista de selección. Las listas de selección predeterminadas para archivadores no se pueden usar.
El motor de flujo de trabajo funciona independientemente del sistema DocuWare. Por lo tanto, es preciso crear listas de selección externas para acceder a datos de archivador si los usuarios deben poder acceder a metadatos de índice como listas de selección.
Solo lista de selección
Si esta opción está activada, los usuarios solo podrán introducir valores de la lista de selección.
Propiedades del elemento de diálogo Tabla de índice
La opción Tabla de índice solo se muestra si se ha configurado al menos una tabla de índice para el archivador vinculado al flujo de trabajo: Configuración de DocuWare > Archivadores.
En el diálogo, el nombre de la tabla de índice se adopta automáticamente como nombre del campo. Haga clic en una columna de la tabla para editar las siguientes opciones, además de las propiedades descritas en la sección "Campo":
Calcular suma
Seleccionar si la suma de una columna decimal debe calcularse y mostrarse en la parte inferior del formulario del flujo de trabajo. La opción de suma es útil, por ejemplo, para los importes de las facturas, pero no para los números de artículo.
Rellenar con saldo
Esta opción también está disponible solo para columnas de tipo Decimal o Numérico. Esto introducirá automáticamente la diferencia con un importe total que usted defina en la opción Importe total. Por ejemplo, "300" se introduce como importe parcial en la primera de las dos líneas de una factura, y el importe total es "1000". El saldo de "700" se introduce automáticamente en la segunda línea.
Rellenar previamente tablas enteras
También puede rellenar previamente tablas de índice enteras con el contenido de las tablas de índice de los documentos que ya se han almacenado. Esto es útil, por ejemplo, en contabilidad general, donde se suelen necesitar constantemente los mismos datos de ciertos documentos archivados para la facturación recurrente.
Para ello, seleccione Rellenar previamente la tabla de índice con datos de otra tabla de índice en las propiedades del campo y, a continuación, elija si los datos rellenados previamente deben añadirse a los datos existentes en la tabla o si los datos rellenados previamente deben sustituir a los datos existentes. A continuación, especifique la tabla de índice de origen, que puede estar en el mismo archivador o en otro distinto. A continuación, especifique el documento cuyos datos se van a utilizar mediante una consulta SQL. Si hay varios resultados, solo se utiliza el primero. Solo se muestran las columnas disponibles para la selección de columnas de la tabla de destino.
Los datos de la tabla insertada solo son visibles inicialmente para el usuario de la tarea en el Web Client. Solo se escriben los datos en el archivo cuando el usuario confirma con Aplicar. Por el contrario, las manipulaciones de tablas con una actividad de Asignar datos escriben automáticamente los datos en el archivador.
Incluso si hay instancias activas, puede añadir columnas a un campo de tabla: Las instancias de los flujos de trabajo que utilizan esta tabla de índice seguirán funcionando. La nueva columna se muestra en la interfaz de usuario pero está desactivada. Para editar nuevas instancias, configure las nuevas columnas para que no estén protegidas contra escritura y tengan todas las propiedades necesarias. Estos cambios solo se aplican a las nuevas instancias del flujo de trabajo. Las nuevas columnas no se muestran en el historial del flujo de trabajo de las instancias existentes.
Propiedades del elemento del diálogo Vínculo
Añada enlaces a programas de terceros, por ejemplo, en el diálogo de flujo de trabajo para el usuario. También puede tomar un enlace directamente de un origen de datos. Para ello, las siguientes opciones están disponibles en Rellenar dirección con: Datos de índice del documento, archivador, variable de sistema de flujo de trabajo, variable global de flujo de trabajo, entrada fija y conexión a datos local (DocuWare Cloud)/datos externos (DocuWare in situ).
Propiedades del elemento del diálogo Descripción
En las propiedades de Entrada predefinida, introduzca un texto que proporcione al usuario información para tomar la decisión. También dentro de las descripciones tiene la opción de usar campos de índice, vínculos, variables de sistema y variables globales del flujo de trabajo, entre otras, para proporcionar información adicional.
Validación
Las entradas de una tarea pueden validarse antes de que esta se complete. Por ejemplo, para la aprobación de una factura, es posible comprobar si la suma de los importes parciales aprobados se corresponde con el importe total en una división de contabilización completada. Si la validación revela que los valores no coinciden, el usuario recibirá un mensaje.
Introduzca una expresión aritmética. La expresión aritmética puede contener variables y valores de los campos de índice y de flujo de trabajo de la decisión actual.
Se aplica cuando el usuario confirma la tarea. Si la validación devuelve un error, el usuario recibirá un mensaje, que también puede especificar aquí.
Para validar la entrada del usuario en el diálogo de flujo de trabajo, utilice los elementos enumerados en la ficha Campos de flujo de trabajo.
Asignación de datos
Aquí puede configurarse si los datos de una fuente determinada se escribirán en un destino concreto.
Para más información sobre la asignación automática de datos, lea el capítulo sobre la actividad Asignación de datos. Las funciones disponibles aquí son las mismas que en el diálogo de la actividad Asignación de datos.
La única diferencia es que aquí, con la asignación automática de datos dentro de una tarea, está disponible el tipo de entrada Campos de flujo de trabajo. Esto significa que, por ejemplo, cuando se rechaza una factura, el motivo de rechazo especificado puede introducirse y escribirse en el campo de índice "Comentario".
Asignar a
En este paso se determina si la tarea debe asignarse a usuarios, funciones, reglas de sustitución o variables y, en caso afirmativo, a qué usuarios, funciones, reglas de sustitución o variables. Existen tres opciones para ello:
Asignación de una tarea
Sin reasignación
Asignar por campo de flujo de trabajo
Asignar directamente a: Aplique el procedimiento habitual para asignar una tarea.
Niveles de remisión a una instancia superior
En este paso, especifique dos niveles de remisión a una instancia superior para una tarea mediante las opciones de recordatorio y las opciones de fecha de vencimiento.
En el primer nivel de remisión a una instancia superior, la tarea se resalta en color en la lista de tareas; si es preciso, se envía un recordatorio por correo electrónico.
Se llega al segundo nivel de remisión a una instancia superior cuando ha transcurrido un determinado periodo de tiempo (tiempo de espera). Este intervalo de tiempo puede ser de minutos, horas o días.
La configuración predeterminada del tiempo de trabajo es de lunes a viernes de 8:00 a 17:00. También puede definir una reasignación automática para los casos en que se alcancen estos niveles de remisión a instancias superiores. Por ejemplo, si una persona debe aprobar o rechazar una factura y no lo hace en un plazo de tres días laborables, la tarea se asigna automáticamente a otro usuario y al responsable del departamento.
Opciones de recordatorio
Si una tarea llega a este nivel, se muestra en las tareas de Workflow del Web Client con una bandera amarilla. Se utiliza como configuración predeterminada un plazo de tres días laborables. También puede especificar que se envíe a un empleado automáticamente un correo electrónico de recordatorio para la tarea al aplicarse el primer nivel de remisión.
Opciones de fecha de vencimiento
Una tarea atrasada se indica con una bandera roja en la lista de tareas del flujo de trabajo en el Web Client.
Alternativamente, las tareas se redirigen con la salida del tiempo de espera y se reasignan. La reasignación se puede efectuar en función del usuario o la función, o según reglas de substitución. También puede especificar que se envíe a un empleado automáticamente un correo electrónico de recordatorio para la tarea vencida al aplicarse el segundo nivel de remisión.
Si define un recordatorio de una tarea utilizando una variable en la configuración de recordatorio, la variable seleccionada se utilizará como una fecha de referencia para la fecha de vencimiento. Si, por ejemplo, ha creado la configuración Vencido después de 5 días laborables, la fecha de vencimiento es cinco días laborables después de la fecha de recordatorio.
Reasignación automática
Una tarea puede reasignarse automáticamente si el empleado al que se asignó la tarea está ausente de la oficina.
La reasignación automática solo está disponible si la tarea se asigna a una regla de sustitución. A continuación, la tarea se asigna al siguiente empleado de la secuencia de sustitutos. Si la tarea se asigna a una función y el usuario que selecciona la tarea (y, por tanto, la bloquea a otros usuarios) tiene el estado de ausente, la tarea vuelve a quedar disponible para todos los usuarios que tengan asignada esta función.
Las reglas de sustitución se especifican en DocuWare Administration.
La reasignación automática de una tarea se refleja en el historial de flujos de trabajo.
Los días y horas que se aplican como horario laboral general para la organización se especifican en la configuración de DocuWare en Configuración de organización > General > Hora e idioma.