Los sellos agilizan y simplifican el procesamiento de documentos. Desde el Visor de DocuWare se pueden aplicar a documentos abiertos.
Introducción
Los sellos agilizan y simplifican el procesamiento de documentos. Desde el Visor de DocuWare se pueden aplicar a documentos abiertos.
Los sellos cumplen dos funciones:
1. Añadir más información a los documentos
Al igual que con un sello analógico, aplica elementos gráficos o de texto a un documento. Esta información adicional se almacena como anotaciones en una capa independiente de los metadatos del documento. Esto no cambia el contenido real del documento.
2. Modificar entradas de índice
Con la configuración adecuada, un sello puede cambiar las entradas en los campos de base de datos de un documento. Este proceso se realiza automáticamente en segundo plano cuando se aplica el sello. Una entrada modificada en un campo de base de datos puede significar, por ejemplo, que el documento pasa de un usuario a otro en el flujo de trabajo digital.
Aplicación
Se muestra una nueva factura en la lista de DocuWare de un empleado. El empleado abre el documento en el Visor de DocuWare, comprueba la factura y selecciona el sello "Aprobado". Cuando se aplica el sello, la entrada en el campo de índice "Estado" cambia de "Nuevo" a "Aprobado" y la factura se envía al departamento de finanzas para su liquidación.
Configuración predeterminada
Cualquier usuario de DocuWare puede crear sellos para él mismo. Si además tiene el derecho funcional Configurar sello (Configuración de DocuWare > Administración de usuarios), también puede crear sellos para otros usuarios.
En la configuración de la asignación de sellos, solo se muestran los archivadores a los que puede acceder el usuario actual.
Descripción de las funciones principales
Las siguientes opciones están disponibles para la configuración de los sellos:
Sello de texto
Un sello de texto puede contener información específica, como la fecha o el nombre de usuario de DocuWare, o un campo de entrada de usuario en el que, por ejemplo, se puede introducir el centro de costes de una factura o un texto especificado en la configuración del sello.
Sello de mapa de bits
Los formatos admitidos para las imágenes son PNG, JPG y GIF. El tamaño máximo de la imagen es de 850 x 600 píxeles. La imagen se inserta con su tamaño original. No es posible ampliarla en el módulo adicional de sellos. El gráfico o la imagen se aplica con su color original. La opción de color configurable se refiere a la visualización del símbolo del sello en el Visor, así como al marco y a la fuente.
El elemento de imagen se puede complementar con información de texto, como el nombre de usuario, la fecha o la hora.
Archivador
Seleccione un archivador de la lista para que el sello se use únicamente en ese archivador. Si no selecciona un archivador, el sello se puede usar en todos los archivadores y en todas las bandejas.
Indexación
Dependiendo de si el sello se ha asignado a un archivador específico o no, hay diferentes opciones de indexación disponibles en esta área:
El sello se asigna a un archivador: aquí se muestran los campos de base de datos del archivador asignado. Seleccione uno o varios campos de base de datos para que se cambien cuando se aplique el sello e introduzca el tipo de cambios.
El sello no se asigna a un archivador específico: en este caso, se muestra una lista de archivadores desde la que puede seleccionar un archivador con sus campos de base de datos. Seleccione uno o varios campos de base de datos para que se cambien cuando se aplique el sello e introduzca el tipo de cambios.
Las entradas de índice se cambian en cada archivador en el que se usa el sello, siempre que los campos de base de datos definidos en el paso anterior existan en este archivador.
Si desactiva la opción "El sello no se aplicará si los datos del sello no coinciden con ninguno de los campos", el cambio de índice para el sello solo ocurrirá si el campo existe en todos los archivadores de la organización. La información del sello siempre se aplica independientemente de esto.
Comportamiento
Esto le ocurre al sello y al documento después de haber puesto un sello.
Guardar
Inmediatamente: Esta es la configuración por defecto, que también es adecuada para la mayoría de los casos de uso. Evita que el usuario tenga que guardar el documento manualmente antes de cerrarlo.
Si se guarda el documento: Esto puede ser relevante para escenarios en los que el sello cambia la indexación, porque esto no tiene lugar hasta que se guarda el sello.
Ejemplo: Peggy Jenkins utiliza un cuadro de selección en el sello para elegir a su compañero Tim Tech como próximo responsable. Si el sello se guarda inmediatamente, el documento aparecerá de inmediato en la lista de documentos para procesar de Tim (suponiendo que la configuración se haya establecido en consecuencia). Sin embargo, si Peggy necesita añadir más sellos al documento o hacer anotaciones adicionales antes de que Tim reciba el documento, la opción Solo al guardar el documento es más adecuada. Esto significa que Peggy puede editar el documento a su antojo y finalmente guardarlo. Tim lo recibe completo con toda la información relevante para él.
Comportamiento del documento
El documento permanece abierto: Esta es la opción adecuada si es probable que se siga necesitando el documento una vez fijado el sello: ya sea simplemente para poder visualizarlo, para añadir más anotaciones o incluso para transferir el contenido del documento como palabra clave o al portapapeles.
Abrir automáticamente el documento siguiente: Está pensado para casos en los que hay que procesar muchos documentos. Por ejemplo, Peggy Jenkins tiene una lista de facturas que deben enviarse para su aprobación. Una vez al día, revisa las facturas y las asigna mediante un sello al compañero responsable en cada caso. Si se fija un sello, esta opción abre automáticamente el siguiente documento de la lista y Peggy puede seguir trabajando inmediatamente.
Cerrar documento: Esta opción es adecuada, por ejemplo, para un sello que confirme el reconocimiento del contenido. Una vez fijado, el documento deja de ser necesario.
Consejo: Para las opciones Abrir automáticamente el siguiente documento y Cerrar documento, debe seleccionar la opción de guardado inmediato. De lo contrario, el documento deberá guardarse manualmente para que la opción surta efecto.
El sello permanece activo y puede usarse varias veces seguidas
Esto evita al usuario tener que seleccionar el sello una y otra vez. Peggy Jenkins vuelve a repasar las facturas y marca las partidas individuales de cada factura con un sello antes de asignar los documentos al compañero responsable en cada caso. Incluso después de poner el sello, este permanece activo y Peggy puede seguir trabajando inmediatamente.
Firma
Con esta opción activada, el sello se usará como firma sencilla. En este caso, el sello garantiza la integridad del documento en el sistema DocuWare. Solo se pueden aplicar sellos adicionales para los que esta opción también esté activada. Después de aplicar un sello con una firma electrónica, ya no se pueden agregar otras anotaciones en el documento.
Sello protegido por contraseña
El usuario de DocuWare debe introducir su contraseña al aplicar el sello a un documento. Si la empresa utiliza el inicio de sesión único, es posible que el usuario desconozca la contraseña de DocuWare porque ha iniciado sesión en DocuWare con su cuenta de inicio de sesión único. En este caso, el usuario no puede utilizar el sello protegido por contraseña. Le recomendamos que no utilice sellos protegidos con contraseña junto con el inicio de sesión único, especialmente cuando utilice la función Aplicar autenticación de usuario de inicio de sesión único para todos los usuarios (Configuración de DocuWare > Configuración de organización).
Ejemplo: Crear sello
Para crear un sello, abra la configuración de DocuWare desde el menú principal de DocuWare y haga clic en el icono del sello en el área de Colaboración.
En primer lugar, decida si desea crear un sello de texto o un sello de mapa de bits.
Sello de mapa de bits
Un sello de mapa de bits puede contener el logotipo de la empresa, una firma escaneada o simplemente el símbolo de una marca de verificación, por ejemplo. Los formatos admitidos son PNG, JPG y GIF. Basta con arrastrar y soltar el archivo de imagen en la configuración. Utilice la opción Transparente para eliminar el fondo y que la zona blanca del sello no acabe cubriendo el documento.
Nota: Este tipo de sello de firma se considera una firma sencilla. Si necesita firmas avanzadas o cualificadas, utilice el servicio de firmas de DocuWare.
Sello de texto
Un sello de texto puede contener varios tipos de texto:
Texto fijo: Introduzca el texto en el campo Diseñador. En el área Fuente de sello principal, a la derecha, se especifica el tipo y el tamaño de la fuente.
Campo de entrada de texto: Con esta opción, el sello abre un campo en el que el usuario puede introducir una entrada. Haga clic en Añadir entrada de usuario, asigne una etiqueta al campo y seleccione Texto como tipo de campo. Si es necesario, aún puede seleccionar una máscara de campo, para el IBAN o similar.
Entrada de la lista de selección: De nuevo, comience con Añadir entrada de usuario y asigne una etiqueta al campo. Pero seleccione el tipo de campo Lista de selección y elija uno de su sistema.
Lo que el usuario introduzca o seleccione al establecer el sello puede utilizarse para indexar el documento (véase el paso siguiente).
Indexación
Los ajustes de la sección Indexación son especialmente importantes para aquellos sellos que van a guiar documentos a través de procesos.
Ejemplo: Para asignar facturas al responsable del centro de coste correspondiente, utilice un sello con una lista de selección almacenada. Al fijar el sello, el usuario debe seleccionar el centro de coste correspondiente de la lista. A continuación, el valor se escribe en el campo de índice asociado y la factura aparece en la lista del gestor del centro de coste para su posterior procesamiento. También se modifica el estado de la factura.
Para configurar la indexación, seleccione primero el archivador y, a continuación, los campos de índice afectados. En este caso, el campo de índice del centro de coste debe rellenarse con la entrada del usuario a través de la lista de selección del sello, y el campo de índice de estado recibe el valor fijo Para emisión.
Comportamiento
En este paso se especifica si el documento se cierra tras el sellado y si el sello debe utilizarse como firma, por ejemplo.
Permisos
Al igual que con otras configuraciones de DocuWare, puede asignar sellos a los usuarios directamente o mediante perfiles. Como opción de seguridad adicional, aquí dispone de protección por contraseña. Al establecer el sello, el usuario debe introducir su contraseña de DocuWare. Si utiliza el inicio de sesión único para el inicio de sesión "normal" en DocuWare, tenga en cuenta que es posible que los usuarios ni siquiera conozcan su contraseña de DocuWare.
Acceso al sello en el Web Client
Por último, guarde la configuración y vuelva a cargar el Web Client en el navegador (actualización del navegador o F5). A continuación, el sello estará listo para su uso en el visor.