DocuWare Aura responde a preguntas sobre documentos en el nuevo DocuWare Client. Los usuarios abren el chat con el icono Aura.
Como administrador de la organización, configura DocuWare Aura en DocuWare Configuraciones > Aura. Usted define los archivadores, y los documentos que contienen, que DocuWare Aura indexa. Esto es importante cuando un usuario hace una pregunta sin seleccionar documentos: DocuWare Aura busca entonces por sí mismo documentos coincidentes y solo encuentra los indexados aquí.
La configuración de DocuWare Aura no amplía en ningún momento el acceso a los documentos. Los permisos existentes sobre los documentos y los campos de índice siguen aplicándose a todos los usuarios, y los documentos no salen de los servidores de DocuWare. El informe técnico sobre el procesamiento de datos basado en IA con DocuWare (en inglés) describe el procesamiento en detalle.
Por ahora, DocuWare Aura requiere DocuWare Cloud y el nuevo Web Client.
Activar DocuWare Aura
El ajuste Activar Aura para mi organización es el requisito previo para indexar archivadores. Las preguntas sobre documentos seleccionados no lo necesitan: en el visor y en una lista de resultados, DocuWare Aura funciona para todos los usuarios del nuevo DocuWare Client.
Usted acepta las condiciones que figuran debajo del ajuste. A los usuarios no se les pide que acepten nada cuando abren DocuWare Aura. La activación por sí sola no indexa ningún documento. Qué documentos se indexan depende de la selección de archivadores descrita a continuación.
Cuando vuelve a desactivar el ajuste, DocuWare Aura ya no puede buscar en los archivadores. Las preguntas en el visor y en una lista de resultados siguen disponibles.
Seleccionar documentos para Aura
DocuWare Aura solo encuentra un documento por sí mismo después de haberlo indexado. Dos ajustes definen de qué documentos se trata y cuántos son:
Archivador: los archivadores que DocuWare Aura indexa. Cuando DocuWare Aura busca documentos por sí mismo, utiliza únicamente documentos de estos archivadores.
Periodo de archivado: hasta qué punto se remonta DocuWare Aura al indexar un archivador. El periodo es móvil y se cuenta desde la fecha actual, por lo que un documento sale del conjunto indexado en cuanto queda fuera del periodo. Seleccione uno de los periodos fijos, desde los últimos 3 meses hasta los últimos 5 años, o Todos para el archivador completo.
La lista muestra cada archivador seleccionado con su periodo de archivado y el número de documentos que aporta, además del total frente al volumen incluido. El paquete Freemium incluye 5000 documentos por organización. El guardado se rechaza cuando la selección supera esta cifra.
El conjunto indexado se mantiene por sí solo dentro del volumen incluido. Cuando un archivador crece más allá de ese volumen por el archivado normal, DocuWare Aura conserva los documentos más recientes y retira los más antiguos de su alcance. Antes de guardar, compruebe que los documentos sobre los que los usuarios preguntarán se encuentran dentro de los periodos que ha definido.
Los documentos sin reconocimiento de texto y los documentos con un textshot dañado no se pueden indexar. DocuWare Aura no los utiliza para una respuesta.
Después de guardar, una barra de progreso muestra el avance de la indexación. Para unos pocos miles de documentos esto tarda unos segundos. DocuWare Aura encuentra los documentos de un archivador en cuanto ha terminado de indexar ese archivador.
La indexación continúa después por sí sola. Un documento recién archivado se indexa en cuestión de segundos. Un documento que se elimina, o que sale de la selección junto con su archivador, se retira del índice de inmediato.
Cada archivador seleccionado muestra su periodo de archivado y el número de documentos que aporta.
Una selección meditada tiene dos efectos. Mantiene a la organización dentro del volumen incluido y mantiene la relevancia de las respuestas, porque DocuWare Aura busca en un conjunto definido de documentos en lugar de en todo el archivo.
Volumen y uso
En el paquete Freemium, cada organización de DocuWare Cloud dispone de un volumen incluido para DocuWare Aura. Por eso las preguntas en el visor y en las listas de resultados funcionan en cuanto los usuarios tienen el nuevo DocuWare Client. Para los documentos que DocuWare Aura indexa se incluyen 5000 por organización.
Las preguntas se contabilizan en Aura Credits, que la organización comparte. El volumen diario se restablece a medianoche de la ubicación del servidor, y el uso actual se muestra en esta configuración. Los usuarios ven un aviso en DocuWare Aura cuando el volumen diario está casi agotado, y las preguntas siguientes se bloquean una vez agotado.
Se puede añadir capacidad adicional en cualquier momento. Su contacto de DocuWare le informará sobre las opciones disponibles.
Lo que ven los usuarios
En el visor y en una lista de resultados, DocuWare Aura está disponible para todos los usuarios del nuevo DocuWare Client, con independencia de esta configuración. El visor contiene siempre un documento. En una lista de resultados, los usuarios seleccionan hasta 15 documentos a la vez.
En la barra lateral izquierda, los usuarios hacen su pregunta sin seleccionar antes los documentos. DocuWare Aura responde a partir de los archivadores que ha indexado, por lo que los documentos indexados son aquí el límite. Los usuarios pueden restringir una pregunta a archivadores concretos, y cada respuesta indica los documentos en los que se basa, de modo que los usuarios pueden abrirlos y comprobar el resultado.
Para más detalles sobre el trabajo con DocuWare Aura, consulte DocuWare Aura en el nuevo Web Client.