Las funciones que un usuario puede ejecutar sobre un documento archivado se rigen por los permisos del archivador. Cuando un usuario selecciona un documento, DocuWare compone el menú del documento a partir de los permisos que ese usuario tiene sobre el archivador, de la licencia y, en algunos casos, de ajustes del archivador como la gestión de versiones.
Los permisos se asignan mediante perfiles de archivador en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Permisos. Un usuario puede tener varios perfiles. Los permisos de todos los perfiles que conceden el mismo derecho se suman.
Como administrador, utilice las tablas siguientes para consultar qué permiso requiere una función y qué funciones se retiran conjuntamente al revocar un permiso.
Versiones compatibles: DocuWare Cloud + solo nuevo cliente DocuWare
¿Viene del DocuWare Client clásico?
En el cliente clásico, un diálogo de resultados tenía el ajuste Funciones de lista de resultados. Enumeraba las funciones del menú del documento como casillas de verificación y solo era válido para esa lista de resultados. Un mismo usuario podía descargar desde una lista de resultados y no desde otra, en el mismo archivador.
Este ajuste ya no se aplica. El menú del documento se compone a partir de los permisos del archivador, de modo que una función está disponible en todas las listas o en ninguna. Si el usuario tenía permisos para utilizar una función, ahora puede utilizarla en todas partes. Los diálogos configuran lo que un usuario busca y ve, no lo que se le permite hacer.
Al revisar una configuración existente, son relevantes tres consecuencias:
Cuando una función tiene su propio permiso de archivador, puede reproducir el comportamiento anterior. Fusionar (Poner clip) y Eliminar son los dos casos.
Cuando varias funciones comparten un mismo permiso, solo pueden desactivarse conjuntamente. Revocar Exportar, por ejemplo, retira la impresión, todas las descargas, el envío con archivo adjunto, la copia, el bloqueo y la edición.
Cuando ninguna autorización rige una función, esta siempre está disponible. Es el caso del uso compartido de un enlace de documento y de las funciones de la propia lista de resultados.
Una función está ahora cubierta por un permiso de archivador que antes no la cubría. Gestionar páginas se rige por Mostrar documentos y Editar documentos.
Dónde se aplican los permisos
Los permisos se aplican a un usuario y a un archivador. No se aplican a una lista concreta. Por eso, el mismo menú del documento aparece allí donde se muestre un documento archivado:
Lista de resultados de una búsqueda
Lista de tareas
Búsqueda en varios archivadores
DocuWare Aura
Visión general de las versiones
Visor
Todas las presentaciones de documentos en forma de lista siguen la misma lógica. No obstante, algunas páginas pueden añadir a esta lista opciones propias. Por eso estas listas aún pueden diferir entre unas partes del producto y otras. DocuWare Aura no muestra los documentos referenciados en una lista y actualmente no ofrece funciones de lista.
Dos controles que afectan a todo el archivador no son permisos:
DocuWare Aura: Aura solo consulta un archivador si este se ha añadido a la indexación de Aura. Esta configuración decide si el archivador aparece allí.
Búsqueda en varios archivadores: abarca todos los archivadores sobre los que el usuario tiene el permiso Buscar. No existe una exclusión aparte. Para dejar un archivador fuera de la búsqueda en varios archivadores, retire el permiso Buscar. Esto también retira el archivador de las búsquedas en el cliente clásico.
Permisos del archivador
Las funciones que un usuario ve en el menú del documento las deciden únicamente los permisos del archivador. Ningún ajuste de diálogo o de lista añade ni retira una función.
Permisos generales
Archivar: archivar documentos nuevos en el archivador.
Buscar: buscar en el archivador. También necesario para imprimir, descargar y enviar documentos.
Mostrar documentos: abrir documentos en el visor. Es la base de la mayoría de las demás funciones.
Editar datos de índice: cambiar las entradas de índice de documentos archivados. Qué campos puede cambiar un usuario lo decide el permiso de campo de índice Modificar.
Editar documentos: cambiar el contenido de un documento archivado, por ejemplo editándolo en una aplicación externa o gestionando sus páginas.
Eliminar documentos: eliminar documentos archivados. También necesario para quitar un archivo adjunto de un documento.
Exportar: sacar un archivo del archivador. Esto abarca la descarga, la impresión, el envío con archivo adjunto, la copia a una bandeja de documentos o a otro archivador, el bloqueo y la edición.
Adjuntar: añadir más documentos a un documento archivado.
Bloquear: bloquear un documento y volver a archivarlo como una versión nueva. Requiere la gestión de versiones en el archivador.
Ver historial de documentos: mostrar el historial de un documento.
Permisos de superposición
Agregar anotaciones, Eliminar anotaciones, Cambiar anotaciones: crear, quitar y modificar anotaciones en el visor.
Aplicar sellos: aplicar sellos a un documento.
Ocultar elementos gráficos: ocultar anotaciones y sellos en el visor.
Ocultar elementos gráficos no influye en las opciones de descarga con o sin anotaciones. Un usuario con el permiso Exportar puede descargar el documento en su formato original, con independencia de este permiso.
Permisos administrativos
Administrar permisos: asignar perfiles y permisos para el archivador.
Operador (sin cambio de permisos): administrar el archivador sin asignar permisos.
Administrar diálogos: crear y cambiar diálogos de búsqueda, de archivado y de resultados.
[Información a continuación: descripciones verificadas de los tres permisos administrativos.]
Permisos de campo de índice
Los permisos de campo de índice se definen por campo y se combinan con los permisos generales.
Leer: ver el valor del campo.
Buscar: utilizar el campo como criterio de búsqueda.
Escribir: rellenar el campo al archivar un documento.
Modificar: cambiar el valor del campo en un documento archivado.
Permitir entradas nuevas: añadir entradas nuevas a la lista de selección del campo.
Propietario
Propietario no es un permiso individual. Es uno de los perfiles estándar y concede todos los permisos generales, de superposición y de campo de índice del archivador.
Funciones de documento
Las tablas muestran los permisos del archivador que requiere una función. La columna Condiciones adicionales enumera todo lo que no es un permiso del archivador, por ejemplo una licencia o un ajuste del archivador.
Visualización
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Abrir en el visor | Mostrar documentos | |
Abrir en una ventana nueva del visor | Mostrar documentos | |
Relaciones entre documentos | Mostrar documentos | Las relaciones entre documentos se definen para la lista de resultados |
Visión general de las versiones | Mostrar documentos para abrir la visión general, Bloquear para ver las versiones | La gestión de versiones está activa |
Impresión y descarga
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Imprimir | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | |
Descargar en formato original | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | |
Descargar como PDF sin anotaciones | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | |
Descargar como PDF con anotaciones | Mostrar documentos, Exportar, Buscar |
Envío y uso compartido
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Enviar en formato original | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | La licencia permite enviar documentos |
Enviar como PDF sin anotaciones | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | La licencia permite enviar documentos |
Enviar como PDF con anotaciones | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | La licencia permite enviar documentos |
Enviar como hipervínculo | Mostrar documentos, Exportar, Buscar | El destinatario abre el documento con sus propios permisos |
Copiar enlace del documento, compartir por correo electrónico o en Teams | Ninguno | El destinatario abre el documento con sus propios permisos |
Enviar solicitud | Mostrar documentos | Licencia de Workflow Manager |
Edición de documentos y entradas de índice
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Editar | Editar documentos, Mostrar documentos, Exportar | Se comprueba por documento |
Gestionar páginas | Mostrar documentos, Editar documentos | El documento es un PDF |
Adjuntar archivos, Poner clip | Mostrar documentos, Adjuntar | No disponible con una licencia de solo lectura o Workflow User |
Quitar un archivo adjunto | Eliminar documentos | |
Editar entradas de índice | Editar datos de índice, permiso de campo de índice Modificar | |
Cambiar las entradas de índice de todos los documentos | Editar datos de índice, permiso de campo de índice Modificar | La licencia permite cambiar las entradas de índice de varios documentos |
Copia, bloqueo y eliminación
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Copiar a una bandeja de documentos | Exportar en el archivador de origen | Permisos sobre la bandeja de documentos de destino |
Copiar a un archivador | Exportar en el archivador de origen, Archivar en el archivador de destino | |
Bloquear | Mostrar documentos, Exportar, Bloquear | La gestión de versiones está activa |
Cambiar el estado del documento | Bloquear | La gestión de versiones está activa |
Eliminar | Eliminar documentos | La licencia permite eliminar documentos |
Exportación e historial
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Exportar como DocuWare Request | Exportar, si el paquete contiene archivos | |
Historial, historial de instancia | Mostrar documentos o Buscar | Licencia de Workflow Manager |
Historial, historial del documento | Ver historial de documentos |
Historial abre un único diálogo con dos partes. El historial del flujo de trabajo se muestra si el usuario tiene una licencia de Workflow Manager y Mostrar documentos o Buscar. El historial del documento se muestra si el usuario tiene Ver historial de documentos. No existe un permiso aparte para el historial del flujo de trabajo.
Funciones para toda la lista de resultados
Las funciones anteriores actúan sobre uno o varios documentos seleccionados. Tres funciones actúan sobre la propia lista de resultados. Transmiten datos de índice o un enlace, no archivos de documentos, y ningún permiso del archivador las rige.
Función | Permisos del archivador | Condiciones adicionales |
|---|---|---|
Copiar enlace a la lista de resultados | Ninguno | El destinatario abre la lista con sus propios permisos y solo ve los documentos que le está permitido ver |
Exportar a archivo CSV | Ninguno |
Todo usuario que pueda abrir una lista de resultados puede transmitir su contenido. Un enlace, una lista de entradas de índice y un archivo CSV de esas mismas entradas contienen información que el cliente ya está mostrando. En el cliente clásico, las casillas de verificación de Enviar lista de resultados y Exportar a archivo CSV eran el único control al respecto y se aplicaban a una sola lista de resultados. No hay ningún permiso que las sustituya.
Un enlace a una lista de resultados apunta a una búsqueda, no a un conjunto fijo de documentos. Que el destinatario vea los mismos documentos depende de sus propios permisos y del estado del archivador.
Lo que los permisos no rigen
Formato: ningún permiso distingue entre el formato original y el PDF, ni entre el PDF con anotaciones y sin ellas. Un usuario con Exportar puede utilizar todos los formatos de descarga y de envío. Si antes solo permitía PDF, revise estas configuraciones antes de pasar al nuevo cliente.
Alcance por lista: un permiso se limita a un archivador y, en su caso, a un subconjunto de documentos dentro de ese archivador. Las vistas se definen por lista de resultados, o para las listas en general.