Con Smart Search, puede buscar documentos en DocuWare sin necesidad de interrumpir su actividad en la aplicación principal, como su programa de contabilidad. Smart Search lee el contenido de la interfaz de su aplicación y lo transfiere como palabras de búsqueda a DocuWare. De este modo, no tiene que introducir o copiar contenido manualmente en un diálogo de búsqueda de DocuWare.
Smart Search funciona mediante configuraciones. Entre otras cosas, especifica qué contenido debe transferirse, desde qué aplicación y a qué campos de los diálogos de búsqueda de DocuWare. Debe crear una configuración específica para cada aplicación y escenario.
Cómo le ayuda a trabajar Smart Search
Supongamos que está trabajando con una aplicación de contabilidad que utiliza para contabilizar facturas. Archiva estas facturas en DocuWare. Las facturas tienen los mismos números de factura en ambos sistemas.
Ahora está editando el registro de datos para una factura en la aplicación de contabilidad. Al mismo tiempo, desea ver la factura para el registro de datos. Ha configurado una Smart Search para este propósito y hace clic en el botón DocuWare que aparece en su aplicación de contabilidad. O bien ha asignado un método abreviado de teclado que suele utilizar. Esto inicia una búsqueda en segundo plano en DocuWare para una factura con el número de factura correspondiente. La factura recuperada se muestra directamente en su pantalla como resultado.
Búsqueda
Para especificar qué buscar en DocuWare, asigne texto o elementos de lista de la ventana capturada a los campos de índice individuales del diálogo de DocuWare seleccionado.
Seleccionar un archivador y un diálogo de búsqueda
La lista muestra en orden alfabético todos los archivadores de DocuWare para los cuales hay asignado al menos un diálogo de búsqueda.
Definir la búsqueda
Seleccionar una herramienta:
Texto: si desea integrar Smart Connect en su programa de contabilidad, la captura de pantalla puede mostrar la ventana con una factura abierta. Supongamos que desea utilizar el número de factura para la Smart Search.
Haga clic en la herramienta Texto y arrastre un área de lectura sobre la posición en la que normalmente aparece el número de factura. Conecte el área de lectura con el campo de índice "número de factura", que se encuentra debajo de los campos de índice de su archivador, a la derecha.Listas: para una lista, el texto de lectura se completa como líneas individuales en los campos de palabras clave individuales.
Anclaje: si el texto o el área de lista que desea leer no siempre se encuentra en una posición fija, primero coloque un anclaje al que luego asignará el área de lectura.
Para editar la entrada en el campo, haga clic en Editar 
.
Campo de texto
Definir texto
Aquí puede especificar una subárea del texto de lectura que se utilizará para la búsqueda. Debe decidir si usar solo el texto después, antes o entre una cadena específica. También puede especificar la posición exacta o (por ejemplo, para un código de barras) definir un delimitador de campo y seleccionar una entrada específica.Reemplazar texto
Puede hacer que todo el texto leído de un área sea reemplazado por otro texto. Por ejemplo, el término "factura" leído en un documento puede ser reemplazado por "Factura saliente" para la indexación. Puede hacerlo creando una lista de todas las entradas que se reemplazarán. Seleccione si deben sustituirse todos los valores o únicamente los que figuran en la lista.
Si deben sustituirse todos los valores: en caso de que falte un valor para extraer, puede elegir si desea aceptar el valor predeterminado o si desea generar un error e interrumpir el proceso.
Opciones adicionales para el campo de fecha y el campo numérico
Para el campo de fecha, también puede especificar en qué formato (solo la fecha o la fecha y la hora) debe aparecer en el área de lectura correspondiente. De forma predeterminada se utilizan los formatos correspondientes a la configuración regional de su ordenador. Es importante especificar el formato de modo que la fecha extraída pueda interpretarse correctamente.
Para el campo numérico también puede especificar el formato en el que se define el número en el área de lectura asociada. De manera predeterminada, se utiliza el formato de número correspondiente a la configuración regional del ordenador. Es importante especificar el formato de modo que el número extraído pueda interpretarse correctamente.
Ejecutar
Especifique el tipo de elemento en el que el usuario debe iniciar la ejecución de Smart Search. Para ello, tiene a su disposición un botón y un método abreviado de teclado, que también se pueden combinar.
Botón
El botón aparecerá directamente en la aplicación seleccionada, por ejemplo, su programa de contabilidad. Haga clic en "Botón" y dibuje un marco en la ubicación deseada de la captura de pantalla. Para personalizar el título o el icono, haga clic en Editar, dentro del marco.
Métodos abreviados de teclado
Los métodos abreviados de teclado se configuran en la barra de la derecha.
Lista de resultados en lugar del visor
Si solo se ha encontrado un documento en Smart Search, puede mostrar la lista de resultados en lugar del visor de DocuWare. Active la opción Lista de resultados siempre abierta para hacer esto.