Organización Inteligente de Documentos

Cada usuario de DocuWare tiene una o varias funciones. Según la función, los usuarios pueden ver y acceder a distintos elementos de la solución en el DocuWare Client.

Para asignar una función a un usuario, vaya a Configuración de DocuWare > Gestión de usuarios > Usuario x > Funciones.

Existen tres categorías de funciones principales:

Funciones del sistema

• Organization Administrator es una función de usuario administrativo estándar obligatoria del sistema DocuWare. La función se asigna automáticamente al usuario registrado "user.admin" de una organización.

• El Default Organization role es una función estándar asignada por el sistema, sin funciones para la solución.

Funciones de los departamentos

Cada departamento definido en la solución está representado por una función. Cuando se crea una organización, los siguientes departamentos están disponibles como ejemplos:

• Contabilidad

• Gestión de contratos

• Control de calidad

• Recursos humanos

• Ventas

También existe la función Todos los departamentos/usuarios, que contiene todos los usuarios de la organización.

DW - Administrador

Esta función de usuario gestiona la solución, y tiene acceso total a todas las configuraciones y a todos los archivadores. El DW - Administrador puede, por ejemplo, crear nuevos usuarios o adaptar las listas de selección de la solución.

En caso de agregar DocuWare para firma electrónica al sistema, se prepara la función DW - Firma electrónica para dar acceso a los componentes.

Como DW - Administrador de la solución, puede añadir nuevos usuarios en unos pocos pasos.

Cómo hacerlo:

• En el DocuWare Client, abra Configuraciones a través del menú principal (haga clic en su nombre de usuario) y vaya a Gestión de usuarios en la sección General.

• Haga clic en el botón Usuario nuevo, en la esquina superior izquierda, para crear un nuevo usuario.

• En la casilla Nuevo usuario sin nombre, escriba el nombre del usuario (este nombre se utilizará para iniciar sesión en DocuWare). El nombre de usuario debe ser único, por ejemplo, utilice un punto para separar el nombre y el apellido (nombre.apellido); separe con un guion los nombres compuestos (nombre-nombre.apellido).

• Introduzca toda la información correspondiente al usuario. La dirección de correo electrónico es obligatoria, porque se envían notificaciones por correo electrónico sobre las tareas o vínculos para restablecer las contraseñas a los usuarios.
  

  

• De forma predeterminada, se crea una bandeja de Bandeja de entrada automáticamente para cada usuario. Asimismo, cada usuario recibe automáticamente las bandejas incluidas en la solución. También pueden crear bandejas adicionales ellos mismos si lo necesitan.

  • Para una clara diferenciación de las bandejas, recomendamos incluir el nombre del usuario después del nombre sugerido para la bandeja.

  • Seleccione un indicador de color para su bandeja. Asigne el archivador DW - Documentos a la bandeja.

• Desde la ficha General, diríjase a la ficha Funciones y asigne al menos una función al nuevo usuario.
  

  

• Si lo desea, puede ir a la ficha Diálogos y, a continuación, a Listas para activar listas adicionales para el usuario.
  

  

• Haga clic en Guardar (arriba a la derecha) para finalizar la creación del nuevo usuario. El empleado recibe un mensaje de correo electrónico con el registro de la nueva cuenta de usuario y la información de inicio de sesión de DocuWare según lo que seleccionó a la hora de crear el usuario.

Los documentos se guardan en bandejas y archivadores.

Las bandejas sirven como almacenamiento temporal para depositar los documentos antes de guardarlos en el archivador. Las bandejas pueden compartirse, pero también pueden ser personales.

Los archivadores almacenan los documentos en función de los periodos de conservación y de forma ordenada. Además, los datos y metadatos, como los tipos de documentos y los periodos de conservación, se mantienen en el archivador.

Bandejas incluidas en Organización Inteligente de Documentos:

DW - Administrador: Bandeja compartida para los usuarios asignados a la función DW - Administrador.

Bandejas departamentales: La idea de la Organización Inteligente de Documentos es disponer de una bandeja compartida para cada departamento. Las siguientes bandejas ya se han configurado inicialmente a modo de ejemplo:

• Gestión de contratos – para capturar y ordenar contratos y documentos. Solo para usuarios asignados a la función DW - Gestión de contratos.

• Contabilidad

• Control de calidad

• Recursos humanos

• Ventas

Nota: Las bandejas probablemente se han adaptado a sus necesidades personales durante la configuración y, por lo tanto, pueden variar.

Bandeja personal para cada usuario: Se puede crear una bandeja de entrada personal para cada usuario a la hora de crear el usuario.

Además, es posible crear bandejas adicionales, compartidas o personales.

Encontrará información detallada sobre la bandeja y sus funciones en las instrucciones sobre los conceptos básicos de DocuWare.

Archivadores incluidos en la Organización Inteligente de Documentos:

DW - Documentos: Este archivador es el depósito central de todos los documentos de su empresa, por ejemplo, contratos, propuestas, acuerdos, cartas y correos electrónicos. Los documentos archivados solo se pueden ver o editar en base a los derechos de acceso asignados individualmente por documento.

Solo los usuarios asignados a la función DW - Tds. Departamentos/Usuarios tienen acceso completo a todos los documentos.

DW - Datos del sistema: Este archivador es un archivador de datos. Contiene listas de selección fijas para sus documentos y la versión de la solución.

Encuentre información general sobre cómo capturar y archivar documentos en los Conceptos Básicos.

Sin embargo, su solución Organización Inteligente de Documentos ofrece algunos campos de índice especiales para archivar documentos y encontrarlos rápidamente más tarde en el archivador. Mire la siguiente lista:

• Tipo de documento es un campo de índice obligatorio. Sirve para garantizar la coherencia de la indexación mediante una lista de selección predefinida. Haga clic en la flecha hacia abajo, a la derecha del campo de índice, y seleccione la entrada apropiada. Para muchos tipos de documentos, hay subtipos adicionales entre los que se puede elegir. Si un tipo o subtipo de documento no está en la lista, puede añadir fácilmente tipos adicionales a la lista de selección.

• Fecha de Acción: Especifique una notificación en la lista DW - Documentos - Acción requerida (próximos 30 días) o Requiere Acción (ahora) como alerta de que necesita prestar atención al documento.

• La renovación automática se utiliza para archivar contratos. Si los contratos se prolongan automáticamente, le ayuda a reaccionar a tiempo mediante una notificación en la lista DW - Documentos - Alerta de contratos.

• Iniciar flujo de trabajo: Al archivar un nuevo documento, puede iniciar un nuevo flujo de trabajo para revisión o aprobación, al elegir de la lista desplegable predefinida en este campo.

• Las asignaciones a través de un flujo de trabajo también pueden realizarse posteriormente con un sello en el documento ya archivado.

• Acceso: El ajuste predefinido da acceso automático a todos los colegas en su función en el departamento, por ejemplo, DW - Ventas. Puede cambiarlo en este campo de índice: Eliminar o añadir funciones o usuarios individuales. Puede proporcionar acceso a otros usuarios después de archivarlo con un sello.
  Opcionalmente, puede informar a los usuarios elegidos en el campo Acceso mediante un comentario que se envía con una notificación por correo electrónico.
  

  

Nota: Solo el tipo de documento es obligatorio. Todos los demás campos de índice son opcionales.

Una vez rellenados todos los campos de índice correspondientes, haga clic en el botón Archivar. El documento se archivará de forma segura en su archivador DW - Documentos.

Cada documento se indexa, como mínimo, con un tipo de documento (acuerdo, contrato, etc.) y, opcionalmente, con un subtipo correspondiente (consultoría, empleo, etc.) cuando se guarda en el archivador DW - Documentos.

Para garantizar la coherencia, los tipos y subtipos de documentos se introducen durante el archivado utilizando la lista de selección predefinida. La lista de selección puede modificarse y ampliarse según convenga.

Se establece un periodo de conservación predeterminado de 100 años para cada tipo y subtipo de documento predefinido. El periodo de conservación puede modificarse según las necesidades para plazos más largos o más cortos, al modificar tipos/subtipos de documentos existentes.

Hay una lista de selección predefinida disponible para indexar tipos y subtipos de documentos. El DW - Administrador puede modificar fácilmente la lista o añadir nuevos registros.

Cómo hacerlo:

Añadir nuevos tipos de documentos

• En su DocuWare Client, vaya a una bandeja, haga clic en un área vacía de la bandeja y seleccione la opción Crear registro de datos.

Haga clic en DW - Datos del sistema - Tipo de Documento.

• Introduzca su nuevo tipo de documento en el campo Tipo de Documento.

• Introduzca su nuevo subtipo en el campo Subtipo.

• Introduzca la conservación en años. Nota: Si el periodo de conservación se deja en blanco, el documento tendrá el periodo de conservación predeterminado de 100 años.
  

  

• Haga clic en Crear registro de datos para guardar el nuevo registro. Este nuevo tipo/subtipo de documento aparecerá en la lista de selección.

Añadir nuevos subtipos

• Abra el diálogo de almacenamiento DW - Datos del sistema - Tipo de Documento mediante Crear registro de datos como se ha descrito anteriormente.

• En la lista desplegable, seleccione un tipo de documento.

• Introduzca su nuevo subtipo en el campo Subtipo.

• Introduzca la conservación en años. Nota: Si el periodo de conservación se deja en blanco, el documento tendrá el periodo de conservación predeterminado de 100 años.

Haga clic en el botón Crear registro de datos para guardar el nuevo registro. Este nuevo subtipo aparecerá en la lista de selección.

Edite tipos/subtipos de documentos existentes

• En su DocuWare Client, haga clic en la barra de menús Búsqueda.

• Seleccione el diálogo de búsqueda DW - Datos del sistema - Tipo de Documento.
  

  

• Introduzca el tipo y/o subtipo de documento que desea modificar y haga clic en el botón amarillo Buscar.

• Seleccione el tipo y/o subtipo de documento que desea modificar y haga doble clic en la línea seleccionada.

• Introduzca el cambio en el campo correspondiente. Nota: Si el periodo de conservación se deja en blanco, el documento tendrá el periodo de conservación predeterminado de 100 años.

• Haga clic en el botón Guardar para actualizar la lista.

Para acceder rápidamente a actividades y documentos específicos, la solución cuenta con varias listas que se actualizan automáticamente. Las listas que vea dependerán de las funciones de usuario o de las listas que se le hayan asignado.

Función del usuario DW - Tds. Departamentos/Usuarios

• Requiere Acción (ahora)

• Acción requerida (próximos 30 días)

• Estado de asignaciones

Función del usuario DW - Gestión de contratos

• Alerta de contrato

Función de usuario DW - Firma electrónica

• Esperando firma

• Firmados (últimos 30 días)

• No firmados (últimos 30 días)

Además, el DW - Administrador puede asignar cualquier lista a un usuario en la gestión de usuarios.

Cuando archiva un documento en el archivador DW - Documentos, está predefinido que comparta el documento con los miembros de su departamento, es decir, con todos los usuarios asignados a la misma función que usted. Pero puede quitar o conceder derechos de acceso al documento para otras funciones y/o usuarios.

Hay dos formas de asignar permisos a otros usuarios:

• Al archivar el documento

  Al archivar un documento en el archivador DW - Documentos, el usuario puede decidir a quién se le dará derechos de acceso.

• Después de archivar el documento mediante sellos

  El propietario de un documento puede asignar permisos después de archivar un documento utilizando el sello DW - Dar acceso. Puede añadir otros usuarios con permisos de Lectura o Edición y también puede añadir propietarios adicionales al documento.

Aquí le explicamos cómo ver los permisos y gestionar el acceso.

Hay dos formas de ver y, si es necesario, cambiar los permisos de los documentos del archivador – por diálogo de búsqueda y por documentos relacionados:

Por diálogo de búsqueda

• Haga clic en Buscar y seleccione DW - Documentos - Gestión de Acceso.

• Introduzca los criterios de índice y haga clic en el botón de búsqueda amarillo para los documentos deseados.

• Seleccione un documento de la lista de resultados y haga clic en Editar entradas de índice en la barra de herramientas de la lista de resultados.
  

  

• Ahora puede ver todos los permisos:
  

  

  
  
  

• Permiso de edición: Para añadir más permisos de usuario al Acceso general o Lectura, Edición o Propietario, seleccione el nombre de usuario en la lista desplegable y haga clic en el signo más. Para eliminar los permisos de un usuario, haga clic en su nombre y, a continuación, en el signo menos.

• Solicitar un permiso adicional: Si tiene asignado un permiso de Lectura y ahora necesita uno de Edición, en el vínculo DW - Identificar Propietario puede solicitarlo al propietario, por ejemplo, mediante Enviar solicitud.

Por documentos relacionados

Otra forma de ver y, si es necesario, editar los permisos de un documento es utilizar la función Documentos relacionados: El dueño de un documento puede utilizar el vínculo DW - Gestión de Acceso desde la lista desplegable. Para los usuarios que posean el permiso de lectura, se verá DW - Identificar Propietario en la lista.

• Seleccione un documento en la lista de resultados.

• Haga clic en Documentos relacionados en la barra de herramientas.

• Dependiendo de su vista, seleccione DW - Gestión de Acceso o DW - Identificar Propietario.
  

• Haga clic en Editar entradas de índice en la lista de resultados recién abierta.

• Ahora puede identificar al propietario del documento o ver y editar todos los permisos como se ha descrito anteriormente.

Al archivar documentos, puede introducir una Fecha de Acción en el diálogo de almacenamiento DW - Documentos. Si un documento se archivó sin una fecha de acción, también puede establecer una fecha en otro momento utilizando el sello DW - Cambiar fecha de acción.

Treinta días antes de la fecha de acción especificada, el documento aparecerá en la lista DW - Documentos - Acción requerida (próximos 30 días) para cualquier usuario que sea dueño del documento. Los documentos que vencen ahora en la lista Acción requerida (ahora).

Acción realizada

Cuando se realiza o resuelve una acción requerida en cualquiera de los documentos archivados en sus listas de vencimiento, se puede gestionar con el sello DW - Acción realizada (disponible para aquellos que tienen permisos de edición o de propietario):

• Abra el documento archivado en la lista haciendo doble clic en él para verlo en el visor.

• Haga clic en el icono del sello y seleccione DW - Acción realizada.

• Introduzca sus comentarios en el campo del sello, haga clic en Sellar y ponga el sello en el documento. El documento se eliminará de la lista de vencimiento correspondiente para usted y para cualquier persona que tenga acceso al documento.

Establecer una nueva fecha de acción

Cuando se necesita tiempo adicional para completar la acción requerida en cualquiera de los documentos archivados en su lista de vencimiento, estos se pueden gestionar con el sello DW - Cambiar fecha de acción (disponible para aquellos que tienen permisos de edición o de propietario). También puede utilizar este sello en cualquier documento archivado si necesita que se lo recuerden en una determinada fecha de vencimiento.

• Abra el documento archivado en la lista haciendo doble clic en él para verlo en el visor.

• Haga clic en el icono del sello y seleccione DW - Cambiar fecha de acción.

• Introduzca su comentario y la fecha de acción en el sello, haga clic en Sellar y coloque el sello en el documento. El documento se conservará o aparecerá en la lista de vencimiento correspondiente para usted y para cualquier persona que tenga acceso al documento.

Solicite la aprobación o revisión de sus compañeros al iniciar un flujo de trabajo, ya sea directamente al archivar o en una fase posterior con un sello.

Cómo hacerlo:

Al archivar

Inicie un flujo de trabajo mientras archiva un documento y establezca una fecha de vencimiento en la que la tarea debe estar terminada. Los derechos de acceso al documento proporcionados en este proceso son solo temporales hasta que los usuarios hayan realizado la asignación.

• Seleccione Iniciar flujo de trabajo en el diálogo de almacenamiento.

• Elija entre los flujos de trabajo disponibles, como Solicitar aprobación o Solicitar revisión.

• Cuando se archive el documento, aparecerá una tarea.
  

  

• Abra la tarea Seleccionar receptor.
  

  

  
  

• Seleccione los receptores que pueden editar y/o leer el documento.

• Introduzca la tarea o algún comentario en el campo Comentario.

• Elija una fecha de acción.

• Seleccione si la tarea debe ser completada por uno o todos los receptores y confirme.

• El documento aparecerá en su lista DW - Documentos - Estado de asignaciones con un estado pendiente de Abrir.

• El documento se mostrará en el área Tareas de todos los usuarios que haya seleccionado. Los usuarios seleccionados reciben una notificación automática por correo electrónico y pueden abrir la tarea y el documento directamente a través de un vínculo.

Luego con un sello

Los usuarios también pueden iniciar un flujo de trabajo en un documento que ya ha sido archivado con el sello Iniciar flujo de trabajo.

• Abra el documento archivado con un doble clic sobre él para verlo en el visor.

• Haga clic en el icono de sello y seleccione el sello DW - Iniciar flujo de trabajo.
  

  

  
  

• Seleccione un flujo de trabajo y ubique el sello en el documento para comenzar la tarea.

Los pasos siguientes son los mismos que cuando se inicia el flujo de trabajo al archivar.

Complete la asignación

• Abra el documento o la tarea a través del vínculo del correo electrónico o directamente desde Tareas en la barra de menús de su DocuWare Client.

• Elija una decisión, introduzca un comentario y complete la tarea haciendo clic en Confirmar.
  

  

• El documento se elimina de sus tareas.

• El estado pendiente del documento se actualiza a Completado en la lista DW - Documentos - Estado de asignaciones del usuario que inició la asignación una vez que todos los usuarios requeridos la han completado. El documento permanecerá en la lista durante los próximos 30 días como referencia.

Cerrar el flujo de trabajo

Quien inicia el flujo de trabajo recibe una tarea una vez que el/los receptor(es) hayan completado la asignación. También se recibe una notificación de correo electrónico con un vínculo de acceso a la tarea para notificar que se ha completado.

La tarea Respuesta muestra las decisiones y un clic en Confirmar cierra el flujo de trabajo.