The Organization Settings module in DocuWare Configuration allows you to manage essential organization-wide settings and preferences. This includes configuring various aspects that enhance online editing, collaboration, and overall system performance to ensure an optimized document management environment.
This section is only visible to users with administrator rights for a DocuWare organization.
The organization settings provide the tabs General and Product Overview.
General
En esta área se realizan todos los ajustes de toda la organización-
Edición en línea
Edite los documentos de Microsoft Office (como Word, Excel y PowerPoint) que estén en DocuWare Cloud en línea en Office para la Web. Un documento no está bloqueado para su edición por otros usuarios mientras se edita, de modo que varios compañeros pueden colaborar en un documento archivado.
Cuando se utiliza la función Editar para documentos en Word, Excel o PowerPoint mientras se está en el Web Client, la nueva opción Editar en Office para Internet está disponible además de la opción anterior. Se puede utilizar tanto para los documentos archivados como para los que tiene en su bandeja.
Notas:
Por parte de DocuWare, la función está incluida en cada paquete de licencias de DocuWare Cloud. También necesitará una suscripción a Microsoft 365, que incluye una licencia de Office Empresa.
Los documentos de Office con formatos de archivo antiguos (doc, xls, ppt) se convierten al formato actual (docx, xlsx, pptx) y se guardan en el archivador. De este modo, se sustituye el documento original por el nuevo. Solo se crea una nueva versión del documento para los archivadores con gestión de versiones automática.
DocuWare gestiona los cambios en los documentos con la misma frecuencia con la que los guarda Microsoft. Las pautas actuales son: cada 30 segundos para Word, cada 60 segundos para PowerPoint y cada 120 segundos para Excel.
Cada vez que se guardan automáticamente, DocuWare crea una nueva versión de los documentos si estos forman parte de archivadores con gestión de versiones automática. En el caso de la gestión de versiones manual, puede utilizar las funciones de bloqueo y desbloqueo como de costumbre.
Si varios usuarios trabajan juntos en un documento, es la aplicación que se esté usando la que traslada a DocuWare la información sobre el usuario que ha editado el documento por última vez: En el caso de Word y PowerPoint, es el usuario que ha realizado el último cambio en el documento. En Excel, sin embargo, es el usuario que se unió a la sesión en último lugar.
Cuando se utiliza la función, el documento se transfiere a un centro de datos de Microsoft, normalmente uno cercano a la ubicación geográfica del usuario. Dado que DocuWare no tiene influencia en el centro de datos utilizado, no puede garantizar que los documentos no salgan de la región respectiva del centro de datos utilizado por DocuWare: Australia, Europa, Estados Unidos, Japón.
Colaboración
Active Integración de Microsoft Teams para compartir enlaces a documentos desde DocuWare en chats y canales de Microsoft Teams. Para utilizar esta función en DocuWare in situ, se requiere la licencia de Connect to Teams. En DocuWare Cloud, esta función está incluida.
Diagnóstico y comentarios
GUID: Cada organización recibe automáticamente del sistema DocuWare un número que aparece aquí. Este número es necesario, por ejemplo, para la integración de una URL.
CEIP: El Programa para la mejora de la experiencia del usuario (CEIP) ayuda a mejorar su software de DocuWare y refuerza aún más su estabilidad. Por supuesto, no se transmitirán los datos privados y los relativos a la seguridad. La transmisión se realiza a través de una conexión segura. El administrador puede anular la participación en el CEIP en cualquier momento.
Para DocuWare Cloud y DocuWare on-premises
Si decide participar en el CEIP, se recopilará información estadística sobre el uso de DocuWare en su sistema DocuWare y se transferirá a DocuWare en intervalos regulares. Todos los procesos tienen lugar automáticamente y en segundo plano (nunca se interrumpe a los participantes mientras trabajan y no hay impacto en el rendimiento).
Para los clientes de DocuWare Cloud, la participación en el CEIP está activada por defecto; los clientes de DocuWare On-premises pueden activar la participación durante la configuración. El administrador tanto de DocuWare Cloud como de DocuWare On-premises puede retirar la participación en el programa de feedback en cualquier momento.
No se recopilan datos personales.
¿Qué información se recopila?
Para cada sistema DocuWare:
Número de archivadores, diálogos de archivadores y bandejas
Número de usuarios
Tipo de base de datos utilizada
Sistema operativo de las máquinas del servidor
Para cada equipo cliente:
Sistema operativo
Resolución de pantalla
Navegador en que se utiliza DocuWare
Idioma de la interfaz de usuario del Web Client
Desktop Apps instaladas, número de configuraciones asociadas y con qué frecuencia se usan
Información sobre el tamaño y el número de páginas de los documentos procesados
No se puede obtener conclusiones sobre usuarios específicos de DocuWare mediante este proceso. No se recopilan datos personales, especialmente nombres de usuarios ni direcciones de correo electrónico.
Si la configuración del servidor termina con un error, se recopilan los siguientes datos:
Detalles de la versión del sistema operativo
Actualizaciones de Windows instaladas
Versión de DocuWare instalada
Cualquier versión de DocuWare instalada previamente (en el caso de una actualización)
Archivos de configuración
¿Dónde se archiva la información del CEIP en su sistema?
Al configurar/actualizar DocuWare on-premises, se instala el componente para la mejora de la experiencia del usuario. Este crea una tabla de base de datos adicional llamada DWAnalytics en la base de datos utilizada para su sistema DocuWare donde se archiva la información estadística. También puede ver la información en la tabla de base de datos utilizando las herramientas de la base de datos normal.
Incluso si no participa en CEIP, se instala el componente para la mejora de la experiencia del usuario, se crea la base de datos y se escribe la información correspondiente ahí. Sin embargo, los datos no se transfieren a DocuWare.
Hora e idioma
Toda la información importante sobre Hora e idioma y las funciones de Exportar codificación se encuentra directamente en la interfaz de DocuWare.
Codificación de exportación
Esta selección determina el método mediante el cual los datos digitales se formatean en caracteres legibles. La configuración sólo afecta a los datos de lista CSV generados por DocuWare. No cambia el tipo de codificación de los documentos guardados. Si no está seguro de la configuración regional que debe utilizar, seleccione UTF-8.
Los archivos CSV exportados desde DocuWare pueden importarse a veces en versiones antiguas de aplicaciones de terceros. Para poder hacerlo sin conversión, ahora también está disponible el formato "UTF-8 sin BOM" para la codificación de archivos (BOM significa Byte Order Mark).
Si selecciona UTF-8 sin BOM, se utilizará al exportar desde la lista de resultados. Para DocuWare Export, la configuración de la organización se adopta como predeterminada y puede modificarse para cada configuración de exportación.
UTF-8 no depende de la lista de materiales, por lo que no es necesario incluirla. Si se incluye, puede ser ignorado por la aplicación de lectura.
ID de red: sólo en las instalaciones
Esta opción se encuentra en el Cliente DocuWare en el Menú principal > Perfiles y configuración > Perfiles > Más opciones. Sólo es relevante para los usuarios locales de DocuWare: Todos los usuarios de DocuWare pueden ajustar el ID de red sin derechos de administrador.
El formato de la entrada es "dominio\usuario".
Una excepción son los usuarios con el nivel de seguridad Alto. Estos no pueden ajustar su ID de red y el campo permanece en gris.
El ajuste del ID de red es necesario, por ejemplo, para seguir utilizando el inicio de sesión único después de que haya cambiado el nombre de usuario o de dominio.
Resumen des producto
La pestaña de descripción general del producto proporciona información sobre la suscripción y el volumen de almacenamiento, así como el número total de licencias en la nube y locales.
Seguridad
Con la versión 7.12 de DocuWare, la configuración de seguridad se encuentra en un área separada Configuración de DocuWare > Seguridad.
La configuración y la documentación de ayuda seguirán siendo las mismas.