El procesamiento inteligente de documentos (IDP) de DocuWare amplía las soluciones de gestión de documentos existentes con funciones basadas en inteligencia artificial. Esto permite un alto nivel de automatización en los procesos de oficina.
Muchas empresas reciben documentos como archivos adjuntos en PDF por correo electrónico o los escanean usando un escáner y los importan a DocuWare a través de DocuWare Desktop Apps. DocuWare puede importar y archivar estos PDF. Al usar IDP, es posible leer términos relevantes del contenido de los documentos y añadirlos automáticamente como términos de índice.
Formación de la inteligencia artificial para IDP
Como primer paso en la configuración del procesamiento inteligente de documentos en su empresa, la inteligencia artificial debe formarse para satisfacer sus necesidades.
Esta formación incluye la clasificación de documentos y la extracción de datos relevantes de ellos:
División: IDP reconoce los documentos individuales fusionados en un solo archivo y los divide para que puedan tratarse de manera individual.
Clasificación: IDP reconoce tipos o clases de documentos específicos, como facturas y notas de entrega.
Extracción: IDP extrae datos relevantes de los documentos y los añade automáticamente como valores de índice.
El entrenamiento de la IA detrás de IDP puede realizarse de dos maneras:
Plataforma DocuWare IDP: El entrenamiento se realiza en la plataforma IDP independiente. Esta opción admite cualquier documento, esté o no archivado en DocuWare. El entrenamiento en la plataforma IDP suele ser realizado por su contacto de DocuWare.
Configuraciones de DocuWare: Puede entrenar flujos de trabajo de división y clasificación directamente desde las Configuraciones de DocuWare, utilizando documentos que ya están archivados en sus archivadores de DocuWare. Esta opción se describe en la sección siguiente.
Puede conectar DocuWare con estos agentes de clasificación y extracción de IA a través de una configuración IDP.
Entrenar la división y la clasificación desde DocuWare
Puede entrenar nuevos modelos de división y clasificación directamente desde las Configuraciones de DocuWare, utilizando documentos que ya están almacenados en sus archivadores. Dado que el entrenamiento utiliza sus documentos reales, los modelos de IA resultantes están adaptados a los formatos, diseños y contenidos específicos de sus archivos.
Para iniciar un entrenamiento:
En las Configuraciones de DocuWare, vaya a la sección DocuWare IDP.
Haga clic en el botón para entrenar un nuevo divisor o clasificador. Se abre un cuadro de diálogo que le guía a través de la configuración y muestra los archivadores disponibles para el entrenamiento.
Seleccione los archivadores que contienen los documentos que desea utilizar.
Para la división, seleccione al menos un archivador.
Para la clasificación, seleccione al menos dos archivadores. El cuadro de diálogo indica si cada archivador contiene suficientes documentos para el entrenamiento.
Inicie el entrenamiento. El entrenamiento puede tardar hasta 24 horas en completarse. No es necesario esperar a que finalice el entrenamiento para crear y configurar el flujo de trabajo.
El entrenamiento de modelos de extracción aún no está disponible a través de las Configuraciones de DocuWare.
Puede conectar DocuWare con estos agentes de clasificación y extracción de IA a través de una configuración de IDP.
Procesamiento de correos electrónicos y documentos con IDP
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) puede procesar documentos a medida que entran en el sistema de DocuWare, lleguen por correo electrónico o a través de los plugins Importar o Escanear de escritorio de DocuWare.
Importación de correos electrónicos
Para importar correos electrónicos automáticamente en DocuWare, cree una configuración de importación de correo electrónico en la que defina donde se archivarán los mensajes y cómo se manejarán sus archivos adjuntos, por ejemplo, si los archivos adjuntos se archivan con el correo electrónico o se guardan como documentos separados.
Si añade una configuración de IDP a esta configuración, DocuWare utiliza el procesamiento inteligente de documentos para clasificar cada PDF adjunto y extraer sus datos clave antes de archivar los archivos, lo que proporciona automatización basada en IA en su flujo de trabajo de correos electrónicos.
Lea más sobre la configuración de IDP para importar correos electrónicos
Importación de documentos a través de DocuWare Desktop Apps
Los documentos importados a través de DocuWare Desktop Apps, ya sea a través de los plugins Escanear o Importar, también pueden usar configuraciones de IDP. Si confía plenamente en DocuWare Scan y DocuWare Import, por ejemplo, para digitalizar facturas impresas o traer archivos PDF, estos documentos ahora se pueden dividir automáticamente, indexar y archivar por completo automáticamente también con el IDP de DocuWare.
Lea más sobre la configuración de IDP para DocuWare Desktop Apps