Con Smart Index, puede indexar documentos en DocuWare sin tener que cerrar su aplicación principal, como su programa de contabilidad. Smart Index lee contenido de la interfaz de su programa y lo transfiere como palabras clave a DocuWare. Esto ocurre cuando los documentos se archivan o cuando se vuelven a indexar una vez archivados. Ya no es necesario que introduzca o copie contenido de otras aplicaciones en un diálogo de DocuWare.
Smart Index funciona mediante configuraciones. Entre otras cosas, en una configuración de este tipo se especifica el contenido que se va a transferir, las aplicaciones desde las que se va a transferir y los campos de los diálogos de almacenamiento o de información de DocuWare a los que se va a transferir. Debe crear una configuración específica para cada escenario.
Cómo le ayuda a trabajar Smart Index
Supongamos que está trabajando con una aplicación de contabilidad que utiliza para contabilizar facturas. Archiva las facturas en DocuWare.
Escanea las facturas para que estén disponibles en una bandeja de cartas de DocuWare en el DocuWare Client. Introduce la factura en el programa de contabilidad y, al mismo tiempo, la archiva. Selecciona las facturas en la bandeja y elige el archivador en el que se archivarán las facturas. En el visor de DocuWare verá la primera factura y se abrirá el menú de archivado de DocuWare.
Al mismo tiempo, ha abierto su sistema de contabilidad. Aquí introduce los datos de la factura, por ejemplo, la empresa, la fecha, el número de factura y el importe. Además, su sistema de contabilidad asigna un número exclusivo a este registro.
Si ahora hace clic en el botón Smart Index, en el diálogo de almacenamiento de DocuWare, todos estos datos se transfieren desde la interfaz de usuario del sistema de contabilidad a los campos correspondientes en el diálogo de almacenamiento de DocuWare. De esta manera, las palabra clave en DocuWare se asignan haciendo clic en un botón, lo que evita posibles errores de mecanografiado al escribir dos veces los datos y, por lo tanto, incoherencias entre los datos del sistema de contabilidad y las palabras clave en DocuWare.
Indexación
Para especificar qué palabra clave debe enviarse a DocuWare, asigne texto o elementos de lista de la ventana capturada a los campos de índice individuales del diálogo de DocuWare seleccionado.
Selección de un archivador y un diálogo
La lista muestra en orden alfabético todos los archivadores de DocuWare para los cuales hay asignado al menos un diálogo de almacenamiento o un diálogo de información.
Configuración de la indexación
Para la indexación, el texto se lee desde la aplicación externa y se transfiere a los campos de índice de DocuWare. Para ello, debe crear áreas de lectura que puede ajustar con un anclaje, si es necesario.
Seleccionar una herramienta:
Texto: por ejemplo, su captura de pantalla muestra su programa de contabilidad con una factura abierta y desea utilizar el número de factura para la indexación. Haga clic en la herramienta Texto y arrastre un área de lectura sobre la zona donde se vea el número. Vincule esta área con el campo de índice "Número de factura", que se muestra a la derecha junto a los campos de índice de su archivador. El número de lectura aparece en el campo de índice.
Lista: para una lista, el texto de lectura se completa como líneas individuales en los campos de palabras clave individuales.
Anclaje: si el texto o el área de lista que desea leer no siempre se encuentra en una posición fija, primero coloque un anclaje al que luego asignará el área de lectura.
Para editar la entrada en el campo, haga clic en Editar 
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Campo de texto
Definir texto
Aquí puede especificar una subárea del texto de lectura que se utilizará para la indexación. Debe decidir si usar solo el texto después, antes o entre una cadena específica. También puede especificar la posición exacta o (por ejemplo, para un código de barras) definir un delimitador de campo y seleccionar una entrada específica.Reemplazar texto
Puede hacer que todo el texto leído de un área sea reemplazado por otro texto. Por ejemplo, el término "factura" leído en un documento puede ser reemplazado por "Factura saliente" para la indexación. Puede hacerlo creando una lista de todas las entradas que se reemplazarán. Seleccione si deben sustituirse todos los valores o únicamente los que figuran en la lista.
Si deben sustituirse todos los valores: en caso de que falte un valor para extraer, puede elegir si desea aceptar el valor predeterminado o si desea generar un error e interrumpir el proceso.
Opciones adicionales para el campo de fecha y el campo numérico
Para el campo de fecha, también puede especificar en qué formato (solo la fecha o la fecha y la hora) debe aparecer en el área de lectura correspondiente. De forma predeterminada se utilizan los formatos correspondientes a la configuración regional de su ordenador. Es importante especificar el formato de modo que la fecha extraída pueda interpretarse correctamente.
Para el campo numérico también puede especificar el formato en el que se define el número en el área de lectura asociada. De manera predeterminada, se utiliza el formato de número correspondiente a la configuración regional del ordenador. Es importante especificar el formato de modo que el número extraído pueda interpretarse correctamente.