Es esencial garantizar la continuidad del negocio manteniendo en todo momento el estado operativo del sistema DocuWare y sus servicios asociados. Los usuarios deben tener acceso continuo a documentos, datos y aplicaciones.
Disponibilidad
Dado que un sistema de gestión de documentos suele estar integrado en un entorno informático diverso, aún puede producirse un fallo por motivos ajenos al SGD. Estos pueden incluir fallos del hardware o la infección de ordenadores cliente de la empresa con malware.
La escalabilidad de DocuWare le permite evitar el fallo de servidores o componentes individuales. Los servidores y otros componentes pueden instalarse varias veces para garantizar una redundancia sin fisuras en caso de fallo del hardware.
Nota: Un sistema distribuido geográficamente es una implementación compleja y, por lo tanto, solo se recomienda con la colaboración de DocuWare Professional Services.
Copia de seguridad de los datos
Realice copias de seguridad de sus datos y documentos DocuWare para poder restaurarlos si su ordenador se avería. La realización de copias de seguridad de las bases de datos y ubicaciones de almacenamiento de DocuWare es responsabilidad del departamento de TI de su empresa. No existe ningún mecanismo de DocuWare que los respalde automáticamente.
Realice copias de seguridad externas de los siguientes componentes de DocuWare:
Bases de datos
Los sistemas de bases de datos compatibles con DocuWare disponen de sus propias aplicaciones para la copia de seguridad de datos. Utilice estas aplicaciones para realizar copias de seguridad de las siguientes bases de datos:
DWSYSTEM: datos relevantes para el sistema y la organización
DWDATA: información interna del sistema para buscar y encontrar documentos
DWNOTIFICATION: notificaciones por correo electrónico (opcional)
DWWORKFLOWENGINE: datos sobre la automatización de procesos
también es posible restaurar la base de datos DWDATA a nivel de archivo utilizando la copia de seguridad de metadatos en caso necesario. Para que esta opción esté disponible en caso de pérdida de datos, debe haberse realizado una copia de seguridad de los metadatos en formato DWX basado en ZIP en la ubicación de almacenamiento del archivador. Para ello, active la opción Copia de seguridad de datos de índice en ubicación de almacenamiento en los ajustes del archivo en General > Más opciones > Información para administradores .
Estos metadatos guardados de forma redundante pueden restaurarse mediante la aplicación de consola Document Tool.
Contenido de la ubicación de almacenamiento
Una ubicación de almacenamiento es un directorio de archivos de la red en el que se guardan los documentos y expedientes de los archivos y buzones, entre otros. Encontrará una lista de sus ubicaciones de almacenamiento en DocuWare Administration, en Sistema DocuWare > Ubicaciones de almacenamiento.
Almacenamiento del sistema
En esta carpeta se archivan varios datos importantes, por ejemplo para DocuWare Forms. Encontrará la ruta de almacenamiento del sistema en DocuWare Administration en
Sistema DocuWare / General / Ruta de almacenamiento del sistema
Archivos de texto completo
El servidor de texto completo archiva los datos de los documentos y los utiliza para las consultas de búsqueda. Por defecto, los datos se almacenan en el ordenador en el que está instalado el servidor de texto completo.
Para poder volver a trabajar rápidamente tras un fallo del sistema, tiene sentido guardar estos archivos de catálogo como parte de una copia de seguridad para poder restaurarlos rápida y fácilmente.
Encontrará la ruta a los archivos de texto completo en DocuWare Administration en
Sistema DocuWare / Conexiones de datos / Conexión del servidor de texto completo
Si no existe una copia de seguridad de los archivos del catálogo de texto completo, también pueden restaurarse desde la base de datos DocuWare en caso de emergencia.
Archivos de configuración
DocuWare tiene ajustes adicionales de los que también debe hacerse una copia de seguridad:
Ajustes del servidor en %ProgramData%\DocuWare Este directorio contiene las configuraciones del servidor y del escritorio, entre otras cosas.
Ajustes de DocuWare Desktop: Las configuraciones de la aplicación DocuWare Desktop suelen guardarse en la carpeta ProgramData%\DocuWare\Desktop. Si el Desktop Service no se ejecuta bajo el usuario del sistema, estos archivos se guardan en %LocalAppData%\DocuWare\Desktop del usuario correspondiente.
Configuraciones COLD (DocuWare 5.x)En versiones anteriores de DocuWare era posible crear configuraciones COLD. Si las tiene, debería guardar estas configuraciones. Encontrará la ruta en DocuWare Administration, en DocuWare Sistema / General / Directorio COLD.